Документы, необходимые для открытия Магазина бытовой химии

Решили открыть магазин бытовой химии, составили бизнес-план и посчитали минимальный размер вложений, определились с потребностью товаров бытовой химии у покупателей и выбрали место расположения магазина - вы проделали огромную работу. Но не забывайте, что для успешного ведения бизнеса потребуется собрать целый пакет обязательных документов.

Возможно, вы сталкивались с мнением, что никакие документы не нужны. Регистрируйте ИП или ООО, и дерзайте. Это не совсем так. В рамках нашей статьи мы опишем минимальный необходимый пакет документов для открытия магазина бытовой химии на законных основаниях, и надеемся, что эта информация поможет вам работать плодотворно, прибыльно и без штрафов.

Юридические документы

Набор документов зависит от того, открываете ли вы магазин по франшизе или под собственным брендом, арендуете помещение в ТРЦ, жилом доме или отдельно стоящем здании (а может, вы покупаете квартиру под магазин, хотите заниматься торговлей через интернет или на вынос), регистрируете ООО или ИП. Мы исходим из того, что у вас маленькое предприятие, и вы планируете взять помещение в аренду.

В торговом центре аренда будет, безусловно, дороже, чем в жилом доме или отдельном здании, но вам не придется заключать большую часть обязательных договоров. При аренде помещения в отдельно стоящем здании решение всех вопросов с коммунальными службами, пожарной инспекцией и дезинфекционно-санитарными службами ляжет на ваши плечи.

Если вы откроете магазин в жилом доме, это будет дешевле, чем работать в ТРЦ. Найти помещение для магазина на первом этаже жилого здания проще, чем отыскать отдельно стоящее сооружение, но помните, что трудности тоже будут. Нужно обязательно перевести помещение в нежилой фонд. И вы, наверняка, столкнетесь с дополнительным обременением в виде обустройства отдельной вентиляции и получения согласия соседей. В дальнейшем, вы вполне можете столкнуться с исками жильцов соседних квартир, страдающих от аллергии.

Общий набор обязательных договоров для открытия магазина бытовой химии включает контракты:

  • на поставку материалов для ремонта помещения, оборудование для магазина, товары;
  • на первичную и периодическую дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию помещения магазина бытовой химии;
  • на оказание коммунальных услуг;
  • на слив стоков;
  • на проведение периодических медосмотров персонала магазина;
  • на вывоз бытовых отходов;
  • на утилизацию ртутных ламп;
  • на стирку или химчистку рабочей одежды сотрудников и мягкого инвентаря;
  • на монтаж, дезинфекцию и техосмотры вентиляции и кондиционеров;
  • на монтаж и обслуживание противопожарной системы, а также тревожной кнопки, если вы ее будете устанавливать в магазине бытовой химии.

У организаций, занимающихся утилизацией мусора, установкой и обслуживанием вентиляционных и охранно-пожарных систем должна быть лицензия. Копию лицензий нужно приобщить к папке обязательных документов магазина бытовой химии.

Нанимая персонал магазина, вы можете отдать предпочтение продавцам с имеющими санитарными книжками и актуальным отметками о медосмотре в них. Но за прохождение осмотров работниками в дальнейшем ответственность несет работодатель. Оплачивать медосмотр по закону должен собственник магазина.

Если вы планируете доставку товара клиентам на дом, нужно заключить договор с почтой РФ или транспортными компаниями. При использовании наемного труда не забудьте заключить с сотрудниками договоры о материальной ответственности.

Заключать договора вы будете после того, как арендуете (купите) помещение и зарегистрируете ООО или ИП. Договор аренды был указан первым, потому что он пригодится, если вы регистрируете магазин, как Общество с ограниченной ответственностью (далее, Общество).

Этот договор определяет ваши права на помещение и обязанности по отношению к арендодателю. Этот же договор ограничивает зоны влияния арендодателя (например, оговаривает обязанности собственника помещение по отношению к коммунальным службам, пожарным и т.д.).

О пакете документов для регистрации магазина бытхимии в ФНС (налоговой службе) мы расскажем в параграфе "Бухгалтерская документация".

После аренды помещения вам нужно получить ряд разрешений и согласований:

  • заключение от местного отдела СЭС о соответствии помещения санитарным требованиям к магазинам бытовой химии;
  • заключение о соответствии помещения требованиям противопожарного режима для магазинов бытовой химии (выдается Государственной пожарной инспекцией/ГПН после рассмотрения пакета документов);
  • разрешение от Роспотребнадзора на размещение магазина в выбранном помещении, выдается после получения положительного заключения от СЭС и ГПН;
  • согласование с местными органами управления установки наружной рекламы (письмо-согласие собственника помещения прилагается).

В некоторых регионах и городах требуется разрешение на проведение ремонта фасада и утверждение для макета вывески магазина бытовой химии (Москва, Питер).

По теме подготовки документов у начинающих предпринимателей часто возникает два вопроса: нужна ли лицензия на реализацию бытхимии и требуется ли разрешение на розничную торговлю. Эти документы на сегодня не нужны. А вот уведомить письмом Роспотребнадзор о начале деятельности вы обязаны.

Для получения заключения пожарной инспекции нужно обратиться в местный отдел ГПН с заявлением и предоставить пакет документов (точный перечень узнавайте у инспектора):

  • договор аренды/свидетельство о праве собственности;
  • кадастровые документы;
  • выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
  • ОГРН/ОГРНИП;
  • руководство по ППБ, подготовленное для конкретного магазина бытовой химии;
  • приказ о назначении работника, ответственного за соблюдение ППБ режима;
  • контракты с компаниями, обеспечивающими установку и обслуживание противопожарных систем и вентиляции (копии лицензии компаний прилагаются);
  • акты о проверки системы вентиляции;
  • акты с результатами замеров напряжения бытовой электросети.

