Документы, необходимые для открытия Магазина цветов
Торговля цветами - прибыльный бизнес, особенно в преддверии праздников. При открытии магазина цветов, чтобы не столкнуться с административным наказанием, нужно обязательно собрать и подготовить несколько пакетов документов.
Некоторые предприниматели заказывают сбор документов и даже регистрацию предприятия юридическим компаниям. Если вы избрали другой путь и хотите самостоятельно подготовить свой магазин к работе, получить разрешения, зарегистрировать предприятие, мы расскажем об основных документах, требующихся для цветочного бизнеса.
Юридические документы
Полный комплект документов зависит от размеров магазина, наличия курьерской доставки, варианта прав на помещения (аренда, собственность), места размещения (ТЦ, отдельно стоящее здание, пристройка к жилому дому и т.п.)
Начинать стоит именно с выбора помещения, потому что на этапе регистрации (если вы планируете открываться как ООО) понадобятся правоустанавливающие документы на предприятие или гарантийное письмо от собственника помещения (в письме он гарантирует предоставление вам юрадреса для цветочного бутика).
Если вы арендуете помещение в ТЦ, вам не придется отвечать за коммунальные услуги, дезинфекцию санузла и другие моменты, т. е. комплект документов будет немного меньше.
До открытия магазина, вам потребуется не только зарегистрировать магазин цветов как бизнес в финансово-налоговой службе (какие для этого нужны документы мы расскажем в параграфе "Бухгалтерские документы"), но и подготовить ППК (программу производственного контроля), и уведомить Роспотребнадзор о НПД (начале деятельности цветочного магазина).
На этапе подготовки магазина цветов к запуску следует получить:
- согласование с ГПН (Госпожнадзором), в котором подтверждается соответствие помещения требованиям пожарной безопасности для торговых точек;
- заключение СЭС о соответствии помещения санитарным нормативам;
- разрешение Роспотребнадзора на размещение цветочного магазина в выбранном вами помещении;
- согласование с местным муниципалитетом (отделом архитектуры) на наружную рекламу (а в некоторых городах и на макет вывески и тип косметического ремонта фасада).
Обратите внимание, что на размещение наружной рекламы нужно согласие собственника помещения (выданное в письменном виде). Получить разрешение можно в местном отделе архитектуры, написав заявление и приложив к нему гарантийное письмо собственника о согласии. Заключение СЭС и ГПН готовится этими структурами по заявлению предпринимателя/директора магазина цветов.
Кроме разрешительных документов, нужно подготовить целый набор обязательных договоров:
- на медицинские осмотры сотрудников (у продавцов магазина должна быть санитарная книжка, а за регулярное прохождение медосмотров ответственность несет владелец бизнеса/директор магазина цветов);
- на установку, периодические осмотры и обслуживание системы вентиляции, кондиционирования, пожарной и охранной сигнализации (ксерокопии лицензий организаций, занимающихся такой работой, нужно хранить в папке с документами);
- на вывоз и утилизацию твердых бытовых отходов, цветов, ртутных ламп;
- на получение коммунальных услуг и слив стоков;
- на стирку или химическую очистку мягкого инвентаря магазина, если он предусмотрен планом;
- на поставку торгового оборудования;
- на поставку цветов и сопутствующих товаров.
Если вы арендуете помещение в ТЦ, заключение большинства договоров ляжет на плечи собственника/директора торгового цента. Но и аренда вам обойдется значительно дороже.
Если вы планируете завозить товар на территорию РФ из других стран или закупать импортные цветы, потребуется акт карантинного фитосанитарного контроля (выдает Россельхознадзор).
Бухгалтерские
Бухгалтерская документация в полном объеме у вас появится только после введения в строй магазина цветов. На этапе открытия у вас должны быть счета, накладные на товар и оборудование, а также документы (сертификаты, счета, накладные) на материалы, используемые при ремонте помещения. Если с момента регистрации бизнеса до открытия прошел 1 месяц и более в ФНС нужно подавать нулевые отчеты.
