Документы, необходимые для открытия Ломбарда

Ломбард – это коммерческая структура, зарабатывающая на предоставлении займов под залог вещей и другого имущества. Это означает, что помещение ломбарда должно быть рассчитано на хранение ценностей и денег. С точки зрения госрерулирования, ломбардный бизнес один – это из самых сложных видов предпринимательства. Чтобы работать прибыльно и без крупных штрафов, нужно соблюсти все требования и формальности, в том числе касающиеся документальной базы предприятия.

Функционировать ломбард может как Общество с ограниченной ответственностью или как акционерное общество. Первый вариант предпочтителен для начинающих предпринимателей, потому что он не предполагает выпуска, регистрации и других элементов, обязательных для ОАО. Поэтому мы описываем пакет документов, требующихся для открытия ломбарда, как ООО.

Юридические документы

На первом этапе работы, непосредственно перед открытием ломбарда нужно найти помещение. Оно должно соответствовать требованиям контролирующих органов по уровню безопасности, или же вы должны иметь возможность привести его к соответствию стандартам. На помещение нужно получить правоустанавливающие документы:

• заключить договор аренды;
• купить помещение;
• получить в дар.

Наличие одно из этих документов необходимо на этапе регистрации ООО. Свидетельство о праве собственности или договор аренды подтверждают для налоговых органов наличие у компании юридического адреса.

Ломбард регистрируется:

• в ФНС;
• в Росфинмониторинге;
• Пробирной палате.

При подготовке к регистрации в последних двух органах нужно сотрудничать с еще двумя контролирующими структурами:

• СЭС;
• Госпожнадзором (УГПС).

Обе организации должны выдать положительное заключение по результатам проверки помещения ломбарда на соответствие санитарным и противопожарным стандартам. Для каждой структуры нужно подготовить и собрать пакет документов.

С администрацией района вам придется иметь дело только в том случае, если вы хотите организовать наружную рекламу ломбарда.

Документы для регистрации ломбарда в ФНС

Это основной пакет документов. Обычно его достаточно, но инспектор ИФНС может затребовать и дополнительные документы по своему усмотрению.

Документы для регистрации ломбарда в Росфинмониторинге

Документы для регистрации в Пробирной палате

Документы для УГПС

Документы для СЭС

Для получения заключения СЭС нужно написать заявление и собрать комплект документов.

Список документов стандартный, подходит для экспертизы помещения перед лицензированием (в данном случае оно не требуется), возможно, СЭС затребует более скромный пакет, уточните в местном отделе санстанции.

Документы для администрации

В некоторых городах архитектурный отдел районной администрации участвует в выдаче разрешения на ремонт фасада здания под ломбард и даже в определении формата вывески. Если вы открываете ломбард не в столице или другом городе с богатой историей, такое разрешение потребуется только на наружную рекламу. Для его получения в администрацию предоставляют:

1. Заявление.
2. Кадастровые планы и документы БТИ.
3. Письмо-согласие владельца помещения на подобную рекламу.

Если наружная реклама не предусмотрена вашим планом, этот пункт можно опустить.

Документы, требующиеся на момент открытия ломбарда

К открытию вашего предприятия вы должны подготовить следующий пакет документов:

1. Правоустанавливающие документы на ломбард.
2. Свидетельство о госрегистрации.
3. Правоустанавливающие документы на помещение ломбарда.
4. Заключение СЭС.
5. Заключение УГПС.
6. Свидетельство о постановке на спецучет и карту постановки из Пробирной палаты.
7. Уведомление о постановке на учет в Росфинмониторинг
8. Набор договоров с организациями, обслуживающими ломбард.

К важным контрактам, которые следует заключить, относят договоры:

• на вывоз твердых отходов;
• на утилизацию люминесцентных ламп;
• дератизацию, дезинфекцию, дезинсекцию;
• поставку тепла, воды, электроэнергии;
• слив стоков.

