Документы, необходимые для открытия Магазина детских товаров

Детские магазины кажутся волшебным, сказочным миром не только малышам, но и их родителям. Открыв такой магазинчик, вы можете стать успешным предпринимателем. Но для начала нужно разобраться, какие потребуются для этого документы.

Юридические документы

Полный комплект документов (его объем и содержание) будет зависеть от формы собственности магазина, формата (онлайн/офлайн), наличия франшизы, места расположения помещения под магазин детских товаров (торговый центр, отдельное задание, ларек, помещение в жилом доме или пристройке к нему). Мы опишем основной комплект.

Для открытия магазина, реализующего детские товары (кроме питания) потребуются:

  1. Регистрационные документы (пакет документов для их получения мы опишем в параграфе "Бухгалтерская документация").
  2. Документы, подтверждающие право на владение/использование помещение под магазин (договор аренды/купли/дарения).
  3. Индивидуальный налоговый номер предпринимателя или Устав, Решение об учреждении Общества и Протокол голосования учредителей (для ООО/Общества).
  4. Выписки из Росстата (для ИП и ООО), Пенсионного фонда и фонда Медицинского страхования (для ООО).
  5. Заключение СЭС и Пожарных (ГПИ), разрешение от Роспотребнадзора, согласование с местным муниципалитетом.
  6. Копии документов, подтверждающих личность собственника предприятия (предпринимателя/учредителя).
  7. Набор договоров, обязательных для законной работы магазина детских товаров.
  8. Руководство по противопожарной безопасности для вашего магазина. Проверяется ГПИ.
  9. Программа производственного контроля (ППК). Проверяется СЭС.
  10. Письмо о начале деятельности (в папку с документами не подшивается, направляется в адрес Роспотребнадзора заказным письмом).

Особое внимание следует уделить сертификатам товаров. Если еще несколько лет назад можно было спокойно продавать дешевые аналоги детских товаров, сегодня же идет активная работа, связанная с поступлением на рынок безопасной, оригинальной продукции. Если вы покупаете товар у оптовых поставщиков в РФ достаточно потребовать сертификат у них. Если планируете ввозить товар из-за рубежа, сертификация ляжет на ваши плечи.

На первом этапе подготовки и сбора документов потребуется заключить договор аренды (если вы не собственник помещения) и зарегистрировать магазин детских товаров как бизнес. Договор аренды потребуется при регистрации магазина (для ООО) и при получении заключений и согласований от контролирующих органов.

Из разрешительно-согласовательной документации вам необходимы:

  1. Заключение СЭС о соответствии помещения санитарным стандартам для магазинов детских товаров.
  2. Заключение ГПИ о соответствии помещения противопожарным стандартам для магазинов такого типа.
  3. Разрешение на размещение магазина в выбранном помещении. Выдается Роспотребнадзором на основании заключения СЭС и ГПИ.
  4. Согласование с отделом архитектуры на размещение наружной рекламы (выдается при наличии письма-согласия от собственника здания). В Москве и Санкт-Петербурге потребуется согласование ремонта фасада и вида вывески.
  5. При обустройстве стоянки для клиентов магазина нужно согласование с Дорожно-транспортной инспекцией.

Для получения этих документов нужно написать заявление в соответствующую структуру. У вас могут потребовать и другие бумаги (копию регистрационных документов, кадастровый паспорт помещения, документы из БТИ, бумаги, подтверждающие права владения/использования помещения).

ГПИ потребуется описание противопожарной системы, копию лицензии компании, которая эту систему установила, и руководство по ППБ (противопожарной безопасности) для конкретного помещения.

Кроме разрешительной документации потребуется заключить комплект договоров:

  1. На поставку материалов и оборудования для ремонта. Сертификаты на материалы, счета и другую документацию нужно сохранить.
  2. На закупку товаров. Сертификаты на товар и счета нужно сохранить.
  3. На закупку магазинного оборудования. Сертификаты, счета и другую документацию нужно сохранить.

К обязательным относят:

  • договор на химчистку или стирку форменной одежды работников магазина и мягкого инвентаря (стирка в домашних условиях запрещена);
  • договор о периодических медосмотрах сотрудников (ответственность за прохождение медосмотров работниками, наличие у них санитарных книжек с актуальными отметками и оплату этих услуг больнице лежит на работодателе!).

Если вы арендуете помещение в торговом центре, следующий набор договоров вам не потребуется. За их заключение ответственность несет арендатор (проверяйте наличие такого пункта в договоре аренды).

К таким контрактам относят договоры:

  • на поставку воды;
  • на обеспечение отопления;
  • на обеспечение электроэнергией;
  • на проведение дезинфекции, дезинсекции и дератизации;
  • на вывоз твердых отходов бытового характера;
  • на вывоз и утилизацию ламп, содержащих ртуть;
  • на установку противопожарных систем и их обслуживание;
  • на установку вентиляции и системы кондиционирования и ее периодическую дезинфекцию и ТО.

Полный комплект документов уточняйте у инспекторов контролирующих органов.

