Документы, необходимые для открытия Гостиницы
Гостиничный бизнес дело прибыльное и популярное. Несмотря на обилие гостиниц разного формата, они остаются достаточно востребованными. Если вы задумались об организации гостиничного бизнеса, будьте готовы потратить несколько месяцев на подготовку и оформление объемного пакета документов внешних и внутренних. Причем имейте в виду, что даже для открытия гостиницы в мини-формате понадобится практически такой же пакет бумаг, как для организации гостиничного комплекса.
Юридические документы
На момент открытия гостиницы у вас на руках должен быть следующий комплект бумаг:
- Правоустанавливающие документы на помещение гостиницы (договор аренды, свидетельство, подтверждающее право собственности, договор дарения или купли-продажи). Начинать сбор документов нужно именно с этих бумаг, потому что они понадобятся на всех последующих этапах подготовки гостиницы к открытию. Правоустанавливающие документы определяют границы ваших прав на здание гостиницы и ваши обязанности.
- Правоустанавливающие документы на гостиничный бизнес: свидетельство о госрегистрации, для ООО - уставные документы.
- Свидетельство о постановке на налоговый учет предприятия.
- Если проводилось строительство, перепланировка или реконструкция здания - документы, разрешающие данное действие (получают в архитектурном отделе).
- Документы, подтверждающие соответствие объекта санитарным и противопожарным нормативам (сертификаты на отделочные материалы, подтверждающие их соответствие требованиям СЭС и ГПН, договоры с обслуживающими организациями и др.).
- Пакет внутренней документации (кадровые и распорядительные документы).
- Документ, подтверждающий покупку и регистрацию в финансовой службе ККМ (контрольно-кассового аппарата, онлайн-кассы).
- Сертификат соответствия (получают в местной сертификационной организации) для подтверждения статуса («звездности») гостиницы. Документ не обязательный, владелец получает его по желанию.
К счастью для бизнесменов, разрешение от СЭС (Роспотребнадзора) или Госпожнадзора (ГПН) на ведение бизнеса получать не нужно. Достаточно уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности (это обязательный этап, согласно ПП РФ от 16. 07.09 г. N 584). Но в процессе деятельности обе организации обязательно проверят вашу гостиницу на предмет соответствия основным требованиям санитарной и пожарной безопасности.
Комплект бумаг для регистрации гостиничного бизнеса мы описываем в пункте "Бухгалтерские документы".
А сейчас рассмотрим набор обязательных договоров по обслуживанию гостиницы:
- С дезслужбами на проведение первичной и периодической дератизации, дезинфекции и дезинсекции. Договоры на избавления от бактерий, грибков, насекомых-паразитов и грызунов должны быть действующими в течение всего периода работы гостиницы и перезаключаться по мере необходимости.
- С клининговыми компаниями на уборку помещений гостиницы.
- С прачечными на стирку униформы персонала, постельного белья, полотенец и другого мягкого инвентаря.
- С коммунальными службами на оказание коммунальных услуг (поставку электроэнергии, газа, воды, если на вашем участке нет скважины с артезианской водой, отопления).
- С Водоканалом на слив сточных вод.
- На вывоз ТБИ.
- На утилизацию опасных (ртутных ламп) и пищевых отходов.
- На установку и обслуживание системы оповещения (тушения, если гостиница большая) о пожаре с лицензированными организациями (копии лицензий предъявляются пожарному инспектору при проверке).
- На обслуживание системы вентиляции.
- На периодические медосмотры сотрудников гостиницы (все сотрудники гостиницы, начиная с первого руководителя и заканчивая техперсоналом, обязаны иметь медкнижки и периодически проходить медицинские осмотры).
Обратите внимание, что если вы будете в рамках гостиницы открывать бар, ресторан, кафе, торговую продуктовую точку, потребуется собрать комплект документов для такого вида бизнеса, в том числе, нужно получать лицензию на розничную торговлю и продажу алкоголя.
