Документы, необходимые для открытия Магазина нижнего белья

Магазин нижнего белья - какая притягательная идея для бизнеса, не правда ли? Кроме хорошего вкуса, стартового капитала и торговой жилки, которыми вы, несомненно, обладаете, раз интересуетесь данной темой, потребуется подготовить и собрать "правильный" пакет документов. Это поможет при общении с контролирующими органами и убережет от штрафов.

Комплект документов зависит от выбранного предпринимателем помещения (в жилом доме, торговом центре или отдельном строении), от формата магазина (виртуальный магазин или реальная торговая точка, собственный ларек нижнего белья с индивидуально разработанным брендом, магазин на основе ателье и т.п.), от формы собственности предприятия (ООО или ИП) и других нюансов. Мы расскажем об основном комплекте документов, необходимом для небольшой торговой точки, реализующей нижнее белье.

Юридические документы

Если у вас есть свободные денежные средства, можно обратится в соответствующие юридические компании, которые помогут подготовить основную документацию для открытия. Даже соберут за вас все необходимые разрешения, согласования, заключения, договора и прочие документы. Если же вы хотите заниматься документальной базой для магазина нижнего белья самостоятельно, готовьтесь к кропотливому труду.

На первом этапе потребуется обзавестись помещением (взять в аренду, купить или принять в дар), зарегистрировать предприятие и встать на учет в ФНС.

Для регистрации потребуются:

  • заявление: форма р21001 для индивидуального предпринимателя (далее, ИП) и форма р11001для Общества с ограниченной ответственностью (далее, ООО или Общество);
  • квитанция об оплате государственной пошлины;
  • ИНН для предпринимателя и уставные документы для Общества;
  • документы, удостоверяющие личность предпринимателя/учредителя (паспорт);
  • письмо-гарантия от владельца помещения/ договор аренды или свидетельство права собственности (документ требуется, чтобы подтвердить наличие у магазина нижнего белья юридического адреса).

Договор аренды необходим даже до регистрации предприятия. Это не только документ, устанавливающий права и обязанности сторон по отношению друг другу (границы полномочий сторон, мера ответственности, сроки уплаты и сумма аренды). Такой договор требуется на всех этапах получения согласовательно-разрешительной документации для магазина нижнего белья (особенно, если формой собственности избрано Общество).

После регистрации магазина и постановки на учет потребуется получить разрешения и согласования от контролирующих органов:

  1. СЭС (выдается заключение, подтверждающие соответствие помещения магазина нижнего белья санитарным стандартам).
  2. Госпожинспекции или ГПН (выдается заключение о соответствие помещения противопожарным стандартам).
  3. Роспотребнадзора (выдается разрешение на размещение магазина нижнего белья в конкретном помещении). Разрешение можно получить на основе двух вышеуказанных заключений при условии, что они положительны.
  4. Местного муниципалитета (на наружную рекламу, а в некоторых городах на установку вывески и ремонт фасада).

Кроме этого вам необходимо получить письмо Госкомстата, удостоверяющее присвоение кодов (ОКВЭД), и пройти регистрацию во внебюджетных фондах (пенсионном, медицинском, соцстрахе). Регистрация в фондах обязательна для Общества.

Для получения документов от СЭС потребуется обратиться в местный отдел с пакетом бумаг:

  • заявлением;
  • ОГРН/ОГРНИП;
  • свидетельством о постановке на учет в ИМНС;
  • договором аренды/субаренды помещение или свидетельством о праве собственности;
  • перечнем предлагаемой к реализации продукции.

Для получения заключения в ГПН следует обратиться в местное отделение инспекции с пакетом документов:

  • письмо-заявка (заявление);
  • ОГРН/ОРГНИП;
  • документы на помещение (арендный договор или контракт купли-прожажи/дарения, план БТИ);
  • контракт на монтаж и ТО противопожарной сигнализации (копия лицензии компании-установщика прилагается);
  • страховой полис на помещение магазина нижнего белья;
  • приказ о назначении лица из числа работников магазина нижнего белья, отвечающего за режим противопожарной безопасности (далее, ППБ) на предприятии;
  • документация, подтверждающия окончание курсов по ППБ хотя бы одним из работников магазина (для ИП - это сам предприниматель);
  • руководств по ППБ, разработанное с учетом особенностей конкретного помещения.

Для разрешения от Роспотребнадзора потребуются положительные заключения от санстанции и пожарных, копии договоров с дезслужбами и контракты с организациями, вывозящими ТБО и ртутные лампы (копии лицензий этих организаций прилагаются), и ППК (программы производственного контроля). Возможно, у вас потребуют санитарный паспорт объекта и копии санитарных книжек персонала.

Для получения разрешения на наружную рекламу, а в некоторых городах и на вывеску (ведь это фактически такой же рекламный щит вашего магазина) потребуется обратиться в местный архитектурный отдел с пакетом документов:

  • заявка;
  • копия свидетельства о госрегистрации (нотариально заверенная);
  • копия договора аренды помещения магазина нижнего белья или свидетельства о праве собственности (нотариально заверенная);
  • эскиз рекламного щита (заверенный печатью магазина);
  • письмо-согласие на размещение рекламы от собственника здания (цветные фото и карта места размещения прилагаются).

Обратите внимание: если вы торгуете нижним бельем для детей (мальчиков и девочек), на эту продукцию нужен сертификат!

До открытия магазина потребуется заключить пакет обязательных договоров. Он зависит от условий арендного соглашения. Например, если собственник предприятия сам ведет дела с коммунальными службами собственник (директор) магазина избавлен от необходимости заключать с ними контракты.

