Документы, необходимые для открытия Оптики

Оптика - это перспективный и прибыльный бизнес. Все больше людей разных возрастов нуждаются в очках и линзах. Это связано с работой за компьютером, ранним развитием детей, у которых занятия начинаются до того, как органы зрения созреют для чтения и, наличием в каждом доме телевизоров, планшетов, смартфонов, а также с увеличением влияния агрессивной для глаз среды (зданий с гладкой блестящей облицовкой) в городах.

Оптику открывают, как магазин или предприятие с дополнительными услугами офтальмолога (последний формат гораздо популярнее у покупателей), по франшизе и без нее, как ООО или ИП, в арендованном или собственном знании, в отдельно стоящем здании или в ТРЦ (крупной клинике). От этих нюансов будет зависеть пакет документов, которые нужно собрать, предоставить в контролирующие органы и вести в процессе деятельности, чтобы работать без штрафов. Мы предлагаем основной комплект бумаг, который вы расширите или уменьшите с помощью инспекторов Роспотребнадзора и ГПН (пожарных).

Юридические документы

В этом параграфе мы опишем комплекты документов, требующиеся:

• для получения медицинской лицензии на оптику;
• заключений и согласований с Роспотреб- и Госпожнадзором.

В эту же графу мы включили набор договоров, которые нужно заключить для открытия оптики. Некоторые из них нужны для лицензирования и получения заключений от контролирующих структур.

Договоры для открытия оптики

К обязательным договорам относят следующие контракты:

• на дератизацию;
• на дезинсекцию;
• на дезинфекцию;
• на монтаж и очистку кондиционеров и системы вентиляции в целом;
• на утилизацию люминесцентных ламп
• на вывоз твердых бытовых отходов;
• на утилизацию медицинских отходов и просроченных препаратов (при необходимости);
• на установку и обслуживание системы сигнализации о пожаре;
• на монтаж и обслуживание сигнализации (тревожной кнопки);
• на стирку и химчистку спецодежды и мягкого инвентаря;
• периодические медосмотры персонала оптики;
• на поставку воды, электроэнергии, тепла;
• на слив стоков;
• на периодическую проверку условий микроклимата, шума, освещения рабочего места врача;
• на периодические лабораторные исследования кабинета офтальмолога на предмет поддержания санитарного режима;
• с контрагентами на поставку медицинского оборудования и товара (оправы, линзы и др).

Комплект договоров, а также программу производственного контроля (ППК) можно готовить самостоятельно или же обратиться в компании, решающие такие вопросы для начинающих предпринимателей.

Лицензионный пакет

Для пожарной инспекции

Чтобы пройти инспекцию, нужно подать заявку в местное отделение Госпожнадзора и предоставить пакет документов:

1.  Свидетельство регистрации оптики в ФНС и регистрационный номер.
2. Правоустанавливающие документы юридического лица или ИП.
3. Выписку из единого реестра предпринимателей или юридических лиц
4. Правоустанавливающие документы на помещение, выбранное под оптику (договор покупки, аренды, свидетельство о праве собственности).
5. Копию свидетельств ОГРН.
6. Копия плана из бюро технической инвентаризации с подробными пояснениями.
7. Сведения о системе оповещения о пожаре (тушения возгорания), и договор на ее установку обслуживание (копия).
8. Копии свидетельства о прохождении пожарно-технического минимума (ПТМ).
9. Приказ о назначении директора оптики (для Общества с ограниченной ответственностью).

Получение заключения от ГПН важно для получения лицензии.

Документы для Росоптребнадзора

Чтобы получить разрешение на размещение оптики в выбранном помещении и заключение СЭС, нужно обратиться в местное отделение Роспотребнадзора с заявлением и пакетом документов:

1. Свидетельство о постановке на учет в ФНС.
2. Выписка из ЕГРЮЛ для ООО и из ЕГРИП для ИП.
3. Свидетельство о внесении оптики в государственный реестр.
4. Уставные документы (для Общества), копия паспорта (для предпринимателя).
5. Договор аренды или субаренды, дарения или свидетельство о праве собственности на помещение.
6. Документы из Бюро техинфентаризации с пояснениями.
7. Копии договоров, помогающих обеспечить санитарный режим в помещении оптики (на дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию, а также вывоз и утилизацию отходов и ртутных ламп).
8. Схема работы с просроченными лекарствами (если есть кабинет офтальмолога).
9. Санитарные книжки сотрудников оптики.
10. Документы, которые подтверждают устойчивость отделки к влажной уборке и обработке дезинфицирующими веществами.
11. Документы, касающиеся системы кондиционирования и вентиляции (паспорта, договоры по ТО и дезинфекции, журналы по эксплуатации, проверки и ремонту).
12. Документы (сертификат, декларация соответствия и прочее) на используемые средства дезинфекции.

Полный перечень документов для этой надзорной организации можно уточнить в местном отделе Роспотребнадзора.

