Документы, необходимые для открытия Магазина детских товаров

Детские магазины кажутся волшебным, сказочным миром не только малышам, но и их родителям. Открыв такой магазинчик, вы можете стать успешным предпринимателем. Но для начала нужно разобраться, какие потребуются для этого документы.

Юридические документы

Полный комплект документов (его объем и содержание) будет зависеть от формы собственности магазина, формата (онлайн/офлайн), наличия франшизы, места расположения помещения под магазин детских товаров (торговый центр, отдельное задание, ларек, помещение в жилом доме или пристройке к нему). Мы опишем основной комплект.

Для открытия магазина, реализующего детские товары (кроме питания) потребуются:

1. Регистрационные документы (пакет документов для их получения мы опишем в параграфе "Бухгалтерская документация").
2. Документы, подтверждающие право на владение/использование помещение под магазин (договор аренды/купли/дарения).
3. Индивидуальный налоговый номер предпринимателя или Устав, Решение об учреждении Общества и Протокол голосования учредителей (для ООО/Общества).
4. Выписки из Росстата (для ИП и ООО), Пенсионного фонда и фонда Медицинского страхования (для ООО).
5. Заключение СЭС и Пожарных (ГПИ), разрешение от Роспотребнадзора, согласование с местным муниципалитетом.
6. Копии документов, подтверждающих личность собственника предприятия (предпринимателя/учредителя).
7. Набор договоров, обязательных для законной работы магазина детских товаров.
8. Руководство по противопожарной безопасности для вашего магазина. Проверяется ГПИ.
9. Программа производственного контроля (ППК). Проверяется СЭС.
10. Письмо о начале деятельности (в папку с документами не подшивается, направляется в адрес Роспотребнадзора заказным письмом).

Особое внимание следует уделить сертификатам товаров. Если еще несколько лет назад можно было спокойно продавать дешевые аналоги детских товаров, сегодня же идет активная работа, связанная с поступлением на рынок безопасной, оригинальной продукции. Если вы покупаете товар у оптовых поставщиков в РФ достаточно потребовать сертификат у них. Если планируете ввозить товар из-за рубежа, сертификация ляжет на ваши плечи.

На первом этапе подготовки и сбора документов потребуется заключить договор аренды (если вы не собственник помещения) и зарегистрировать магазин детских товаров как бизнес. Договор аренды потребуется при регистрации магазина (для ООО) и при получении заключений и согласований от контролирующих органов.

Из разрешительно-согласовательной документации вам необходимы:

1. Заключение СЭС о соответствии помещения санитарным стандартам для магазинов детских товаров.
2. Заключение ГПИ о соответствии помещения противопожарным стандартам для магазинов такого типа.
3. Разрешение на размещение магазина в выбранном помещении. Выдается Роспотребнадзором на основании заключения СЭС и ГПИ.
4. Согласование с отделом архитектуры на размещение наружной рекламы (выдается при наличии письма-согласия от собственника здания). В Москве и Санкт-Петербурге потребуется согласование ремонта фасада и вида вывески.
5. При обустройстве стоянки для клиентов магазина нужно согласование с Дорожно-транспортной инспекцией.

Для получения этих документов нужно написать заявление в соответствующую структуру. У вас могут потребовать и другие бумаги (копию регистрационных документов, кадастровый паспорт помещения, документы из БТИ, бумаги, подтверждающие права владения/использования помещения).

ГПИ потребуется описание противопожарной системы, копию лицензии компании, которая эту систему установила, и руководство по ППБ (противопожарной безопасности) для конкретного помещения.

Кроме разрешительной документации потребуется заключить комплект договоров:

1. На поставку материалов и оборудования для ремонта. Сертификаты на материалы, счета и другую документацию нужно сохранить.
2. На закупку товаров. Сертификаты на товар и счета нужно сохранить.
3. На закупку магазинного оборудования. Сертификаты, счета и другую документацию нужно сохранить.

К обязательным относят:

• договор на химчистку или стирку форменной одежды работников магазина и мягкого инвентаря (стирка в домашних условиях запрещена);
• договор о периодических медосмотрах сотрудников (ответственность за прохождение медосмотров работниками, наличие у них санитарных книжек с актуальными отметками и оплату этих услуг больнице лежит на работодателе!).

Если вы арендуете помещение в торговом центре, следующий набор договоров вам не потребуется. За их заключение ответственность несет арендатор (проверяйте наличие такого пункта в договоре аренды).