Если вы размещаете ломбард в ТЦ или в специализированном офисном здании, возможно, эти договоры будет заключать арендодатель, и они вам не потребуются.

Бухгалтерские документы

В эту группу относят:

• финансовую отчетность, подаваемую бухгалтерией ломбарда в ИФНС (подаются ежемесячно, поквартально, ежегодно);
• отчеты, направляемые в ЦБ РФ (подаются ежемесячно, поквартально, ежегодно).

В Центробанк нужно направлять:

1. Отчет по форме ОКУД0420001 об операциях с деньгами (их видах и сумма). Отчет ежемесячный.
2.  Отчет по форме ОКУД0420890 о деятельность предприятия (поквартальный).
3. Отчет по форме ОКУД0420891 (о руководстве). Подается раз в год.

За непредставление отчетов в ИФНС или ЦБ РФ следует административное наказание в виде серьезных штрафов.

В ломбарде бухгалтерский отдел обязан вести документы оперативного учета:

• оборотно-сальдовые ведомости;
• реестры залоговых квитанций;
• реестры выкупа залоговых изделий;
• документы выдачи ценностей материально-ответственному лицу;
• приходные и расходные кассовые ордера.

К финансовым документам ломбарда предъявляются строгие требования, вести их нужно добросовестно, отчеты сдавать своевременно.

Другие документы

В эту группу мы отнесли пакет документов для Уголка потребителей и внутреннюю документацию по предприятию (кадровую, инструкции по ППБ, по противодействию легализации нелегальных доходов и т.п.).

Уголок Потребителя

Для оформления уголка потребителя потребуется следующий пакет документов:

1. Книга отзывов и предложений.
2. Информация об условиях работы ломбарда (услуги, цены).
3. Копия ФЗ №353 Об общих и индивидуальных условиях займа.
4. Копия ЗоЗПП.
5. Правоустанавливающие документы на ломбард.
6. Контактные данные руководства предприятием.
7. Информация о контролирующих органах и контактная информация.

В месте осуществления деятельности ломбарда, нужно разместить вывеску с указанием наименования предприятия, его адреса и режима работы.

Кадровые документы

• штатное расписание;
• трудовые договоры;
• договоры материальной ответственности;
• табели учета рабочего времени;
• личные карточки сотрудников;
• журнал учета трудовых книжек;
• приказы о приеме и увольнении работников;
• правила внутреннего распорядка;
• книга учета бланков трудовых книг;
• приказы о премировании (если премии предусмотрены);
• дипломы и трудовые книжки работников.

Внутренние приказы, журналы  и инструкции

1. Приказ о запрете курения на рабочих местах и в помещениях ломбарда.
2. Инструкция о мерах пожарной безопасности.
3. Инструкции по ОТ.
4. Журналы инструктажей по ППБ.
5. Приказ о назначении лица, ответственного за ППБ или пожарно-техническую комиссию.
6. Эвакуационный план  по удалению людей и имуществ из помещения ломбарда в случае возгорания.
7. Правила внутреннего контроля над незаконной легализацией денежных средств.
8. ППО (программа подготовки и обучения) работников ломбарда в сфере противодействия отмывания доходов.
9. Документ, подтверждающий прохождение ППО.
10. Журнал целевых инструктажей.
11.  Документ, подтверждающий повышение квалификации по ППО (плановый инструктаж);
12.  Инструкция о порядке учета и хранения, принятых у заемщиков ценностей.

Во время работы ломбарда вам придется страховать принятое на хранение имущество заемщиков по полной залоговой стоимости.

Для этого нужно будет написать заявление в страховую компанию и предоставить такие документы:

• название и спецификация залогового имущества;
• их описание и ценность;
• характеристика тары для хранения вещей;
• условия хранения;
• срок хранения;
• информация об охранных и противопожарных мерах в ломбарде;
• документы БТИ с экспликаций (планы помещения).

Страховщики могут затребовать и другие документы. Наличие далеко не всех документов у вас будут проверять при открытии. Но для собственной уверенности и спокойствия они должны быть.