В общем случае вам потребуется набор договоров:

  • с поставщиками товаров и торгового оборудования для магазина нижнего белья;
  • с коммунальными организациями (на поставку воды, отопление магазина, подачу электроэнергии);
  • с Водоканалом на слив стоков;
  • с фирмами, имеющими соответствующие лицензии на борьбу с грызунами, насекомыми и дезинфекцию помещения магазина;
  • с прачечной/химчисткой на стирку/обработку форменной одежды работников магазина одежды (если она предусмотрена) и мягкого инвентаря (при его наличии);
  • с поликлиникой на периодическое проведение медосмотров сотрудников (обязательны отметки в санитарных книжках персонала);
  • с фирмами, имеющими лицензию, на вывоз ТБО и люминесцентных ламп;
  • с фирмами, имеющими лицензию, на монтаж, дезинфекцию и ТО вентиляционной системы и кондиционеров;
  • с фирмами, имеющими лицензию, на установку и обслуживания средств оповещения о пожаре;
  • с фирмами, имеющими лицензию, на установку и обслуживание тревожной кнопки (устанавливается по желанию!).

Перед началом работы следует уведомить Роспотребнадзор о начале работы магазина. Письмо-уведомление отправляется по почте или передается лично.

Бухгалтерские документы

После регистрации ИП или ООО до момента открытия предприятия потребуется скрупулезно собирать счета, акты, квитанции на закупленные товары для ремонта, а также на оборудование и продукцию. Не забывайте отправлять в ИФНС нулевые отчеты до начала получения прибыли. Далее, нужно генерировать и отправлять все виды бухгалтерских отчетов согласно требованиям налогового календаря.

При работе с поставщиками и покупателями сохраняйте все накладные, счета, чеки и квитанции на товар. Учтите, что для расчетов с поставщиками нужно открыть расчетный счет (р/с), а для работы с клиентами купить и оформить разрешение на ККМ (кассовый аппарат, с 2019 года речь идет об онлайн-кассе)

Для открытия р/с нужно личное присутствие директора магазина (для ООО) или предпринимателя в банке.

С собой нужно иметь пакет документов:

  • паспорт;
  • выписку управления статистики;
  • свидетельство о госрегистрации предприятия или физлица;
  • приказ о назначении первого руководителя магазина нижнего белья (для ООО).

В банке нужно написать заявление и расписаться в карточке клиента.

Чтобы узаконить кассовый аппарат, потребуется заключить договор на поставку и обслуживание кассы и носителя фискальной информации (копия лицензии фирмы, обслуживающей базу данных кассы, прилагается), контракт на оказание интернет услуг и поставить кассу на учет в ФНС. Общество берет кассу на баланс.

Для регистрации ККМ потребуется:

  • заявление;
  • правоустанавливающие документы на помещение (договор аренды/субаренды, свидетельство права собственности), где будет установлена конкретная касса;
  • паспорт на аппарат (документ заверяется мастером ЦТО);
  • копии договора ТО;
  • копия ОГРН/ОГРНИП;
  • копия свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

Более подробно о бухгалтерских документах можно проконсультироваться в юридической компании, помогающей предпринимателям начать свое дело без ошибок.

Прочие документы

Основным набором документов этой группы является пакет бумаг для уголка потребителя:

  1. ЗаоЗПП (копия).
  2. Правила ведения торговли (копия).
  3. КОиП (Книга отзывов и предложений).
  4. Информация о магазине нижнего белья: название предприятия, график работы, сертификаты и лицензии (копии), уставные документы (для ООО), ИНН и ФИО предприятия (для ИП).
  5. Список нижнего белья с ценой.
  6. Информация о контролирующих работу магазина нижнего белья структурах с телефонами, сайтами, e-mail адресом.

В группу "Прочие документы" мы включили бумаги, которыми начинающие предприниматели часто пренебрегают в ущерб своему делу.

  1. Журналы для проверки СЭС: генеральной уборки и дезинфекции торговой зоны и отдельно туалета, учета дезинфектантов, учета мероприятий по обеззараживанию вентиляции и кондиционеров, учета медкнижек персонала, работающего с покупателями.
  2. Инструкции для проверки СЭС: требования к уборке, инструкции для уборщиц.
  3. Журналы для проверки ГПН: инструктажей по пожарной безопасности, учета огнетушителей, поверок огнетушителей.
  4. Приказы и инструкции для проверки ГПН: инструкции по поведению работников при пожаре, приказ о назначении работника, отвечающего за пожарную безопасность в магазине нижнего белья.
  5. Другие документы для проверки ГПН: эвакуационный план (требуется, если в магазине может одновременно находится от 10 человек, включая персонал), закон о ППБ (копия).
  6. Другие журналы и инструкции: журнал регистрации несчастных случаев, инструкции по ТБ и ОТ, журнал учета присвоения I группы по электрической безопасности работникам без образования инженера-электрика.
  7. Журнал регистрации проверок контролирующими органами. В этот журнал все проверяющие должны вносить дату, причину проверки, свое ФИО и замечания.

В конце статьи предлагаем небольшой список кадровых документов, которые придется вести администрации магазина нижнего белья, прибегающей к услугам наемных работников:

  • штатное расписание;
  • приказы, касающиеся найма работников, их премирования и административного наказания;
  • журнал регистрации таких приказов;
  • табель учета рабочего времени;
  • графики выходов и отпусков;
  • журнал учета трудовых книжек (трудовые книжки работников должны храниться в сейфе у администрации магазина).

Журналы можно купить в специализированном интернет-магазине и заполнить самостоятельно, заказать готовый пакет инструкций и заполненных журналов в соответствующих офлайн магазинах или подготовить все документы собственноручно.