Для санстанции не забудьте подготовить или приобрести программу производственного контроля (ППК).

Бухгалтерские документы

Прежде, чем говорить о бухгалтерских документах, опишем пакет бумаг, требующийся для регистрации предприятия.

Открывая Общество, в ФНС предоставляют:

  • учредительные документы;
  • паспорта учредителей;
  • квитанцию об уплате госпошлины;
  • заявление в установленной форме;
  • договор аренды, свидетельство о праве собственности ан помещение или гарантийное письмо собственника помещения о предоставлении магазину бытовой химии, как предприятию, юридического адреса.

Организовываясь как ИП нужно подать в ФНС:

  • паспорт;
  • ИНН;
  • квитанцию об уплате госпошлины;
  • заявление в установленной форме.

После регистрации предприятия в налоговую инспекцию нужно подавать отчеты, согласно установленным срокам. Причем, даже если вы делаете ремонт, и соответственно, не получаете прибыли, нужно сдавать нулевые отчеты.

Основная отчетная документация у вас появится после введения магазина в эксплуатацию.

Кроме этого, нужно подготовить папки для:

  • счетов;
  • накладных;
  • актов приемки-передачи товара;
  • товарных чеков.

Для работы с покупателями потребуется купить и узаконить ККМ (контрольно-кассовый аппарат/онлайн кассу). Без этого можно обойтись, если вы находитесь на едином налоге на вмененный доход, но покупателям придется выдавать квитанции о покупке, а второй экземпляр хранить у себя.

При покупке онлайн-кассы нужно заключить договор:

  • на покупку аппарата;
  • на покупку носителя информации онлайн-кассы;
  • на обслуживание этого носителя;
  • на оказание услуг интернет-связи.

Кассовый аппарат регистрируют в налоговой инспекции, ООО ставит ККМ на баланс предприятия.

Для работы с поставщиками и оптовыми покупателями придется открыть расчетный счет. С этой целью предприниматель (для ИП), директор магазина бытовой химии (для ООО) должен посетить банк лично с паспортом, ОГРН/ОГРНИП, выпиской ЕГРЮЛ/ЕГРИП и Росстата. Директору магазина нужно захватить приказ о назначении его первым руководителем (для ООО). В банке нужно оставить образец подписи.

Прочие документы

Открывая магазин бытовой химии, не забудьте оформить Уголок потребителя. Это стенд с информацией о предприятии, его товарах и организациях, контролирующих деятельность магазина.

Комплект документов для Уголка потребителя содержит информацию:

  • о название предприятие и форме его собственности;
  • график работы магазина бытовой химии;
  • о руководителе (ФИО директора/предпринимателя, его контакты;
  • ИНН предпринимателя или копию Устава Общества, ОРГН/ОГРНИП;
  • Закон о защите прав потребителя (копию);
  • книгу отзывов и предложений;
  • прайс;
  • правила торговли (копию);
  • имеющиеся лицензии/сертификаты;
  • название, адрес и телефон СЭС, ГПИ, Роспотребнадзора.

При использовании наемного труда, вам придется вести кадровую документацию. Минимум документов, которые вам потребуются:

  • штатное расписание;
  • график выходов персонала;
  • табель учета рабочего времени продавцов и других работников;
  • график отпусков;
  • журнал учета рабочего времени;
  • книга учета трудовых книжек.

Магазин бытовой химии - предприятие с повышенным риском возгорания. Поэтому пожарная инспекция будет внимательно следить за состоянием помещений и документооборотом по ППБ.

В эту группу документов включают документы по ОТ, ТБ и ППБ:

  1. Правила пожарной безопасности.
  2. Копию закона о пожбезопасности (З-н №69 от 21 января 94 года).
  3. Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности персоналу, не имеющему соответствующего образования.
  4. Журналы инструктажей по технике безопасности и охране труда.
  5. Журналы (вводного, первичного, текущего) инструктажа по противопожарной безопасности.
  6. Журнал учета несчастных случаев на работе.
  7. Журнал учета огнетушителей.
  8. Журнал учета других средств тушения пожара, например, пожарных рукавов и гидрантов (при наличии).
  9. Журнал проверки рабочего состояния огнетушителей (все огнетушители поверят и снабжают биркой с датой поверки).
  10. Комплект инструкций по ППБ, ТБ и ОТ.
  11. Правила поведения работников при пожаре.
  12. Приказ о назначении работника, отвечающего за соблюдение противопожарного режима в помещении магазина бытовой химии и на складе.
  13. Эвакуационный план, если в магазине одновременно может находиться более 10 человек.

При проверке санитарного состояния магазина, СЭС (Роспотребнадзор) может потребовать:

  • книгу учета медицинских книжек персонала (и собственно книжки);
  • журнал учета дезсредств;
  • график генеральной уборки и дезинфекции помещения магазина;
  • график уборки и дезинфекции санузла (не нужен, если вы арендуете помещение в ТРЦ);
  • ППК.

Не забудьте купить журнал проверок магазина бытовой химии контролирующими органами, и просите делать отметки в этом журнале всех, посещающих ваше предприятие, инспекторов.

Журналы, с которыми вы будете работать, должны быть пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скреплены печатью магазина. Если вы затрудняетесь подготовить журналы самостоятельно, их можно купить в специализированном магазине. Некоторые компании предлагают даже заполненные варианты документов и готовые пакеты инструкций.