Документы, необходимые для открытия Магазина детской одежды

Не секрет, что для нормальной работы магазина детской одежды документы должны быть в порядке. Полный комплект бумаг может быть разным в зависимости от следующих обстоятельств:

  • типа выбранного помещения (арендованное/купленное, находящееся в ТРЦ/жилом здании/отдельно доме);
  • работы по франшизе и без нее;
  • с продажей сопутствующих товаров (например, игрушек, подгузников, развивающей литературы или баночного детского питания).

А может, вы предпочитаете передвижную розничную торговлю или интернет-магазин? Словом, вариантов масса. В рамках данной статьи, мы приводим основной перечень документов для небольшого магазина детской одежды на "стационарной основе".

Юридические документы

Полный комплект документов лучше сверить со списком требований, имеющимся в контролирующих работу магазина детской одежды органах.

К основному пакету относят:

Тип документа

Описание

Правоустанавливающие документы на помещение для магазина детской одежды

Договор аренды/субаренды, контракт на покупку помещения или свидетельство о праве собственности. Помещение должно быть переведено из жилого фонда в нежилой. Если договор аренды заключен на срок более 11 месяцев, его регистрируют в Росреестре.

Регистрационные документы предприятия
  1. Свидетельство, подтверждающее регистрацию ООО (Общества с ограниченной ответственностью, далее Общество) или Индивидуального предпринимателя (далее, ИП).
  2. Выписка из единого государственного реестра для юридических или физических лиц (ЕГРЮЛ/ЕГРИП).

Заключения и разрешения от контролирующих служб
  1. Заключение СЭС о соответствии помещения требования санитарных норм и стандартов.
  2. Заключение от Госпожинспекции (далее, ГПИ) о соответствии помещение магазина детской одежды пожарным нормативам.
  3. Разрешение на размещение магазина в выбранном помещении. Выдается Роспотребнадзором на основании двух предыдущих заключений.
  4. Разрешение на наружную рекламу (если планируете установку баннера). Выдается местным отделом Управления архитектуры. В некоторых городах такое разрешение требуется для ремонта фасада магазина и выбора стиля для вывески.

Программы, обеспечивающие санитарный и противопожарный режим помещений магазина детской одежды
  1. ППК (Программа производственного контроля). Проверяется СЭС.
  2. Руководство по пожарной безопасности, разработанное для конкретного помещения. Проверяется ГПИ.

Набор выписок, кодов, справок
  1. Коды Госкомстата.
  2. Справки из Пенсионного и Медицинского фондов (для ООО).

Комплект обязательных договоров
  1. С ЛПУ (поликлиникой, медцентром) на проведение обязательных медосмотров персонала.
  2. С поставщиками товаров и оборудования для магазина детской одежды. Продавцы обязаны предоставлять с товаров набор сопроводительных документов, включая сертификаты.
  3. С дезслужбами на проведение дератизационных и дезинсекционных работ и периодическую дезинфекцию магазина.
  4. На стирку и химчистку мягкого инвентаря и рабочей одежды продавцов и грузчиков магазина (если вы нанимаете такой персонал). Стирать рабочую одежду дома не разрешается законом.
  5. На вывоз и утилизацию твердых отходов, ртутных ламп. Организации, оказывающие подобные услуги, должны иметь лицензию.
  6. На установку, дезинфекцию и техобслуживание вентиляционной системы и кондиционеров. Организации, оказывающие данные услуги должны предоставить копию действующей лицензии. Документ хранится вместе с другими документами магазина детской одежды.
  7. На установку и обслуживания средств оповещения о пожаре, а если магазин способен вместить одновременно более 50 человек систему автоматического тушения возгорания. Организации, оказывающие данные услуги, должны предоставить копию действующей лицензии. Документ хранится вместе с другими документами магазина детской одежды.
  8. На установку и обслуживание тревожной кнопки с охранными структурами (заключается добровольно, не является обязательным). Организации, оказывающие данные услуги, должны предоставить копию действующей лицензии. Документ хранится вместе с другими документами магазина детской одежды.
  9. На коммунальные услуги (поставку воды, тепла, электроэнергии) и слив стоков (последний договор заключают с Водоканалом).

Лицензии, свидетельства, сертификаты

Сертификаты соответствия ГОСТам, санитарным и противопожарным нормам для товаров, оборудования и инвентаря магазина.

Комплект инструкций, журналов, приказов (эти документы подробно описаны в параграфе "Прочая документация").
  1. Кадровые.
  2. Санитарные.
  3. По ППБ (противопожарной безопасности), ОТ (охране труда) и ТБ (технике безопасности).

Чтобы оформить соответствующие разрешения, свидетельства или согласования в каждую государственную структуру нужно обратиться с заявлением и комплектом документов. Этот комплект лучше уточнить в соответствующей организации. Требования к объему обязательной документации могут отличаться в зависимости от региона.

К основным комплектам относят:

Документы для регистрации предприятия
  • копия паспорта Индивидуального предпринимателя или учредителя Общества (оригинал предъявляется при сдаче документов);
  • заявление в установленной форме;
  • квитанция об уплате госпошлины;
  • ИНН (для предпринимателя), Устав, Решение о создании ООО (для Общества);
  • гарантийное письмо собственника помещения, подтверждающее предоставление магазину детской одежды юридического адреса или договор аренды/купли помещения.

Документы для получения заключения от ГПИ (обращаться следует в территориальный орган ГУ МЧС)
  • свидетельство о госрегистрации ИП/Общества;
  • план помещения из БТИ и кадастровая документация;
  • арендное соглашение (свидетельство о праве собственности);
  • документ о монтаже противопожарной сигнализации (лицензия организации, проводящей установку системы, прилагается);
  • руководство по ППБ;
  • страховка на помещение;
  • заявление.

