Документы, необходимые для открытия Магазина канцтоваров

Канцелярские магазины могут быть специализированными (продавать материалы для ВУЗов, школьников или детей дошкольного возраста) или предоставлять покупателям широкий выбор товаров (от ручек и тетрадей до географических карт). Такие магазины открывают в ТРЦ и при учебных заведениях, в отдельных строениях и бывших квартирах. Магазин канцелярии может открыть Индивидуальный предприниматель (далее ИП) или работать под эгидой Общества с ограниченной ответственностью (далее, ООО или Общество).

От этих элементов зависит набор документов, которые придется оформлять перед открытием предприятие. Сбор таких документов - неотъемлемая часть легальной работы канцелярского магазина и именно о пакете обязательных документов мы расскажем в рамках данной статьи.

Юридические документы

К открытию канцелярского магазина нужно иметь на руках:

• правоустанавливающие документы на помещение;
• регистрационные документы;
• уставные документы для Общества и ИНН для предпринимателя;
• документы, подтверждающие личность предпринимателя или паспорта учредителей ООО;
• комплект обязательных договоров;
• разрешительную документацию от органов, контролирующих работу магазина канцелярских товаров (СЭС/Роспотребнадзор, ГПИ/Госпожинспекция, местная администрация);
• набор справок и выписок от Росстата и фондов (Пенсионного, медицинского).

Правоустанавливающие документы на помещение - это документация, определяющая ваши права в отношении помещения (свидетельство о праве собственности, договор аренды/купли/дарения). Комплект документов, необходимых для регистрации вашего канцелярского магазина, мы опишем в пункте "Бухгалтерские документы".

Под уставными документами подразумевается Устав Общества. Кроме того, нужно иметь Решение о добровольной организации Общества, Протокол заседания акционеров ООО (если их несколько) и приказ о назначении директора Общества (для ИП эти документы не нужны).

Перед открытием магазина, нужно получить:

1. Разрешение на размещение предприятия в выбранном вами помещении (выдает СЭС). Для этого потребуется написать заявление в местный отдел СЭС. И предоставить затребованные инспектором документы.
2. Согласование противопожарного режима в помещении и его соответствия нормативам от Госпожнадзора. Для этого потребуется написать заявление в местный отдел СЭС. И предоставить затребованные инспектором документы (в том числе, Руководство по пожбезопасности, кадастровый паспорт и документы БТИ, правоустанавливающие документы на предприятие и помещение, документы, описывающие противопожарную систему магазина).

Не забудьте отправить в Роспотребнадзор письмо, извещающее контролирующий орган о начале деятельности (это обязательные документы!). И составить ППК или программу производственного контроля (документ можно заказать в соответствующих структурах).

Деятельность канцелярского магазина не лицензируется, если вы не реализуете документы строгой отчетности. Но перед открытием нужно заключить набор обязательных договоров. Если вы открываете магазин в ТРЦ многие контракты (регламентирующие работу с поставщиками коммунальных услуг и обеспечивающие санитарный режим, например) не потребуются. Эту работу берет на себя арендодатель (если иначе не указано в арендном соглашении).

В общем случае вам потребуется заключить договоры:

1. С коммунальными службами на поставку тепла, электроэнергии, воды.
2. С Водоканалом на слив стоков.
3. С дезслужбами на дератизацию, дезинфекцию, дезинсекцию.
4. С поставщиками товаров и оборудования.
5. На вывоз и утилизацию ртутных ламп и твердых бытовых отходов. У организаций, утилизирующих лампы, содержащие ртуть, должна быть лицензия.
6. На установку и обслуживание вентиляции, кондиционеров, противопожарной системы, при необходимости (тревожной кнопки). У компаний, проводящих эти работы, должны быть лицензии. Их копии должны находиться в папке с документами на канцелярский магазин.
7. На периодические осмотры сотрудников медкомиссией с внесением отметок в санитарные книжки. Вы можете нанять сотрудников с санитарными книжками и актуальным медосмотром. Но обеспечить дальнейшее прохождение медосмотров по закону обязан работодатель.

Некоторые канцелярские магазины оказывают клиентам услуги по дистанционной покупке и доставке товара на дом. В этом случае придется заключить договор с почтой России и компаниями-перевозчиками.

При желании установить наружный баннер, а в некоторых городах и для установки вывески и ремонтных работ снаружи здания нужно разрешение архитектурного отдела местной администрации.

Бухгалтерские документы

Начнем с пакета документов, не являющихся собственно бухгалтерскими, а именно с бумаг, нужных для регистрации предприятия:

• паспорт предпринимателя/учредителей Общества;
• ИНН (для предпринимателя), уставные документы (для Общества);
• заявление в установленной форме (Р21001 для ИП и Р11001 для ООО);
• квитанция об оплате госпошлины.

