Документы, необходимые для открытия ювелирного магазина

Ювелирный бизнес - интересное, популярное, прибыльное дело. Украшения прочно вошли в жизнь людей с древних времен. Интерес к драгоценностям не угасает даже в эпоху технологического прогресса и минимализма. Если вы выбрали продажу украшений в качестве своего дела, начинайте работу с грамотного сбора документов.

Правильно оформленный пакет бумаг обезопасит вас при проверках, позволит оптимально руководить бизнесом и поможет обеспечить прибыль, избежав штрафов. Мы расскажем об основных документах, без которых ювелирный бизнес не может существовать и тем более быть успешным.

Юридические документы

Комплект документов будет зависеть от формы собственности (ООО или ИП), вида деятельности, которой вы будете заниматься (только реализация, скупка и реализация ювелирных украшений, ремонт и изготовление предметов роскоши). Даже от того, какие камни будут в продаваемых вами изделиях используются, будете ли вы снимать помещение или продавать украшения через интернет, зависит обязательный набор бумаг.

Начинать лучше с выбора помещения и заключения договора аренды/купли-продажи/дарения. Чаще всего начинающие предприниматели арендуют небольшое помещение в ТЦ или в другом здании. Договор аренды оговаривает ваши права и обязанности, описывает права и обязанности арендодателя. Он понадобится при регистрации бизнеса, если планируете открываться как ООО.

При открытии бизнеса по продаже ювелирных украшений специалисты рекомендуют регистрировать именно общество с ограниченной ответственностью. Потому что общество отвечает лишь уставным капиталом в случае финансовых проблем. Но если вы готовы рискнуть, не возбраняется торговать "ювелиркой" и индивидуальным предпринимателям. Какие документы нужны при регистрации, мы описываем в параграфе "Бухгалтерские документы". Договор аренды потребуется не только во время регистрации бизнеса, но и при лицензировании.

Из разрешительных документов вам потребуются:

  1. Разрешение на размещение салона по продаже ювелирных изделий в выбранном вами помещении (выдает Роспотребнадзор).
  2. Заключение СЭС о соответствии помещения нормативам и требованиям, предъявляемым к подобным объектам.
  3. Свидетельство о постановке на учет в ГИПН/Государственной инспекции пробирного надзора. Вы наверняка прочтете, что для торговли ювелирными изделиями нужна лицензия. Указанное свидетельство подтверждает факт вашего лицензирования, а как такового термина "лицензия на работу с ювелирными украшениями" нет.
  4. Сертификат на реализацию бриллиантов и изумрудов, если вы планируете продавать украшения со вставками из этих камней (геммологический сертификат/сертификат соответствия, выдается Геммологическим центром).
  5. Заключение ГПС о соответствии точки противопожарным нормативам для объектов розничной торговли.

Если вы планируете не только продажу, но изготовление изделий из драгоценных металлов и камней, потребуется зарегистрировать именник (клеймо производителя).

Кроме этого, независимо от формы собственности вашего предприятия, потребуется:

  • открыть расчетный счет (какие для этого нужны документы мы расскажем в параграфе "Бухгалтерская документация");
  • арендовать ячейку или сейфовую комнату, заключив соответствующий договор с банком (это нужно сделать, даже если вы не будете пользоваться банковской ячейкой/сейфом);
  • заключить договор на инкассационные услуги (даже если у вас маленький магазинчик и наличные средства вы будете перевозить в банк сами);
  • получить письмо из Статрегистра управления статистики;
  • заключить договор на охрану вашего объекта торговли.

Если вы намерены заниматься геммологической проверкой (экспертизой драгоценных, полудрагоценных, поделочных камней натуральных и синтетических, драгметаллов и ювелирных изделий), скупкой ювелирных украшений, ломбардной деятельностью, то на каждый из указанных видов деятельности нужно оформлять отдельный сертификат. Если вы не сертифицированы, для подобных работ нужно нанять обученного человека или пройти 2-недельные курсы подготовки и получить удостоверения (сертификат).

Для получения разрешения на размещение нужно обратиться в местный филиал Роспотребнадзора с заявлением. Для получения заключения СЭС - в местную санстанцию с заявлением. Возможно, для СЭС дополнительно вам потребуется программа производственного контроля (ППК). Этот документ нужен, даже если при выдаче заключения его у вас не потребуют.

В заявлении в органы санитарного надзора обязательно указываем:

  • название ювелирного салона или ФИО ИП;
  • юридический и фактический адрес (в СЭС могут потребовать копию договора аренды/купли/дарения);
  • контактные данные предпринимателя или директора салона для ООО (Общества);
  • номер свидетельства о внесении в госреестр физического/юридического лица;
  • ОГРН.

Для получения свидетельства ГИПН нужно обратиться в пробирную палату с заявлением и комплектом документов:

  • свидетельством о регистрации юридического или физического лица;
  • индивидуальным налоговым номером;
  • договором аренды помещения (нотариально заверенной копией);
  • уставными документами предприятия (для ИП не нужно);
  • протоколом или решением об учреждении Общества (для ИП не нужно);
  • кодами, присвоенными Росстатом (письмом из этой организации);
  • приказом о назначении директора/заведующего ювелирным магазином (для ИП не нужно);
  • выпиской из госрееестра (ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
  • копией паспорта предпринимателя или директора ювелирного магазина с указанием номера телефона первого лица салона.

