Документы, необходимые для открытия Кафе

Кафе, даже миниатюрное, это заведение обще питания. Следовательно, на него распространяются все самые строгие требования к организациям данного типа. Ведение собственного дела с организацией праздников, банкетов, сладких столов для детей - дело интересное. И чтобы оно приносило вам доход и радость, а не разочарование и штрафы, во время открытия нужно подготовить несколько пакетов документов.

Полный перечень требуемых бумаг зависит от нюансов: наличия в собственности помещения, регистрации бизнеса, как ООО (Общество с ограниченной ответственностью) или ИП (индивидуальный предприниматель), а также размещения заведения в отдельно стоящем здании или на первом этаже жилого дома, количества посадочных мест, вида подаваемых напитков и наличия дополнительных услуг (например, продажи кальянов). Мы расскажем о первичном наборе документов, который вам придется расширить исходя из особенностей вашего бизнеса.

Юридические документы

Для начала нужно собрать заключить арендное соглашение или приготовить договор купли-продажи (дарения). И зарегистрировать бизнес. Какие документы нужны для процесса регистрации кафе в налоговых органах, мы расскажем в параграфе "Бухгалтерские документы".

Чаще всего начинающие предприниматели начинают работу в арендованном помещении. Договор аренды здания под кафе понадобится вам на самом первом этапе оформления бизнеса для его регистрации и получения набора разрешений и согласований.

Арендный договор устанавливает границу ответственности, прав и обязанностей для собственника помещения и арендаторов, закрепляет стоимость аренды и оговаривает условия ее изменения или расторжения договора.

На первом этапе подготовки к открытию кафе вам понадобится:

1. Несколько заключений от Роспотребнадзора: на помещение (выдается после экспертизы площадей) и на продукцию (выдается после лабораторных исследований).
2. Разрешение от Госпожинспекции.
3. Разрешения и согласования с местной администрацией (архитектурный отдел).
4. Согласование с ГАИ (если вы хотите предусмотреть небольшую стоянку для клиентов кафе).

1. Лицензии и патенты. Это документы на лицензируемую продукцию (например, спиртное, если вы планируете его подавать), разрешение на торговлю в розницу, патент на торговлю.

Выбирая помещение для будущего кофе, убедитесь, что сможете привести его в соответствие с санитарными и противопожарными нормами. Проще открывать кафе в помещении, которое уже использовалось для в качестве заведения общепита. И даже в этом случае во время ремонта и переобустройства следите, чтобы материалы соответствовали стандартам СЭС и пожарных и имели сертификаты.

Основной пакет

Эти документы понадобятся для всех служб. Поэтому сразу позаботьтесь о наличии нескольких копий:

1. Правоустанавливающие документы на помещение (договор аренды/купли/дарения).
2. Правоустанавливающие документы на кафе, как бизнес (Устав, паспорта собственников кафе, протокол заседания учредителей, ИНН для предпринимателя и др.).
3. Документ, подтверждающий государственную регистрацию кафе, как бизнеса (Свидетельство).

Уточнять полный набор документов лучше в каждой службе, для которой вы его собираете.

Дополнительные юридические документы

Уточненный перечень документов получайте в местных подразделения контролирующих работу кафе структур.

Необходимые договоры

Для открытия кафе владельцу нужно заключить три набора договоров.

2. С поставщиками.
3. С обслуживающими кафе предприятиями.
4. С санитарными, дезинфекционными службами и предприятиями, лицензированными для работы с оборудованием кафе, пожарной и охранной сигнализаций.

Договоры заключаются на этапе подготовки кафе к открытию и продлеваются в течение всего его существования заведения.

Документы для ввода в эксплуатацию кафе

Чтобы ввести кафе в действие, вам нужно в день открытия иметь на руках:

1. Основной пакет документов (он описан в одноименном пункте этой статьи).
2. Документы, подтверждающие постановку компании на учет в ФНС.
3. Банковские реквизиты (р/с, к,с, БИК, ИНН), если кафе открыто, как ООО.
4. Копии договоров с поставщиками коммунальных услуг.
5. Копии договоров с санитарными службами и обслуживающими кафе компаниями.
6. Паспорта на кондиционеры и оборудование системы вентиляции.
7. Санитарный паспорт на кафе.
8. Утвержденный проект для объекта общепита с пояснениями.
9. Сертификаты на материалы, использованные при ремонте.
10. Сертификаты на продукты и перечень готовых блюд с ценой.
11. Санитарный паспорт на транспортные средства, перевозящие сырье, полуфабрикаты и готовые продукты (если автомобиль принадлежит кафе или предпринимателю).
12. Акты бак исследования стоков, питьевой воды, вентиляционной системы.
13. Уголок Потребителя (что нужно для данного стенда читайте в параграфе "Другие документы").
14. Согласованная с санитарными службами программа производственного контроля (ППК).

Список документов вариативен и может расширяться по мере необходимости.

Бухгалтерские документы

На момент открытия кафе вы должны иметь:

• счета и накладные на полученное сырье, полуфабрикаты и готовые продукты;
• счета, акты и сертификаты на оборудование.