Если вы регистрируете ООО, потребуются гарантийное письмо владельца помещения (можно приложить арендное соглашение), подтверждающее, что у вашего канцелярского магазина есть юридический адрес.

При открытии канцелярского магазина нужно сформировать в бухгалтерии папку со следующими документами:

• договоры на поставку оборудования (стеллажей, стола, прилавка, уголка потребителя);
• договоры с поставщиками канцелярского товара;
• сертификаты на использованные во время ремонта материалы, оборудование для магазина канцелярии и товары, подлежащие сертификации (сертификаты подтверждают, что эти изделия соответствуют требованиям СЭС и ГПИ для канцелярских магазинов);
• счета на закупленные товары, накладные на материалы, оборудование и прочий товар.

После открытия магазина и начала работы с покупателями вы будете подавать в налоговую инспекцию ежемесячные, квартальные и годовые отчеты, согласно установленным правилам. При этом инспектор имеет право потребовать у вас документы на закупку товара, чеки, выданные клиентам, или копии квитанций, если вы не установили у себя кассовый аппарат.

Для расчетов с клиентами по закону нужно установить онлайн-кассу (кассовый аппарат, ККМ). Только если вы оплачиваете налоги по патентной системе или ЕНВД, можно обойтись без кассы. В этом случае нужно купить квитанции, которые подтверждают оплату покупателями товара. Квитанции - документы строгой отчетности, они хранятся в бухгалтерии магазина.

При покупке онлайн-кассы потребуется не только договор на закупку "железа" (собственно кассы) и носителя фискальной информации, но и зарегистрировать аппарат в налоговой службе. Носитель фискальной информации берется на обслуживание организацией, имеющей разрешение на обслуживание таких систем. Кроме того, вам потребуется договор на получение интернет-услуг. Общество обязано взять ККМ на баланс.

При открытии Общества нужно обязательно открыть р/с (расчетный счет), эта процедура часто нужна и ИП.

Для открытия р/с нужно лично прийти в банк с документами:

• паспортом.
• выпиской из ЕГРЮЛ/ЕГРИП
• выпиской из отдела статистики;
• ОГРН/ОГРНИП.
• приказом о назначении директора или заведующего канцелярского магазина (для ИП не нужно!).

В отделении банка вам помогут написать заявление на открытие расчетного счета и помогут заполнить карточку клиента с образцом подписи предпринимателя/директора магазина. Представитель банка имеет право затребовать и другие документы, например, документ, подтверждающий законность вашего пребывания на территории РФ, если вы иностранный гражданин.

Прочие документы

В эту группу "Прочие" мы включили:

• набор документов для Уголка потребителя;
• минимальный комплект, обеспечивающий работу администрации канцелярского магазина (кадровые документы);
• журналы, инструкции, приказы, планы, помогающие поддерживать санитарную и противопожарную безопасность на объекте.

Уголок потребителя - это полка или стенд, располагающийся в доступном для покупателя месте и содержащий ряд информационных комплектов документов (его наличие контролирует Роспотребнадзор):

1. О предприятии (название канцелярского магазина, сведения о руководителе, копия ОГРН, ИНН для предпринимателя или Устава для Общества, имеющие сертификаты и лицензии).
2. О работе магазина канцелярии (график работы, перечень продаваемых в магазине товаров с ценами, условия обслуживания отдельных категорий населения: дети, ветераны ВОВ и т.п.).
3. О контролирующих органах (название местных отделов Роспотребнадзора, Пожарной инспекции и контактная информация).
4. О службах экстренной помощи (пожарной части, скорой помощи).
5. Книга отзывов и предложения.

Кадровая документация потребуется при наборе персонала, основной набор таких документов:

• должностные обязанности работников канцелярского;
• штатное расписание;
• договоры о полной материальной ответственности;
• табель выходов персонала;
• график отпусков;
• журнал регистрации и учета движения трудовых книжек;
• журнал регистрации приказов по персоналу (о приеме и увольнении, об отпуске и о переводе на другую должность);
• приказы, касающиеся персонала магазина канцелярии.

При работе с ГПН и СЭС вам потребуется набор журналов, приказов, инструкций:

Если в магазине канцтоваров одновременно может находиться 10 человек и более, потребуется план эвакуации, а если более 50 человек - потребуется система тушения пожара (при меньшем клиентопотоке достаточно системы оповещения).

Все журналы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Шнуровка в конце журнала скрепляется мастичной печатью компании. Если вы не хотите сами собирать, линовать и шнуровать журналы можно купить готовый пакет инструкций, книг и журналов. Некоторые компании предлагают даже заполненные книги.