Бухгалтерские документы

Для регистрации магазина детских товаров потребуется небольшой пакет документов:

Для Общества

Для предпринимателя

Заполненное заявление по форме Р11001

Заполненное заявление по форме Р11001

Документы, удостоверяющие личность (паспорт) учредителей

Документы, удостоверяющие личность (паспорт) предпринимателя

Уставные документы

Индивидуальный налоговый номер

Квитанция об оплате госпошлины

Квитанция об оплате госпошлины

Письмо-гарантия от владельца помещения о предоставлении магазину детских товаров юридического адреса или договор аренды помещения

Не требуется

При открытии магазина детских товаров заведите папку для следующего комплекта документов:

  • контракты на поставку инвентаря и торгового оборудования
  • договоры на поставку игрушек и другого детского товара;
  • счета, акты приема, накладные на закупленный товар и оборудование;
  • сертификаты на товар, материалы, оборудование.

Пока вы делаете ремонт и завозите оборудование, не забывайте отправлять в налоговую инспекцию нулевой месячный отчет. Остальной документооборот с ФНС появится после открытия магазина и первого получения прибыли. Подавать отчеты нужно согласно графику, оговоренному законодательством.

Для работы магазина детских товаров потребуется заказать и легализовать ККМ (онлайн-кассу, кассовый аппарат).

Для этого потребуется:

  • заключить контракт на поставку оборудования (кассового аппарата);
  • заключить договор на поставку и обслуживание носителя фискальной информации для кассы;
  • заключить контракт на оказание интернет-услуг;
  • поставить ККМ на учет на налоговой службе;
  • поставить кассу на баланс предприятия (для Общества).

Кассу можно сразу не покупать, если вы оплачиваете налог по системе ЕНВД. Но покупателям все равно нужно выдавать документ, подтверждающий оплату покупки (квитанцию), а копию подшивать в специальную папку.

При планировании магазина детских товаров, подумайте об открытии расчетного счета (р/с). Для ООО это обязательная процедура, счет открывает директор после регистрации бизнеса.

Для открытия р/с предприниматель/директор Общества лично должен явиться в банк с документом, удостоверяющим личность (паспорт), свидетельством о госрегистрации, выписками (из Росстата и единого госреестра физических/юридических лиц). Директору магазина детских товаров нужно принести приказ о назначении его первым руководителем предприятия.

В банке предприниматель/директор заполнит заявление об открытии р/с и оставит образец подписи.

Прочие документы

По традиции эту группу документов предприниматели считают не самой важной. Мы о ней пишем, потому что грамотное ведение документов этой группы поможет работать с наемными работниками и инспекторами СЭС, Роспотребнадзора, ГПИ, комиссии по труду.

Мы отнесли к "Прочим":

  • кадровую документацию;
  • описание пакета бумаг для оформления уголка потребителя;
  • набор инструкций, журналов и приказов, обеспечивающих противопожарный и санитарный режим в магазине.

В набор кадровых документов входит:

  • книга регистрации движения трудовых книжек;
  • комплект должностных обязанностей и инструкций для персонала;
  • журнал регистрации приказов по персоналу и папка с данными приказами;
  • штатное расписание;
  • индивидуальные или коллективные договоры материальной ответственности;
  • график выходов работников магазина детских товаров;
  • табель учета рабочего времени;
  • график отпусков работников магазина.

Если вы не будете нанимать персонал, этот комплект вам не потребуется, в отличие от набора документов для Уголка потребителя. Уголок потребителя должен быть в любом заведении, обслуживающем клиента, независимо от размеров и формы собственности.

В комплект для Уголка потребителя входят:

Набор документов

Перечень

Касающийся магазина детских товаров

  • название магазина;
  • копия регистрационных документов;
  • налоговый номер собственника или уставные документы (копии);
  • график работы.

Касающиеся правовой базы

  • ЗоЗПП;
  • правила торговли;
  • Книга отзывов и предложений;
  • информация о местных отделениях Роспотребнадзора (СЭС), ГПИ с номерами телефонов.

Касающиеся руководства магазина

  • ФИЛ директора/предпринимателя;
  • контактная информация.

Последний пакет документов относится к работе с Роспотребнадзором и пожарными. Вы можете купить готовый и заполненный комплект документов для работы с этими организациями или сформировать и ввести его самостоятельно.

Журналы

Другие документы

регистрации несчастных случаев

инструкции для младшего персонала (уборщиц)

регистрации проверок контролирующими органами

копия закона о ППБ

поверок огнетушителей

Инструкции по ППБ

генеральной уборки помещения

Инструкции по технике безопасности

регистрации несчастных случаев

Инструкции по охране труда

график уборки санузла

Инструкции по поведения работников магазина при пожаре

учета присвоения I группы по электробезопасности персоналу, без специального образования

Эвакуационный план (при вместимости магазина от 10 человек)

учета дезинфекционных работ в системе вентиляции

Должностные инструкции

Расхода средств дезинфекции

Если вы арендуете помещение в ТРЦ, многие документы, например, касающиеся уборок и дезинфекций должны вестись администрацией центра (если в арендном соглашении не указано иначе). И за противопожарный режим в ТРЦ отвечает назначенное арендодателем лицо. Во всех остальных случаях, документальная база магазина детских товаров, необходимая для работы без штрафов и предписаний, ведется администрацией магазина.

Все подготовленные журналы должны быть:

  • пронумерованы (номер ставится ручкой в верхнем правом углу листа, начиная со следующего за титульным);
  • прошнурованы (шнуровка на последней странице скрепляется печатью магазина и под ней делается опись с указанием количества прошнурованных страниц).

Мы не претендуем на всеобъемлющее освещение темы документации в магазине детских товаров, но надеемся, вы получили представление об объеме необходимой документации и готовы приступить их сбору.