Дополнительно у вас могут потребовать диплом (копию) о профильном образовании, план помещения с указанием укрепленности стен, наличием сейфа и железной двери. Или подтверждение наличия охранно-пожарной сигнализации (с документами, актами проверки) и ККМ (кассового аппарата, онлайн-кассы). Список документов не одинаков в разных регионах. Перед подачей документов уточните требуемый список в ГИПН.

Начинающие предприниматели иногда экономят на указанном выше обязательном оборудовании (сейф, сигнализация) или укрепленности стен, потому что при рассмотрении заявления на сертификацию комиссия не выезжает осматривать объект. Но помните, соблюдение нормативов увеличивает вашу безопасность, и предотвращает штрафы и закрытие предприятия после проверки Роспотребнадзором, полицией, пожарной инспекцией или комиссией пробирной палаты.

Еще один важный момент, которым предприниматели привыкли пренебрегать, заключение обязательных договоров:

  • на установку и техобслуживание пожарно-охранной сигнализации, тревожной кнопки;
  • на инкассацию;
  • на вывоз ТБО;
  • на дезинфекцию, дератизацию и дезинсекцию;
  • на вывоз и утилизацию ртутных ламп;
  • на слив сточных вод;
  • на поставку коммунальных услуг;
  • на установку, очистку, дезинфекцию вентиляционно             й системы и кондиционеров;
  • на химчистку или стирку мягкого инвентаря и спецодежды сотрудников, если таковая предусмотрена.

Если вы снимаете помещение в торговом центре, по условиям аренды часть договоров вам не придется заключать, если собственник помещения берет на себя работу с коммунальными и дезинфекционными службами.

Открывая ювелирный салон, не забудьте в письменной форме уведомить Роспотребнадзор о НПД (начале работы/деятельности).

Бухгалтерские документы

К бухгалтерским документам относят счета, накладные, акты приемки товара, чеки, выдаваемые покупателям и документооборот с налоговой инспекцией. Большинство этих документов у вас появятся после открытия ювелирного салона.

Поэтому в этом пункте статье мы опишем, какие документы нужны:

  • для регистрации бизнеса;
  • открытия расчетного счета (р/с);
  • покупки ККМ.

При подаче заявления в ФНС (налоговые органы) на регистрацию ювелирного магазина, как бизнеса вам потребуется:

  • копия паспорта предпринимателя или учредителей ООО;
  • индивидуальный налоговый номер (для ИП);
  • квитанция об оплате государственной пошлины;
  • уставные документы (для ИП не нужно);
  • письмо от собственника о предоставлении ювелирному магазину юридического адреса или договор аренды (для ИП не нужно).

Для открытия расчетного счета нужно лично (предпринимателю или директору/заведующему ювелирным салоном) посетить отделение выбранного вами банка с паспортом и документами на предприятие:

  • ИНН;
  • ОГРН/ОГРНИП;
  • выпиской из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
  • приказом о назначении вас директором (для ИП не нужно).

Для легальной работы купленного кассового аппарата, кроме договора на его приобретение, нужно иметь:

  • договор на покупку чипа, предназначенного для хранения фискальной информации;
  • договор на обслуживание этого носителя;
  • соглашение о предоставление интернет услуг.

Кассовый аппарат обязательно ставят на учет в налоговой службе. ККМ следует поставить и на баланс ювелирного салона (для ИП не нужно). При работе с кассой нужно завести журнал кассира-операциониста.

Прочие документы

Эта группа документов может вам показаться не обязательной, но они должны быть.

Кадровая документация

Обязательные журналы

Обязательные приказы, инструкции, распоряжения, планы и программы

Журнал движения трудовых книжек

Инструктажей по ППБ, ТО и ТБ

Правила поведения работников при пожаре в ювелирном магазине

График отпусков

Проверки и обслуживания:

  • охранно-пожарной системы;
  • вентиляции.

Инструкции по поведению персонала в экстренных и опасных случаях

Присвоения I группы по ЭБ (электрической безопасности) неэлектротехническому персоналу

Правила внутреннего контроля (ПВК), направленные на предотвращение финансового терроризма и "отмывание" нелегальных денежных средств

Табель учета рабочего времени

Учета огнетушителей и проверки их работоспособности

Инструкции по противопожарной безопасности, касающиеся охраны труда

Приказы и распоряжения, касающиеся приема на работу сотрудников, отпусков, больничных листов, переводов и увольнений

Учета несчастных случаев на рабочем месте

Приказы, касающиеся охраны помещения и противопожарной безопасности :

  • последовательность действий при закрытии и открытии салона;
  • распоряжение о назначении лица, ответственного за режим ППБ в ювелирном магазине.

Проверок ювелирного салона контролирующими структурами

Регистрации договоров о материальной ответственности персонала

Ювелирный салон должен иметь комплект документов, подготовленный для покупателей и расположенный в доступном для клиентов салона месте - Уголке Потребителя:

  1. Название ювелирного салона и график работы.
  2. ПП РФ от 19.01.98 №55 "Об утверждении правил продажи отдельных видов товаров длительного пользования".
  3. Закон о защите прав потребителей.
  4. ПП РФ от 06.06.98 №569 "Об утверждении правил комиссионной торговли непродовольственными товарами".
  5. Книга отзывов и предложений.
  6. Правоустанавливающие документы на предприятие (копии).
  7. Сертификаты и лицензии.
  8. Телефоны и названия организаций, контролирующих работу ювелирного салона.
  9. Информация, о службах экстренной помощи и их телефоны.

Комплект необходимых документов (журналов, приказов, распоряжений, инструкций) можно заказать или подготовить самостоятельно. Журналы нумеруют, шнуруют и скрепляют мастичной печатью.