Документы, необходимые для открытия Типографии

Пока процветает малый бизнес, нуждающийся в печати небольших тиражей типографской продукции, будут процветать и небольшие типографии. Но чтобы полиграфическое дело приносило прибыль и удовольствие, предприятие должно работать законно. А это значит, все документы должны быть в наличии, грамотно оформлены и разложены по папкам. О пакете необходимых для открытия и работы типографии документов мы и расскажем в рамках этой статьи.

Юридические документы

Открыть типографию можно как Общество с ограниченной ответственностью (ООО), и как ИП (Индивидуальный предприниматель). Какие документы нужны для регистрации каждой из форм собственности мы расскажем в параграфе "Бухгалтерские документы".

Если вы планируете открывать Общество, начните с поиска и аренды (приобретения) помещения. Правоустанавливающие документы на помещение вам понадобятся на этапе регистрации бизнеса.

Для открытия полиграфии не нужна лицензия, разрешение на деятельность от Пожарной инспекции (ГПН) или Роспотребнадзора, если вы не будете печатать бланки строгой отчетности (БСО), имеющие защиту от подделки. Даже печать БСО без защиты от подделки не лицензируется.

Однако, предприниматель обязан:

  1. Соблюдать правила и требования санитарных и противопожарных норм для подобных заведений.
  2. Уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности.

Если же ваша продукция содержит элементы защиты (не менее двух), нужно получить лицензию от Минфина РФ.

Если вы планируете получать подобную лицензию, нужно обратиться в Минфин с заявлением в установленной форме и подать пакет документов:

  1. Документы, подтверждающие квалификацию персонала полиграфии и наличие у работников стажа от 5 лет и более.
  2. Инструкции, описывающие правила хранения, учета и защиты продукции полиграфии (формы учета прилагаются, договоры с охранными структурами прилагаются).
  3. Описание элементов защиты.
  4. Документы, подтверждающие право лицензиата на использование программ для ЭВМ и электронных баз данных, а также подтверждение, что данные программы прошли соответствующую проверку.
  5. Документы, подтверждающие наличие у лицензиата оборудования, обеспечивающего нанесение защиты на полиграфическую продукцию.
  6. Информация, подтверждающая, что ваша компания имеет условия, позволяющие наносить защитные элементы на документы.

Информация предоставляется в виде копий, заверенных печатью компании и подписью ее руководителя или уполномоченного лица.

Для нормальной работы полиграфии нужно заключить несколько договоров:

  • на поставку расходных материалов;
  • на приобретение, аренду, лизинг оборудования;
  • вывоз ТБИ;
  • оказание коммунальных услуг, если этим вопросом не занимается арендодатель;
  • на утилизацию ртутных ламп;
  • на стирку и химчистку спецодежды работников и мягкого инвентаря (если он имеется);
  • на слив стоков;
  • на дезинфекцию, дератизацию, дезинсекцию;
  • договор на установку и обслуживание охранно-пожарных систем (организация, занимающаяся этими вопросами должна иметь лицензию);
  • договор на установку и ТО системы вентиляции и кондиционирования (организация, занимающаяся этими вопросами должна иметь лицензию).

Сразу после открытия предприятия риск, что СЭС или ГПН проверит у вас наличие этих договоров, минимален. Но они должны быть.

Бухгалтерские документы

К этой группе документов относят договоры на поставку расходных материалов, документы, подтверждающие право собственности (использования) на оборудование полиграфии, отчетную документацию для налоговой.

А также внутренние документы, обеспечивающие четкое выполнение заказов:

  • накладные на сдачу готовой продукции;
  • счета;
  •  заявки на печать, на порезку печати;
  • технологические карты на изготовление продукции, печать книг;
  • приказы о порезки печати;
  • рапортички о готовности работы;
  • наряды на выполнение работ;
  • требование на получение материалов и т.д.

Мы включили в эту группу список документов для открытия расчетного счета, приобретения и использования контрольно-кассового аппарата (если вы планируете работать с наличными средствами) и комплект документов для регистрации типографии в ФНС (налоговой службе).

Для регистрации бизнеса индивидуальному предпринимателю достаточно подать:

  1. Заявление в установленной форме.
  2. ИНН.
  3. Копию паспорта.
  4. Квитанцию об оплате государственной пошлины.