К таким контрактам относят договоры:

• на поставку воды;
• на обеспечение отопления;
• на обеспечение электроэнергией;
• на проведение дезинфекции, дезинсекции и дератизации;
• на вывоз твердых отходов бытового характера;
• на вывоз и утилизацию ламп, содержащих ртуть;
• на установку противопожарных систем и их обслуживание;
• на установку вентиляции и системы кондиционирования и ее периодическую дезинфекцию и ТО.

Полный комплект документов уточняйте у инспекторов контролирующих органов.

Бухгалтерские документы

Для регистрации магазина детских товаров потребуется небольшой пакет документов:

При открытии магазина детских товаров заведите папку для следующего комплекта документов:

• контракты на поставку инвентаря и торгового оборудования
• договоры на поставку игрушек и другого детского товара;
• счета, акты приема, накладные на закупленный товар и оборудование;
• сертификаты на товар, материалы, оборудование.

Пока вы делаете ремонт и завозите оборудование, не забывайте отправлять в налоговую инспекцию нулевой месячный отчет. Остальной документооборот с ФНС появится после открытия магазина и первого получения прибыли. Подавать отчеты нужно согласно графику, оговоренному законодательством.

Для работы магазина детских товаров потребуется заказать и легализовать ККМ (онлайн-кассу, кассовый аппарат).

Для этого потребуется:

• заключить контракт на поставку оборудования (кассового аппарата);
• заключить договор на поставку и обслуживание носителя фискальной информации для кассы;
• заключить контракт на оказание интернет-услуг;
• поставить ККМ на учет на налоговой службе;
• поставить кассу на баланс предприятия (для Общества).

Кассу можно сразу не покупать, если вы оплачиваете налог по системе ЕНВД. Но покупателям все равно нужно выдавать документ, подтверждающий оплату покупки (квитанцию), а копию подшивать в специальную папку.

При планировании магазина детских товаров, подумайте об открытии расчетного счета (р/с). Для ООО это обязательная процедура, счет открывает директор после регистрации бизнеса.

Для открытия р/с предприниматель/директор Общества лично должен явиться в банк с документом, удостоверяющим личность (паспорт), свидетельством о госрегистрации, выписками (из Росстата и единого госреестра физических/юридических лиц). Директору магазина детских товаров нужно принести приказ о назначении его первым руководителем предприятия.

В банке предприниматель/директор заполнит заявление об открытии р/с и оставит образец подписи.

Прочие документы

По традиции эту группу документов предприниматели считают не самой важной. Мы о ней пишем, потому что грамотное ведение документов этой группы поможет работать с наемными работниками и инспекторами СЭС, Роспотребнадзора, ГПИ, комиссии по труду.

Мы отнесли к "Прочим":

• кадровую документацию;
• описание пакета бумаг для оформления уголка потребителя;
• набор инструкций, журналов и приказов, обеспечивающих противопожарный и санитарный режим в магазине.

В набор кадровых документов входит:

• книга регистрации движения трудовых книжек;
• комплект должностных обязанностей и инструкций для персонала;
• журнал регистрации приказов по персоналу и папка с данными приказами;
• штатное расписание;
• индивидуальные или коллективные договоры материальной ответственности;
• график выходов работников магазина детских товаров;
• табель учета рабочего времени;
• график отпусков работников магазина.

Если вы не будете нанимать персонал, этот комплект вам не потребуется, в отличие от набора документов для Уголка потребителя. Уголок потребителя должен быть в любом заведении, обслуживающем клиента, независимо от размеров и формы собственности.

В комплект для Уголка потребителя входят:

Последний пакет документов относится к работе с Роспотребнадзором и пожарными. Вы можете купить готовый и заполненный комплект документов для работы с этими организациями или сформировать и ввести его самостоятельно.

Если вы арендуете помещение в ТРЦ, многие документы, например, касающиеся уборок и дезинфекций должны вестись администрацией центра (если в арендном соглашении не указано иначе). И за противопожарный режим в ТРЦ отвечает назначенное арендодателем лицо. Во всех остальных случаях, документальная база магазина детских товаров, необходимая для работы без штрафов и предписаний, ведется администрацией магазина.

Все подготовленные журналы должны быть:

• пронумерованы (номер ставится ручкой в верхнем правом углу листа, начиная со следующего за титульным);
• прошнурованы (шнуровка на последней странице скрепляется печатью магазина и под ней делается опись с указанием количества прошнурованных страниц).

Мы не претендуем на всеобъемлющее освещение темы документации в магазине детских товаров, но надеемся, вы получили представление об объеме необходимой документации и готовы приступить их сбору.