Магазин бытовой химии - документы (юридические, бухгалтерские, СЭС)

Документы, необходимые для открытия Магазина бытовой химии

Решили открыть магазин бытовой химии, составили бизнес-план и посчитали минимальный размер вложений, определились с потребностью товаров бытовой химии у покупателей и выбрали место расположения магазина - вы проделали огромную работу. Но не забывайте, что для успешного ведения бизнеса потребуется собрать целый пакет обязательных документов.

Возможно, вы сталкивались с мнением, что никакие документы не нужны. Регистрируйте ИП или ООО, и дерзайте. Это не совсем так. В рамках нашей статьи мы опишем минимальный необходимый пакет документов для открытия магазина бытовой химии на законных основаниях, и надеемся, что эта информация поможет вам работать плодотворно, прибыльно и без штрафов.

Юридические документы

Набор документов зависит от того, открываете ли вы магазин по франшизе или под собственным брендом, арендуете помещение в ТРЦ, жилом доме или отдельно стоящем здании (а может, вы покупаете квартиру под магазин, хотите заниматься торговлей через интернет или на вынос), регистрируете ООО или ИП. Мы исходим из того, что у вас маленькое предприятие, и вы планируете взять помещение в аренду.

В торговом центре аренда будет, безусловно, дороже, чем в жилом доме или отдельном здании, но вам не придется заключать большую часть обязательных договоров. При аренде помещения в отдельно стоящем здании решение всех вопросов с коммунальными службами, пожарной инспекцией и дезинфекционно-санитарными службами ляжет на ваши плечи.

Если вы откроете магазин в жилом доме, это будет дешевле, чем работать в ТРЦ. Найти помещение для магазина на первом этаже жилого здания проще, чем отыскать отдельно стоящее сооружение, но помните, что трудности тоже будут. Нужно обязательно перевести помещение в нежилой фонд. И вы, наверняка, столкнетесь с дополнительным обременением в виде обустройства отдельной вентиляции и получения согласия соседей. В дальнейшем, вы вполне можете столкнуться с исками жильцов соседних квартир, страдающих от аллергии.

Общий набор обязательных договоров для открытия магазина бытовой химии включает контракты:

на поставку материалов для ремонта помещения, оборудование для магазина, товары;
на первичную и периодическую дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию помещения магазина бытовой химии;
на оказание коммунальных услуг;
на слив стоков;
на проведение периодических медосмотров персонала магазина;
на вывоз бытовых отходов;
на утилизацию ртутных ламп;
на стирку или химчистку рабочей одежды сотрудников и мягкого инвентаря;
на монтаж, дезинфекцию и техосмотры вентиляции и кондиционеров;
на монтаж и обслуживание противопожарной системы, а также тревожной кнопки, если вы ее будете устанавливать в магазине бытовой химии.

У организаций, занимающихся утилизацией мусора, установкой и обслуживанием вентиляционных и охранно-пожарных систем должна быть лицензия. Копию лицензий нужно приобщить к папке обязательных документов магазина бытовой химии.

Нанимая персонал магазина, вы можете отдать предпочтение продавцам с имеющими санитарными книжками и актуальным отметками о медосмотре в них. Но за прохождение осмотров работниками в дальнейшем ответственность несет работодатель. Оплачивать медосмотр по закону должен собственник магазина.

Если вы планируете доставку товара клиентам на дом, нужно заключить договор с почтой РФ или транспортными компаниями. При использовании наемного труда не забудьте заключить с сотрудниками договоры о материальной ответственности.

Заключать договора вы будете после того, как арендуете (купите) помещение и зарегистрируете ООО или ИП. Договор аренды был указан первым, потому что он пригодится, если вы регистрируете магазин, как Общество с ограниченной ответственностью (далее, Общество).

Этот договор определяет ваши права на помещение и обязанности по отношению к арендодателю. Этот же договор ограничивает зоны влияния арендодателя (например, оговаривает обязанности собственника помещение по отношению к коммунальным службам, пожарным и т.д.).

О пакете документов для регистрации магазина бытхимии в ФНС (налоговой службе) мы расскажем в параграфе "Бухгалтерская документация".

После аренды помещения вам нужно получить ряд разрешений и согласований:

заключение от местного отдела СЭС о соответствии помещения санитарным требованиям к магазинам бытовой химии;
заключение о соответствии помещения требованиям противопожарного режима для магазинов бытовой химии (выдается Государственной пожарной инспекцией/ГПН после рассмотрения пакета документов);
разрешение от Роспотребнадзора на размещение магазина в выбранном помещении, выдается после получения положительного заключения от СЭС и ГПН;
согласование с местными органами управления установки наружной рекламы (письмо-согласие собственника помещения прилагается).

В некоторых регионах и городах требуется разрешение на проведение ремонта фасада и утверждение для макета вывески магазина бытовой химии (Москва, Питер).

По теме подготовки документов у начинающих предпринимателей часто возникает два вопроса: нужна ли лицензия на реализацию бытхимии и требуется ли разрешение на розничную торговлю. Эти документы на сегодня не нужны. А вот уведомить письмом Роспотребнадзор о начале деятельности вы обязаны.