Для регистрации Общества нужен расширенный пакет документов:

  1. Уставные документы.
  2. Сведения о предоставлении юридического адреса предприятию (гарантийное письмо собственника помещения или договор аренды/купли-продажи/дарения).
  3. Заявление в установленной для юридических лиц форме.
  4. Копии документов, подтверждающих личность собственников предприятия.

Открывая небольшое предприятие по производству печатной продукции, некоторые предприниматели регистрируют бизнес, не имея офиса, договора аренды и даже телефона (предоставляют в ФНС фиктивный/купленный юридический адрес). Заканчивается такое авантюрное решение по-разному: успехом, уходом из бизнеса или проблемами с контролирующими структурами. Мы описываем правильные шаги к успешному бизнесу. Решение о заключении конкретных договоров или подготовке отдельных пакетов документов остается на ваше усмотрение.

Для открытия расчетного счета на типографию потребуется лично прийти в банк (предпринимателю для ИП и директору/заведующему полиграфическим предприятием для ООО) и написать заявление, а также оставить образец подписи.

Кроме этого, нужно предоставить:

  • паспорт заявителя;
  • ИНН;
  • свидетельство о госрегистрации;
  • выписку из ЕГРЮЛ (для Общества) или выписку из ЕГРИП (для предпринимателя);
  • выписку из управления Статистики.
  • приказ о назначении директором/заведующим заявителя (для ООО).

Банк может потребовать и другие документы. Но обычно этого комплекта достаточно.

Если вы открыли типографию как ИП и планируете работать с наличными средствами, потребуется приобрести онлайн-кассу (ККМ).

Чтобы касса работала на законных основаниях, ее нужно поставить на учет в ФНС и на баланс предприятия (для Общества), а также заключить набор договоров:

  • на оказание интернет услуг;
  • на покупку кассы и носителя фискальной информации (НФИ) к ней;
  • на обслуживание НФИ.

Отложить покупку ККМ, если вы будете оплачивать налоги по патентной системе или ЕНВД и будете выдавать заказчикам квитанции об оплате заказа.

Прочие документы

В эту группу мы отнесли кадровую документацию, которая у вас появится при наборе персонала и комплект документов, которые может потребовать СЭС или ГПН при проверке, а также список документов для уголка потребителя.

Роспотребнадзор или Пожарная инспекция посетят ваше предприятие в случае жалобы. В начале деятельности риск столкнуться с проверкой невелик. Но соответствующая документация должна быть в наличии.

В Уголке потребителя размещают информацию о типографии:

  • название;
  • регистрационные документы, лицензии и сертификаты (при их наличии);
  • сведения о руководителе (предпринимателе) и контактная информация;
  • ЗоЗПП;
  • график работы типографии;
  • информация о местных отделах СЭС и пожарных и телефоны для связи с ними;
  • книга отзывов и предложений;
  • прайс-лист.

Информационный стенд типографии должен быть размещен в удобном для клиентов месте, к нему должен быть организован свободный доступ заказчиков.

Любое предприятие должно иметь приказы, инструкции, распоряжения и журналы инструктажей, помогающие обеспечивать противопожарную и санитарную безопасность организации.

При наличии санузла, принадлежащего типографии (если вы арендовали помещение не на территории ТЦ), должен быть составлен график уборки и дезинфекции этого помещения. Обязательно нужно завести журнал регистрации несчастных случаев на предприятии (даже если травм никогда не будет, журнал должен быть) и журнал учета и поверок первичных средств тушения пожара (огнетушителей).

Ваша типография должна пользоваться:

  • международными стандартами качеств;
  • ГОСТАми для полиграфической продукции;
  • климатическими правилами и требованиями для предприятий полиграфической промышленности;
  • иметь разработанные нормы печати, технологические инструкции и требования к готовой продукции, подписанные первым руководителем.

В пакет кадровой документации включен:

  • журнал учета трудовых книжек работников;
  • график работы сотрудников и график отпусков;
  • штатное расписание;
  • журнал учета рабочего времени;
  • табель;
  • приказы о приеме на работу персонала и увольнении сотрудников.

Все эти документы появятся у вас по мере работы типографии. Список неполный, например, при изготовлении и хранении продукции у вас появятся журнал учета материалов и готовой продукции, журнал списания брака. При установке видеонаблюдения в типографии, вам понадобятся инструкции по правилам видеонаблюдения должностных лиц. Если компания будет успешно расти, потребуются инструкции по делопроизводству и другие документы, позволяющие управлять документооборотом типографии. Но на этапе открытия можно обойтись без этих документов.