 

Документы для получения заключения от СЭС
  • свидетельство о госрегистрации ИП/Общества;
  • свидетельство о постановки на учет в налоговой службе;
  • комплект договоров (на дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию, вывоз мусора);
  • ассортимент товаров и сертификаты на них;
  • заявление.

Возможно, потребуется и другая документация, подтверждающая санитарное благополучие объекта.

Документы для Госкомстата
  • свидетельство о госрегистрации ИП/Общества;
  • свидетельство о постановки на учет в налоговой службе;
  • выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
  • документ, удостоверяющий личность;
  • приказ о назначении директора (для Общества).

Перед началом деятельности предприниматель/директор Общества должен в письменной форме уведомить Роспотребнадзор об открытии магазина детской одежды (начале производственной деятельности). Это можно сделать по почте письмом с уведомлением или лично.

Бухгалтерские документы

После регистрации магазина детской одежды в налоговой инспекции нужно подавать налоговые отчеты в эту службу. Даже если магазин еще не начал работу и не приносит прибыли. В этом случае подают нулевые отчеты до открытия магазина, а затем стандартные отчеты согласно налоговому графику.

Все документы на материалы для ремонта, оборудование для магазина, товар (счета-фактуры, кассовые чеки, акты о получении и пр.) нужно хранить в специальных папках

 После открытия магазина, документы по работе с клиентами (чеки, счета для покупателей, работающих по безналу и т.п.) нужно кропотливо подшивать в отдельную папку, и хранить указанное законом время.

Для работы Общества обязательно открытие расчетного счета (р/с). Счет в банке удобен и для предпринимателя.

Для открытия р/с, нужно явиться в банк с заявлением и набором документов:

  • паспортом предпринимателя/директора или заведующего детского магазина;
  • ОГРН/ОГРНИП;
  • выпиской из Росстата;
  • приказом о назначении директора или заведующего магазином детской одежды (для Общества).

В банке первый руководитель предприятия оставляет образец подписи. При смене руководства магазина (для Общества) новому директору нужно будет посетить банк с целью замены подписи.

С 2019 года государство в законодательном порядке требует для расчетов с клиентами установить в магазине детской одежды кассовый аппарат/ККМ (сегодня это онлайн-касса). Для этого ее нужно приобрести, поставить на учет в налоговую инспекцию, взять на баланс магазина (для Общества) и заключить отдельный договор на покупку и обслуживание носителя фискальной информации. Дополнительно потребуется заключить договор на оказание интернет-услуг.

Прочая документация

По традиции, документы этой группы не считаются важными или нужными. Но это не совсем так. Мы рекомендуем уделить внимание и кадровым документам и журналам, помогающим в работе с контролирующими органами.

Особого внимания заслуживает комплект документов для оформления Уголка потребителя:

  • ЗоЗПП;
  • правила торговли;
  • название магазина детской одежды;
  • график работы торговой точки;
  • Книга отзывов и предложений;
  • копия свидетельства о госрегистрации магазина детской одежды;
  • имеющиеся лицензии и сертификаты;
  • ИНН (для ИП), копия Устава (для Общества);
  • прайс;
  • ФИО директора магазина или индивидуального предпринимателя;
  • контакты руководства магазина;
  • контактная информация местных отделов СЭС (Роспотребнадзора), ГПИ.

Стенд (полка или папка) с этими документами проверяется Роспотребнадзором.

Набор журналов, приказов и инструкций, которые заинтересуют инспекторов СЭС или ГПИ при проверке зависит от места расположения магазина детской одежды. Например, санитарный и противопожарный режим в ТРЦ обычно обеспечивает администрация центра.

Если же вы арендуете помещение в жилом доме или отдельном здании потребуется комплект санитарных правил, инструкций, журналов:

  1. Журнал уборки помещения магазина.
  2. Журнал генеральной уборки и дезинфекции торговой зоны и отдельно туалета.
  3. Журнал учета дезинфекции вентиляционной системы, а если установлены кондиционеры и этого оборудования.
  4. Журнал учета поступления и расхода дезинфектантов (концентрированных препаратов и рабочих растворов).
  5. Инструкции для уборщиц.
  6. Журнал учета медицинских книжек работников.

Пожарная инспекция может заинтересоваться наличием и ведением следующих документов:

  • копия закона о пожарной безопасности;
  • журналы по нескольким видам инструктажей (вводный, первичный, текущий) в сфере ППБ;
  • инструкции по поведению персонала во время возгорания;
  • эвакуационный план (если магазин вмещает одновременно 10 человек и больше, включая персонал);
  • журнал учета огнетушителей (и любых других средств, имеющихся в магазине);
  • журнал поверок первичных средств пожаротушения;
  • приказ о назначении работника, ответственного за соблюдение ППБ режима в магазине детской одежды.

На любом предприятии должен быть комплект инструкций по охране труда и технике безопасности, журнал регистрации несчастных случаев, журнал учета присвоения I группы по электробезопасности персоналу, без специального образования и журнал регистрации проверок контролирующими органами.

С кадровой документацией собственник/руководство магазина столкнется в случае набора наемных сотрудников.

Основной пакет невелик:

  • штатное расписание;
  • приказы по персоналу;
  • журнал регистрации приказов по персоналу;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • табель контроля рабочего времени наемных сотрудников магазина;
  • график отпусков персонала.

Все журналы нумеруют, прошивают и скрепляют печатью магазина детской одежды. Можно искать и готовить инструкции и журналы самостоятельно. Но можно заказать готовый минимальный комплект в соответствующих компаниях. Некоторые фирмы предлагают готовые актуальные инструкции и заполненные обязательные журналы.