Документы для местной администрации

Эти документы вам потребуются, если вы задумались о наружной рекламе оптики, а в Москве и Санкт-Петербурге они также нужны при ремонте фасада и заказе вывески.

В комплект входит:

• заявление;
• документы из Бюро техинфентаризации и кадастровый паспорт;
• письменное согласие владельца помещения на проводимые вами изменения.

Уточните в местном архитектурном отделе, нужны ли в вашем случае эти документы. И помните, что любой контролирующий орган может затребовать дополнительные справки и выписки по своему усмотрению.

Бухгалтерские документы

На момент открытия оптики нужно иметь пакет документов на оборудование, дезинфектанты и лекарственные препараты (если они будут использоваться при оказании услуг населению), товар:

• накладные;
• заказы;
• счета;
• акты получения;
• сертификаты.

Учетно-отчетная документация появится на этапе активной работы оптики. Для расчетов с клиентами нужно обзавестись онлайн-кассой. Без этого можно обойтись, если вы работаете, как ИП, и выплачиваете налоги по патентной системе или отдаете  в пользу государства единый налог на временный доход (ЕНВД).

Чтобы кассой (ККМ) можно было пользоваться на законных основаниях, нужно:

• заключить договор на поставку и обслуживание прибора и носителя фискальной информации к нему;
• поставить онлайн-кассу на учет в налоговой инспекции;
• заключить договор на оказание Интернет-услуг.

Для закупки оборудования и товара удобнее пользоваться безналичным расчетом (проводить операции через расчетный счет). Для открытия расчетного счета нужно лично прийти в банк. Это делает индивидуальный предприниматель с документами, подтверждающими личность и правоустанавливающими документами на оптику.

Если оптика зарегистрирована, как Общество, расчетный счет открывает директор предприятия. И, кроме указанных документов, он должен принести с собой приказ о назначении его первым лицом компании.

В этот параграф мы включили набор документов, требующихся для регистрации бизнеса в налоговых органах.

Индивидуальному предпринимателю достаточно:

• копии паспорта;
• копии ИНН;
• заявления в установленной форме;
• документа, подтверждающие оплату пошлины государству.

Для регистрации Общества нужно представить в налоговые структуры:

• уставные документы;
• копии паспортов учредителей;
• заявление;
• документ, подтверждающие оплату пошлины государству.

Регистрация предприятия - это один из самых простых этапов, которые нужно пройти до открытия оптики.

Другие документы

К этой группе относятся внутренние документы (кадровые, по ТБ, ОТ, ППБ, требующиеся для поддержания санитарного режима в помещении оптики). В эту же группу мы включили перечень документов, требующихся для организации уголка потребителя.

Уголок потребителя или информационный стенд проверяет Роспотребнадзор (СЭС), он включает:

• регистрационные документы предприятия;
• лицензии и сертификаты;
• ЗоЗПП;
• правила торговли;
• книгу отзывов и предложений;
• перечень структур, проверяющих работу оптики и телефоны местных отделов этих структур;
• телефон местного отдела защиты прав потребителей;
• график работы оптики;
• правила внутреннего распорядка;
• список предлагаемых товаров и услуг с ценой.

В раздел кадровой документации следует отнести:

• внутренние приказы и распоряжения по предприятию;
• приказы о приеме работников и их увольнении;
• штатное расписание и табель рабочего времени;
• графики выходов и отпусков сотрудников;
• журнал учета трудовых книжек сотрудников и сами трудовые книжки;
• личные карточки сотрудников;
• приказы о начислении премии;
• договоры материальной ответственности.

В раздел документов по технике безопасности, охране труда и противопожарной безопасности входит набор приказов, журналов, инструкций, программ:

Эти документы необходимы, но их проверка вам грозит только в случае обращений граждан в контролирующие органы с жалобами, а также при возникновении несчастных случаев или возгораний.

Обратите внимание, что журналы и бланки для оформления и расследования несчастных случаев на производстве должны быть обязательно, независимо от наличия несчастных случаев.

К документам, которые требует СЭС и которые нужно вести для поддержания санитарного режима в помещениях оптики относят журналы:

• учета лекарственных средств с ограниченным сроком годности и дефектуры (при наличии кабинета офтальмолога);
• работы оптики;
• регистрации температурного режима холодильного оборудования (при его наличии);
• регистрации неправильно выписанных рецептов;
• учета поступления и расхода дезсредств;
• генеральных уборок и дезинфекции помещений оптики (в том числе санузлов);
• учета очистки и дезинфекции вентиляции и кондиционеров.

Кроме этого, должны быть инструкции для младшего медицинского персонала по уборке помещений, правила приготовления дезрастворов и журнал учета проверок СЭС.

Полный комплект документов можно заказать или подготовить самостоятельно. При этом помните, что журналы обязательно нумеруют, прошивают и скрепляют мастичной печатью, указав количество страниц в каждом журнале.