Документы, необходимые для открытия Агенства недвижимости

Агентство недвижимости - это прибыльный, интересный бизнес со множеством подводных камней. Его можно организовать самостоятельно или купить франшизу. Можно на первом этапе работать самостоятельно и заниматься куплей-продажей жилья или замахнутся на весь спектр риэлтерских услуг сразу. Но в любом случае начинать создание бизнеса придется с выбора помещения и оформления необходимого для открытия пакета документов. Именно о документальной базе агентства недвижимости мы и расскажем.

Юридические документы

Открывать агентство недвижимости можно, как ИП или как ООО, однако рекомендуемая форма - Общество с ограниченной ответственностью. Существуют и другие формы собственности предприятия (ОАО, ЗАО и т.п.). Но в рамках нашей статьи мы их рассматривать не будем.

Дурным тоном считается открывать агентство недвижимости в арендованном помещении. В основном, потому что интерьер и вывеска агентства - это его лицо. И ряд перспективных клиентов может отпугнуть недостаточно модное и деловое "лицо" риэлтерского агентства. Тем не менее, вы имеете право взять помещение в аренду, купить его или получить в дар.

Договор аренды ограничивает ваши права на помещение, возможность проведения перепланировки и ремонта, и определяет ваши права и обязанности по отношению к помещению и его собственнику. Правоустанавливающие документы нужны будут на начальном этапе оформления бизнеса, особенно если вы регистрируетесь, как ООО (далее Общество).

На этапе регистрации вам потребуется следующий комплект документов:

Скорее всего, вы найдете информацию о том, что такого минимального комплекта документов будет достаточно. Это не совсем так. Хотя комплект документов для риэлтерского агентства действительно невелик, по сравнению, скажем, с медицинскими предприятиями или пищепромом.

Пакет документов любого предприятия должен включать:

• копии паспортов учредителей/индивидуального предпринимателя;
• Уставные документы (для ООО);
• Протокол голосования, подтверждающий добровольное создание Общества или Решение учредителей (для ООО);
• Свидетельство ОГРН/ОГРНИП;
• ИНН (для предпринимателя);
• Приказ о назначении директора агентства недвижимости;
• Выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• выписку из Росстата;
• свидетельство о постановке на учет в Пенсионном и Медицинском фонде (для ООО);
• свидетельство о постановке на налоговый учет;
• комплект обязательных договоров.

Перед открытием агентства недвижимости вы обязаны уведомить в Роспотребнадзор в письменной форме о начале производственной деятельности (уведомление о НПД)

Кроме этого, вам потребуется вести кадровую и бухгалтерскую документацию, и запастись обязательным набором журнал и инструкций, требующихся для обеспечения санитарной и противопожарной безопасности. Вероятно, у вас эти документы не потребуют, по крайней мере, в первые три года работы, но они должны быть в наличии.

К обязательным договорам относят соглашение:

• на дезинсекцию;
• на дератизацию;
• дезинфекцию помещения;
• вывоз и утилизацию ТБО;
• вывоз и утилизацию люминесцентных ламп;
• на оказание коммунальных услуг (поставка электроэнергии, отопления, воды);
• на слив стоков;
• на установку, проведение дезинфекции и техническое обслуживание системы кондиционирования и вентиляции;
• на установку и ТО системы оповещения о пожаре.

Если вы арендуете помещение по условиям аренды ряд договоров (например, с коммунальными службами) может быть возложен на плечи арендодателя.

При установке системы кондиционирования ее периодическая дезинфекция обязательна. Такие работы могут проводить лишь лицензированные компании. Копию лицензии нужно иметь в папке с документа на предприятия. Тоже относится к системе обеспечения ППБ (противопожарной безопасности).

Не нужен комплект описанных договоров индивидуальному предпринимателю-риэлтору, если он работает у себя дому, как поставщик информационных услуг, и не открывает офис. Но в крупном городе такой режим работы малоперспективен.

Если вы организуете офис, изготовление вывески и, возможно, и косметический ремонт фасада - это работы, которым придется уделить время. Помните, что в некоторых городах (в частности, в Москве и Санкт-Петербурге) такие действия требуют согласования с архитектурным отделом местного муниципалитета.

Бухгалтерские документы

Бухгалтерская документация (отчеты в налоговую инспекцию, квитанции или расписки о получении комиссионных от клиентов и т.д.) у вас появятся после начала работы. Исключение составляет нулевой налоговый отчет, который сдается в ФНС с момента регистрации предприятия до первого получения прибыли, независимо от того делаете ли вы ремонт в будущем офисе или начали деятельность.

Другие документы

Если вы открыли агентство недвижимости как Общество, придется:

• издавать приказы о приеме и увольнении риэлторов;
• вести табель рабочего времени;
• заполнять карточки работников;
• оформить структуру предприятия (подготовить штатное расписание);
• составлять графики отпусков;
• составить и подписать должностные обязанности риэлторов и юристов компании.

Как и любое предприятие по обслуживанию населения, агентство недвижимости должно иметь Уголок потребителя с определенной информацией:

• названием предприятия;
• графиком работы агентства недвижимости;
• ЗоЗПП;
• правоустанавливающими документами на риэлтерскую контору;
• сведениями о руководстве агентства (ФИО предпринимателя/директора, контактный телефон);
• перечнем, предлагаемых агентством услуг с их стоимостью;
• перечнем, адресами и телефонами органов, контролирующих работу рекламного агентства (СЭС, пожарной инспекции, комитета по защите прав потребителей);
• телефоны экстренных служб.

При проверке Пожарной инспекцией или СЭС у вас могут проверить наличие инструкций, приказов, распоряжений и журналов, касающихся противоэпидемического и противопожарного режимов:

1. Планы эвакуации (если в помещении ателье будет одновременно 10 человек и более). С ростом ателье при нахождении в помещении от 50 человек потребуется инструкция по поведению работников ателье при пожаре.
2. Инструкции по противопожарной безопасности, технике безопасности.
3. Журналы инструктажей по ППБ.
4. Приказ о назначении лица, ответственного за противопожарный режим в помещении агентства.
5. Журнал регистрации несчастных случаев на предприятии.
6. Журнал учета средств тушения пожара.
7. Журнал проверок работоспособности и поверок огнетушителей.
8. Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности персоналу, не имеющему электротехнического образования.
9. Журнал генеральных уборок в помещении агентства недвижимости.
10. Журнал учета дезинфектантов.
11. Книга регистрации проверок контролирующими органами.
12. Копия закона о ППБ.

ГПИ или СЭС к вам придут в первые три года работы, если кто-то напишет жалобу на ваше агентство или случится чрезвычайное происшествие. Журналы потребуются во втором случае, поэтому многие предприниматели пренебрегают покупкой или подготовкой полного комплекта документов. Это ваш выбор, мы описываем минимальный комплект документов, который должен быть на любом предприятии.