Если вы планируете разместить наружную рекламу бизнеса, дополнительно потребуются:
- заявление;
- документы из БТИ и кадастровый паспорт здания (участка);
- согласие собственника на планируемые изменения, предоставленное в письменной форме.
Если вы планируете перепланировку имеющегося здания или возведение нового, вам потребуется получить разрешение на эти виды работ, а значит, собрать дополнительный набор документов:
Строительство |
Перепланировка |
Кадастровый план участка |
Заявление в местные органы управления |
Ситуационный план участка |
|
Справка, подтверждающая отсутствие арестов на участок земли под строительство гостиницы |
|
Планировочная схема территории |
|
Согласование с коммунальными службами |
Технический паспорт помещения |
Проектная документация для здания |
|
Договор со строительными организациями на возведение здания и прокладку коммуникаций |
При перепланировке после получения на эти работы от администрации разрабатывается (заказывается) проект перепланировки. Его согласовывают с архитектурным отделом муниципалитета и получают следующее разрешение - уже на начало работ.
После всех реконструкционно-строительных работ здание (сооружение) проверяют контролирующие органы. Они же выдают акт ввода гостиницы в эксплуатацию. На основании этого документа нужно оформить технический паспорт обновленного/отстроенного помещения в БТИ.
Бухгалтерские документы
К бухгалтерским относят документы, подтверждающие реальность и законность сделок по оказанию услуг постояльцам гостиницы, закупке материалов, требующихся для оказания этих услуг, отчеты для налоговой службы и другие документы. С ними предприниматель, как правило, сталкивается после ввода гостиницы в действие.
Чтобы не делать этот пункт слишком коротким, мы включили в него документы, требующиеся для регистрации:
- бизнеса;
- ККМ в финансовой службе.
Для регистрации бизнеса потребуется:
Для ИП |
Для ООО |
Заявление о госрегистрации физлица форма Р21001 |
Заявление о госрегистрации юрлица форма Р11001 |
Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт) |
Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт) |
ИНН предпринимателя |
Уставные документы предприятия |
Квитанция о внесении госпошлины |
Квитанция о внесении госпошлины |
Подтверждать клиенту оказание гостиничных услуг можно:
- квитанцией (документ строгой отчетности, заказывается в спецмагазине);
- чеком, проведенным через ККМ.
Квитанцию можно выдавать без кассы, если вы индивидуальный предприниматель и оплачиваете налоги по ЕНВД и по патентной системе.
Выдавать постояльцам чек на законном основании можно, если ваша онлайн-касса официально куплена и поставлена на учет в ФНС.
Для этого требуется заключить пакет договоров:
- на покупку аппарата и чипа для хранения фискальной информации;
- на обслуживание кассы и чипа;
- на оказание услуг интернет-связи.
После заключения указанных договоров нужно обратиться в налоговую службу с документами по ККМ и заявлением о постановке на учет. Для обеспечения грамотной работы с аппаратом вы приобретаете журнал кассира-операциониста.
Для успешной работы с поставщиками услуг и материалов, а также корпоративными клиентами вам понадобится расчетный счет в банке.
Для его открытия подготовьте следующий набор документов:
- паспорт предпринимателя или первого руководителя гостиницы;
- выписки из Росстата и ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
- свидетельства: о госрегитсрации гостиницы и о постановке на налоговый учет;
- приказ о назначении директора гостиницы и уставные документы (для ООО).
Этот набор документов может меняться в зависимости от банка, в который вы обратитесь и даже от региона.
Другие документы
В эту группу мы включили внутренние документы гостиницы (кадровые документы, инструкции, журналы для контролирующих органов и прочее), а также "джентльменский набор" для оформления уголка потребителя.
Уголок потребителя
На любом предприятии обычно это стенд со следующей информацией:
- Название гостиницы.
- Правоустанавливающие документы на компанию.
- Сведения о руководстве, в том числе ФИО и контактные данные.
- Прайс-лист на услуги гостиницы.
- График и правила работы заведения.
- Закон о защите прав потребителей.
- Книга отзывов и предложений.
- Правила предоставления гостиничных услуг в РФ.
