Протокол совещания
Совещания, собрания, заседания проводятся на предприятиях разных форм собственности и размера. Совещания бывают плановыми и срочными. Согласно Трудовому Кодексу, далеко не все подобные собрания протоколируются. Отсутствие этого документа не считается нарушением закона. Руководитель фирмы сам решает, какие совещания нужно фиксировать на диктофон и протоколировать, какие можно проводить без оформления данного документа. В рамках данной статьи мы рассмотрим Протокол совещания: правила ведения этого документа и его хранения.
Внешний вид документа, описание его полей и содержание
Внешний вид документа, форму его ведения определяет руководитель предприятия или председатель (лицо, проводящее совещание). Все документы и материалы, используемые во время совещания, готовят заранее и оформляют отдельными текстами в виде приложений. На данные приложения необходимо ссылаться во время ведения протокола.
Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.
Протокол совещания делят на три большие раздела:
- заголовочный;
- содержательный (текстовый);
- оформляющий (завершающий).
Правила написания каждого раздела имеет свои особенности.
|
Заголовочный раздел |
|||
|
Содержание части |
Особенности заполнения |
||
|
Название организации. |
Название организации пишут так, как указано в регистрационных документах. |
||
|
Наименование и номер документа ("Протокол №"). |
Название документа пишут прописными буквами в одну строку под наименование предприятия. |
||
|
Дата проведения совещания и город (указывается под названием документа). |
При заполнении протокола совещания указывается дата проведения мероприятия, а не день его заполнения. Если совещания было длительным, указывают дату начала совещания, а затем через тире день окончания мероприятия. |
||
|
Место проведения мероприятия |
Указывается отдельной строкой, ниже даты. |
||
|
ФИО председателя совещания и секретаря (указывается под датой с правой стороны документа). |
- |
||
|
Содержательный или текстовый раздел |
|||
|
Содержание части |
Особенности заполнения |
||
|
Вводная часть строго формализована. Ее можно разделить на две части. |
Повестка дня |
Список вопросов, рассматриваемых во время совещания. Вопросы нумеруют арабскими цифрами. |
|
|
Сведения об участниках совещания
|
ФИО и должность. |
||
|
Основная часть (состоит из двух или трех самостоятельных пунктов). |
Слушали |
Ставится номер параграфа. Слово "СЛУШАЛИ" пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Указывается ФИО докладчика (слово "доклад" не пишется). Описывается суть доклада. |
|
|
Выступили |
Ставится номер параграфа. Слово "ВЫСТУПИЛИ" пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Далее указываются все вопросы, которые были адресованы докладчику. Запись ведется в порядке поступления вопросов и комментариев. |
||
|
Постановили или решили (решение) |
Слово "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШЕНИЕ" пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Пункты принятого решения нумеруются арабскими цифрами через точку (например, "1.1", "1.2"). Если для принятия решения было проведено голосование, в этом пункте указывают его результаты. |
||
|
Завершающий раздел (оформление) |
|||
|
Содержание части |
Особенности заполнения |
||
|
Подписи председателя собрания, руководителя совещания и секретаря. |
Подписи и ФИО вносятся двумя или более строчками. В расшифровке подписей необходимо инициалы проставлять перед фамилией. |
||
Протокол совещания - внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи ответственных лиц и руководителя в конце протокола не нужно.
Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).
Заполняется протокол:
- на основе стенограммы совещания;
- на основе аудиозаписи;
- во время ведения заседаний (онлайн).
Для протоколирования во время совещания в присутствии директора используют современные технологии, например, шаблон MindJet Mind Manager. Его можно заполнять на компьютере или ноутбуке постепенно в ходе совещания. Шаблон можно разработать самостоятельно. Он помогает организовать мысли и решения в наглядной форме. В этом случае вы заполняете графы и получаете протокол рабочего, оперативного или стратегического совещания автоматически.
Особенности составления
Протокол совещания может быть заполнен в форме:
- краткой (сокращенной);
- полной (развернутой).
При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В нем указана только информация о поднятых вопросах и решение. При заполнении краткой формы документа обязательно указывают фамилии лиц, выступающих во время совещания и лиц, ответственных за принятие решения.
В краткой форме обычно ведут:
- протокол рабочего совещания;
- протокол оперативного совещания.
Полная форма документа более информативна и содержит подробную информацию о ходе совещания:
- хронологическую запись выступлений сотрудников;
- полную запись выступлений или подробное изложение докладов и комментариев участников;
- позицию сотрудников и руководства.
Основной порядок ведения документа и параграфы сохраняются. В полной форме обычно протоколируются собрания с перспективой на год и заседания с участием сторонних лиц.
Протоколируются освещения, проводимые при участии директора и в его отсутствие. По решению руководства ведут протоколы рабочих совещаний, и конспектируют ход собраний, на которых рассматриваются годовые программы предприятия. Протокол совещания при директоре обычно подписывает он сам.
Для оформления данного документа используют бланк предприятия. Если бланка и индивидуально разработанной формы протокола совещаний нет, информацию записывают на листе формата А4 по стандартному образцу.
Срок, в течение которого оформляется и подписывается протокол совещания, законодательно не оговорен. Но лучше оформлять его по ходу совещания и сразу после завершения.
Изменения в протоколе
Законом запрет на исправления в протоколе совещания не оговорен. Интересно, что данный документ может быть изменен и переписан через несколько недель, месяцев и даже лет после подписания.
Но вносить изменения можно лишь при наличии серьезных оснований и руководствуясь двумя правилами:
- Все изменения должны быть задокументированы. Делать это нужно правильно.
- Вносить изменения могут только лица, его составившие и подписавшие.
Протокол совещания не переписывают и не перепечатывают. В старом протоколе делают отметку о том, что в документ внесены изменения, ставят номер нового документа и дату изменений. Если изменения вносятся в распорядительную часть документа, все участники совещания должны быть проинформированы о сути изменений в недельный срок.
За правильность ведения протокола и соответствие его содержания реалиям совещания отвечает секретарь.
Для чего необходим
Протокол совещания требуется, чтобы в письменной форме запечатлеть:
- все поставленные руководителем задачи;
- мнения совещающихся по озвученным руководством или поднятым сотрудниками вопросам;
- принятые коллективом решения.
Вести протокол рекомендуют, во-первых, на совещаниях, во время проведения которых решается вопрос о будущем компании, принимаются стратегические решения. Во-вторых, если совещание проходит с участием представителей сторонних фирм, партнеров, представителей госучреждений. Чаще всего ведутся протоколы совещаний при директоре на год.
Где используется
Протокол совещаний может вестись на деловой встрече, переговорах с поставщиками, клиентами, партнерами, на собраниях руководства компании и даже на оперативном совещании в любом отделе.
Примеры для скачивания
Предлагаем вам скачать образцы протоколов совещаний (краткую и полную формы):