Для получения заключения пожарной инспекции нужно обратиться в местный отдел ГПН с заявлением и предоставить пакет документов (точный перечень узнавайте у инспектора):

договор аренды/свидетельство о праве собственности;
кадастровые документы;
выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
ОГРН/ОГРНИП;
руководство по ППБ, подготовленное для конкретного магазина бытовой химии;
приказ о назначении работника, ответственного за соблюдение ППБ режима;
контракты с компаниями, обеспечивающими установку и обслуживание противопожарных систем и вентиляции (копии лицензии компаний прилагаются);
акты о проверки системы вентиляции;
акты с результатами замеров напряжения бытовой электросети.

Для санстанции не забудьте подготовить или приобрести программу производственного контроля (ППК).

Бухгалтерские документы

Прежде, чем говорить о бухгалтерских документах, опишем пакет бумаг, требующийся для регистрации предприятия.

Открывая Общество, в ФНС предоставляют:

учредительные документы;
паспорта учредителей;
квитанцию об уплате госпошлины;
заявление в установленной форме;
договор аренды, свидетельство о праве собственности ан помещение или гарантийное письмо собственника помещения о предоставлении магазину бытовой химии, как предприятию, юридического адреса.

Организовываясь как ИП нужно подать в ФНС:

паспорт;
ИНН;
квитанцию об уплате госпошлины;
заявление в установленной форме.

После регистрации предприятия в налоговую инспекцию нужно подавать отчеты, согласно установленным срокам. Причем, даже если вы делаете ремонт, и соответственно, не получаете прибыли, нужно сдавать нулевые отчеты.

Основная отчетная документация у вас появится после введения магазина в эксплуатацию.

Кроме этого, нужно подготовить папки для:

счетов;
накладных;
актов приемки-передачи товара;
товарных чеков.

Для работы с покупателями потребуется купить и узаконить ККМ (контрольно-кассовый аппарат/онлайн кассу). Без этого можно обойтись, если вы находитесь на едином налоге на вмененный доход, но покупателям придется выдавать квитанции о покупке, а второй экземпляр хранить у себя.

При покупке онлайн-кассы нужно заключить договор:

на покупку аппарата;
на покупку носителя информации онлайн-кассы;
на обслуживание этого носителя;
на оказание услуг интернет-связи.

Кассовый аппарат регистрируют в налоговой инспекции, ООО ставит ККМ на баланс предприятия.

Для работы с поставщиками и оптовыми покупателями придется открыть расчетный счет. С этой целью предприниматель (для ИП), директор магазина бытовой химии (для ООО) должен посетить банк лично с паспортом, ОГРН/ОГРНИП, выпиской ЕГРЮЛ/ЕГРИП и Росстата. Директору магазина нужно захватить приказ о назначении его первым руководителем (для ООО). В банке нужно оставить образец подписи.

Прочие документы

Открывая магазин бытовой химии, не забудьте оформить Уголок потребителя. Это стенд с информацией о предприятии, его товарах и организациях, контролирующих деятельность магазина.

Комплект документов для Уголка потребителя содержит информацию:

о название предприятие и форме его собственности;
график работы магазина бытовой химии;
о руководителе (ФИО директора/предпринимателя, его контакты;
ИНН предпринимателя или копию Устава Общества, ОРГН/ОГРНИП;
Закон о защите прав потребителя (копию);
книгу отзывов и предложений;
прайс;
правила торговли (копию);
имеющиеся лицензии/сертификаты;
название, адрес и телефон СЭС, ГПИ, Роспотребнадзора.

При использовании наемного труда, вам придется вести кадровую документацию. Минимум документов, которые вам потребуются:

штатное расписание;
график выходов персонала;
табель учета рабочего времени продавцов и других работников;
график отпусков;
журнал учета рабочего времени;
книга учета трудовых книжек.

Магазин бытовой химии - предприятие с повышенным риском возгорания. Поэтому пожарная инспекция будет внимательно следить за состоянием помещений и документооборотом по ППБ.

В эту группу документов включают документы по ОТ, ТБ и ППБ:

Правила пожарной безопасности.
Копию закона о пожбезопасности (З-н №69 от 21 января 94 года).
Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности персоналу, не имеющему соответствующего образования.
Журналы инструктажей по технике безопасности и охране труда.
Журналы (вводного, первичного, текущего) инструктажа по противопожарной безопасности.
Журнал учета несчастных случаев на работе.
Журнал учета огнетушителей.
Журнал учета других средств тушения пожара, например, пожарных рукавов и гидрантов (при наличии).
Журнал проверки рабочего состояния огнетушителей (все огнетушители поверят и снабжают биркой с датой поверки).
Комплект инструкций по ППБ, ТБ и ОТ.
Правила поведения работников при пожаре.
Приказ о назначении работника, отвечающего за соблюдение противопожарного режима в помещении магазина бытовой химии и на складе.
Эвакуационный план, если в магазине одновременно может находиться более 10 человек.

При проверке санитарного состояния магазина, СЭС (Роспотребнадзор) может потребовать:

книгу учета медицинских книжек персонала (и собственно книжки);
журнал учета дезсредств;
график генеральной уборки и дезинфекции помещения магазина;
график уборки и дезинфекции санузла (не нужен, если вы арендуете помещение в ТРЦ);
ППК.

Не забудьте купить журнал проверок магазина бытовой химии контролирующими органами, и просите делать отметки в этом журнале всех, посещающих ваше предприятие, инспекторов.

Журналы, с которыми вы будете работать, должны быть пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скреплены печатью магазина. Если вы затрудняетесь подготовить журналы самостоятельно, их можно купить в специализированном магазине. Некоторые компании предлагают даже заполненные варианты документов и готовые пакеты инструкций.