Готовый стенд со всеми документами можно заказать в соответствующих компаниях или собирать информационный пакет самостоятельно.
Кадровые документы
Объем этой документации зависит от штата, самый скромный набор документов включает:
- штатное расписание;
- график работы и отпусков сотрудников;
- журнал учета трудовых книжек (сами книжки работников хранятся в сейфе руководителя/администратора гостиницы);
- приказы о приеме/увольнение сотрудников;
- внутренние приказы и распоряжения дирекции гостиницы;
- должностные обязанности сотрудников.
Список далеко неполный, количество документов будет увеличиваться по мере работы гостиницы.
Документы для ГПН
Объем этого комплекта документов зависит от размеров здания, системы обеспечения ПБ и некоторых других моментов.
В основной пакет включены:
Приказы |
Инструкции |
Журналы |
О проведении инструктажа по ПБ и прохождения ПТМ (пожарного минимума). |
О мерах ППБ в гостинице. |
Проведения инструктажа по ППБ. Отдельные журналы заводят для всех типов инструктажей: вводного, первичного, текущего. |
О мерах ППБ для каждого пожароопасного помещения отдельно (если они есть). |
Учета и проверки работоспособности огнетушителей. |
|
О мерах ППБ для постояльцев. |
Проверки работоспособности пожарных насосов (раз в 6 месяцев обновляются записи). Журнал нужен при наличии насосов, электрозадвижек и другого оборудования. |
|
О порядке действий обслуживающего персонала гостиницы при возгорании днем и ночью. |
||
О назначении лица, ответственного ППБ в гостинице. Если приказа нет, ответственность ложится на руководителя. |
О действиях персонала по эвакуации людей во время пожара с актами проведения тренировок, обновляются 1 раз/6 мес. Инструкция нужна, если в гостинице одновременно будет находиться более 50 человек. |
То вентиляции и проверки ППБ состояния. |
Таблички, планы, знаки |
Акты |
Другие документы |
Знак «место для курения» |
Проверки качества огнезащитного покрытия, если есть. |
Удостоверения о прохождении обучения по программе ПТМ с протоколом проверки знаний. Обновляется раз в 3 года для первых руководителей и сотрудников ответственных за ППБ.
|
Знак «Эвако-выход» и другие знаки ППБ |
Проверки огнезадерживающих устройств, если они есть. |
Графики и акты проведения очистки вентиляции (не реже раза в 12 мес). |
Эвакуационный план |
Акты проведения состояния и испытаний пожарных лестниц и других конструкций, при их наличии. |
Схемы ПП водоснабжения (при наличии). |
Знак о запрете курения и использования открытых источников огня |
Сертификаты на первичные средства пожаротушения. |
|
Знаки категорий пожарной опасности помещений |
Акты проверки систем ПП защиты. |
Расчеты по определению ПП категорий помещений. |
Знаки пожбезопасности и номер телефона вызова пожарных при возгорании (п.6 ППР) |
Акты о проверке состояния ПП водопроводных сетей (при их наличии). Составляются 1 раз в 6 мес. |
Декларация о ПБ (пожарной безопасности). Документ требуется, если ваша гостиница занимает площадь более 1500 квадратов или имеет более 2 этажей.
|
Документы для СЭС
Пакет документов зависит от услуг, предоставляемых гостиницей (например, от наличия бассейна, сауны, бара).
В основной комплект включены журналы и журналы-графики:
- проведения генеральных уборок;
- производственного контроля;
- учета ТО и дезинфекции вентиляции гостиницы;
- получения и расхода дезинфектантов;
- замены белья;
- стирки белья сторонними организациями;
- приема и выдачи специальных средств;
- работы бактерицидной установки (при ее наличии);
- учета проверок СЭС.
Кроме того, в гостиницы должны быть журналы учета имущества, в том числе постельного белья, регистрации посетителей и бронирования мест. Полный комплект документов можно заказать в компаниях, реализующих такие документы. Все журналы нумеруются, шнуруются и скрепляются мастичной печатью.