Магазин цветов можно открыть, как ООО (далее, Общество) или ИП. В обоих случаях потребуется:
- написать заявление в установленной форме (ф. Р21001/ ф. Р21001);
- оплатить налог и предоставить квитанцию, подтверждающую этот факт;
- предъявить паспорт предпринимателя/учредителя.
Для ООО требуется дополнительная документация. Во-первых, уставные документы Общества. Во-вторых, приказ о назначении директора/заведующего магазином.
Кроме этого, вам потребуются коды из Росстата, для их получения нужно обратиться в отдел статистики с пакетом документов:
- выпиской ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- ОГРН/ОРГНИП;
- свидетельством о постановке не налоговый учет;
- паспортом владельца магазина цветов.
Если вы не ИП и не оплачиваете налоги по ЕНВД или по патентной схеме, нужно купить ККМ (кассовый аппарат). Современные веяния настаивают на приобретении онлайн-кассы.
Для ее покупки и легализации потребуется:
- заключить договор на приобретение и обслуживание аппарата;
- заключить договор на приобретение и обслуживание чипа, содержащего фискальную информацию (базу данных кассы);
- заключить договор на оказание интернет-услуг;
- поставить кассу на учет в налоговой службе;
- взять аппарат на баланс предприятия (для ИП не нужно!);
- купить журнал кассира-операциониста.
Для работы с крупными поставщиками и компаниями-покупателями стоит открыть расчетный счет в сберегательном банке (р/с). Это делает предприниматель или первое лицо Общества.
Директор/предприниматель является в выбранное отделение банка лично с паспортом и комплектом бумаг:
- ОГРН/ОГРНИП
- выпиской из управления статистики;
- выпиской ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- приказом на назначение работника директором/заведующим магазином цветов (для ИП не нужно!)
В банке нужно написать заявление на открытие р/с и расписаться в карточке клиента. Нами описан стандартный набор документов, банки могут его расширить по своему усмотрению. Например, для иностранцев может потребоваться справка, подтверждающая законность их пребывания на территории РФ.
Другие документы
Перед открытием магазина цветом обязательно подготовки информационный стенд для клиентов вашего бутика (Уголок Потребителя).
Такой стенд комплектуется следующим набором документов:
- Книгой отзывов;
- ЗоЗПП;
- Правилами продажи отдельных товаров и услуг;
- имеющимися у магазина цветов сертификатами и лицензиями;
- информацией о цветочной лавке, включая: название магазина, прайс, информацию о форме собственности магазина и руководстве предприятия, графике работы организации.
На информационном стенде обязательно нужно размещать информацию о местных отделах органов, контролирующих работу цветочной лавки.
Если вы планируете нанимать работников, потребуется заключить с ними договор о полной материальной ответственности и вести кадровую документацию:
- издавать приказы о приеме и увольнении сотрудников;
- вести табель учета рабочего времени;
- составлять график выходов и отпусков;
- заполнять журнал учета трудовых книжек;
- позаботится о наличии штатного расписания.
В магазине обязательно должны быть документы, помогающие обеспечить противопожарную безопасность:
- Правила ППБ (копия);
- закон о пожарной безопасности №69 от 21.12.94 (копия);
- инструкции по поведению персонала во время пожара;
- инструкции по ППБ;
- журналы инструктажей по ППБ, ТБ, ОТ и учета присвоения I группы по электробезопасности персоналу, не имеющему электротехнического образования;
- журнал учета несчастных случаев на рабочем месте;
- журнал учета и поверок огнетушителей.
При проверке местная санитарная служба или Роспотребнадзор может потребовать журнал учета санкнижек продавцов магазина цветов или журнал учета дезсредств и проведения генеральных уборок.
Не лишним будет обзавестись журналом учета проверок контролирующими органами. При любой проверке инспектор Роспотребнадзора, Россельхознадзора или ГПН должны расписаться в таком журнале и указать дату и цель проверки.