Все остальные бумаги, в том числе ответы в налоговую инспекцию появятся во время работы кафе (после запуска предприятия).

Для работы с клиентами вам понадобится кассовый аппарат, а для работы с поставщиками и корпоративными клиентами нужно открыть расчетный счет.

Для открытия р/с собственнику предприятия (для ИП) или директору (для ООО) нужно лично идти в банк с пакетом основных документов и приказом о назначении первого руководителя кафе (для ООО).

Для приобретения и законного использования кассы (на сегодня настоятельно рекомендуют все службы покупать онлайн-кассы) понадобится:

• договор покупки и обслуживания кассы;
• договор покупки и обслуживания чипа памяти, сохраняющего фискальную информацию;
• договор оказания интернет-услуг;
• регистрация кассы в налоговых структурах.

Без кассы можно обойтись, если вы будете выписывать клиентам штрафы из набора документов строгой отчетности. Но это возможно для индивидуальных предпринимателей, работающих по патентной системе или выплачивающих налоги по системе ЕНВД,

Предприятие не может считаться официально открытым, если вы его не зарегистрировали в ФНС. Для Общества с ограниченной ответственностью, вам нужно предоставить в эти структуры пакет документов:

• заявление;
• правоустанавливающие документы на кафе, как на бизнес;
• копия паспорта (паспортов) учредителя (учредителей);
• квитанция об оплате госпошлины;
• письмо от собственника помещения, гарантирующее, что оно находится у вас в аренде и что у вашего кафе будет юрадрес.

Если вы планируете переходить на УСН, не забудьте уведомить об этом инспектора.

Если вы выбрали работу в роли индивидуального предпринимателя, вам понадобится собрать меньше бумаг:

• заявление;
• копия паспорта;
• квитанция о внесении госпошлины;
• ИННН предпринимателя.

Инспектор может дополнительно потребовать у вас справки, подтверждающие личность собственника кафе, если это гражданин иностранного государства.

Другие документы

Мы обещали рассказать о Уголке потребителя. В этом пункте мы выполним обещание, а еще пробежимся по основным документам:

• кадровым;
• для СЭС (требуются при проверке): журналы, инструкции, приказы;
• для пожарной инспекции (требуются при проверке): журналы, инструкции, приказы.

Для грамотного оформления Уголка потребителя нужно подготовить:

Учитывая, что даже оформляя кафе в качестве ИП, вы не будете работать в одиночку, вам понадобится собрать кадровую документацию. Основными документами являются:

1. Штатное расписание.
2. График работы сотрудников.
3. График отпусков.
4. Журнал учета трудовых книжек (трудовые должны храниться в сейфе руководителя предприятия).

Вам понадобятся приказы на прием и увольнение персонала, журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции и другие документы.

К основному набору документов для Госпожнадзора и комиссии по охране труда (ОТ) относят 7 журналов:

1. Контроля над состоянием электрооборудования.
2. Проверки технического состояния печей и холодильников.
3. Регистрации несчастных случаев.
4. Проверки ТО вентиляции.
5. Инструктажей по ППБ.
6. Инструктажей по ОТ.
7. Присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу.

В эту же группу документов включают инструкции по противопожарной электробезопасности, правила по охране труда на рабочем месте, инструкции по поведению персонала при коротком замыкании, возгорании, задымлении и приказ о назначении лица, ответственного за поддержание противопожарного режима в кафе.

Если ваше кафе будет принимать много посетителей единовременно, и в помещении будет находиться более 50 человек, нужно подготовить и разместить на видном месте эвакуационные планы помещений.

Отдельную группу приказов, журналов и инструкций представляют документы, подтверждающие поддержание санитарно-эпидемиологического режима в кафе. Это как минимум тринадцать журналов:

1. Дезинфекции.
2. Учета дезинфицирующих препаратов.
3. Генеральной уборки помещения.
4. Бракеражный сырья.
5. Бракеражный готовой продукции.
6. Бракеражный полуфабрикатов.
7. Учета инструкций для уборщиц и мойщиц.
8. Дератизации и дезинсекции.
9. Учета гнойничковых поражений кожи.
10. Учета температуры в холодильном оборудовании.
11. Учета температуры и влажности на складе (если у вас есть складская зона).
12. Технического обслуживания вентиляции с ее дезинфекцией.
13. Учета медкнижек персонала.

Еще вам понадобится график уборки помещения по приему гостей, кухни и санитарных комнат для персонала и сотрудников, технологическая карта с рецептурой, калькуляционные карточки на готовые блюда, график ППК. Кроме этого, вы должны хранить в сейфе вместе с трудовыми и медицинские книжки персонала. Не забудьте добавить к комплекту документов журналы учета проверок контролирующими службами, они нужны, прежде всего, вам.

Все журналы нумеруют (каждую страницу), прошнуровывают крепкими нитками и скрепляют мастичной печатью, указывая в описание количество скрепленных страниц. Можно заниматься этим самостоятельно, либо же заказать стартовый или расширенный комплект документов для организации заведения общепита. Готовые наборы продают заранее подготовленными согласно законодательству России.