Кофейня - документы (юридические, бухгалтерские, СЭС)

Документы, необходимые для открытия Кофейни

Кофейня - это заведение общественного питания. Следовательно, для ее открытия, вам понадобится один из комплектов документов для общепита. Комплекты отличаются в зависимости от пропускной способности заведения, стационарности или мобильности кофейни, а также от того, покупаете ли вы или же арендуете знание, оформляете бизнес как индивидуальный предприниматель или открываете Общество с ограниченной ответственностью.

Мы расскажем о стандартном наборе документов для небольшой стационарной кофейни. Но полный перечень документации необходимо уточнять в муниципальных и контролирующих органах вашего района.

Юридические документы

Документы придется готовить в несколько этапов. Более того, вам потребуется получить разрешения от разных структур:

Роспотребнадзора.
Государственной пожарной инспекции.
Местной администрации.

Также вам нужно согласие полиции на размещении в помещении тревожной кнопки. Если вы будете делать автостоянку для клиентов кофейни, понадобится согласование с ГИБДД. В каждую организацию нужно собирать отдельный пакет документов.

Но для начала нужно найти и арендовать (предприниматели чаще всего берут в аренду помещение для кофеен, хотя его можно купить) помещение, зарегистрировать бизнес, а потом приступать:

к получению лицензий и разрешений;
заключению договоров с поставщиками и различными обслуживающими организациями.

Арендуя помещение, убедитесь, что сможете привести его в соответствие с противопожарными (ППБ) и эпидемиологическими требованиями контролирующих структур. Для этого можно ознакомиться с документацией (ГОСТами, СанПИНами, требованиями ППБ) или заказать выездную предварительную проверку СЭС и Госпожнадзора.

Договор аренды описывает ваши взаимоотношения с собственником помещения, распределяет меру ответственности и материально-денежные отношения. Он понадобится при регистрации бизнеса, как ООО и для получения разрешения от Роспотребнадзора и Госпожинспекции.

В некоторых регионах и городах, богатых памятниками архитектуры, нужно согласование баннеров, вывески и реставрации фасада кофейни с архитектурным отделом. Наружная реклама требует согласования в любом уголке страны. Однако чтобы получить такое разрешение, вам придется получить письменное согласие собственника помещения или земельного участка, где вы будете эту рекламу размещать.

Пакет №1. Документы для санитарной службы

Арендовав помещение, не спишите вести ремонтные работы. Сначала получите разрешение от Роспотребнадзора на размещение вашей кофейни в выбранном месте (здании, помещении).

Для этого нужно собрать ваш первый комплект документов для кофейни, а именно:

арендное соглашение;
результаты врачебного осмотра сотрудников и их дипломы;
свидетельство о госрегистрации бизнеса;
заключение о безопасности продукции кофейни и используемого сырья;
заявление в установленной форме.

Точный перечень документов можно узнать в местных отделениях организации.

Пакет №2. Документы для пожарной службы

Затем нужно собрать второй пакет документов, предназначенный для получения разрешения от Государственной пожарной инспекции.

В эту структуру предоставляют:

Заявление на получение документов, подтверждающих соответствие помещения нормативам ППБ.
Арендный договор (документы, подтверждающие право владения/управления недвижимостью).
Свидетельство о государственной регистрации бизнеса (какие документы нужны, чтобы его получить, расскажем в графе "бухгалтерская документация").
Учредительные документы (для ООО).
Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН для ИП);
Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для ИП).
План помещения из БТИ с пояснениями.
Документы, подтверждающие облученность персонала в сфере ППБ и овладение ими методов защиты от пожаров.
Договоры с организациями, имеющими право устанавливать и обслуживать сигнализационные системы, оповещающие о пожаре и о задымлении, вентиляционные системы, молниезащиту.
Приказ о назначении ответственного за ППБ лица (для ООО).
Акты о проверке вентиляции, о замере показаний в электросети.
Руководство по ППБ, разработанное для конкретного помещения.

Полный список документов уточняйте у вашего инспектора. Он может затребовать дополнительные бумаги.

Пакет №3. Лицензии и патенты

Чтобы кофейня работала легально, нужно оформить несколько патентов и лицензий:

лицензию на розничную торговлю;
лицензию на продажу алкоголя;
патент на торговлю.

Во многих кофейнях сегодня предлагают клиентам не только чай и кофе со сладостями, но и кальяны с разрешенными безтабачными смесями. Если вы хотите и у себя подавать кальяны, имейте в виду, что эта услуга в скором времени может быть запрещена в организациях общепита.

Учитывая, что даже безтабачные смеси считаются вредными для здоровья, правительство может принять законопроект о запрете их курения в общественных местах (такое предложение сегодня рассматривается на государственном уровне).

Пакет №4. Документы для ввода в эксплуатацию кофейни

Этот пакет понадобится для введения в эксплуатацию вашей кофейни.

Это большой объем бумаг:

Снова нужно приложить арендный договор.
Уставные документы (для ООО).
Утвержденный проект для объекта общепита. К нему прилагаются схемы инженерных сетей и расстановки оборудования. А также сертификаты на материалы, использованные при ремонте.
Копии договоров с коммунальными службами.
Акты, подтверждающие проверку обеззараживание вентиляции, холодильников, теплового оборудования и результаты бактериологических и химических анализов воды.
Паспорта на вентиляционную систему и кондиционеры.
Копии контрактов с разными контрагентами (описаны в параграфе "Пакет №5").
Санитарный паспорт на кофейню.
Перечень предлагаемой к продаже продукции.
Документы, подтверждающие постановку на налоговый учет.
Санитарный паспорт, выданный на автомобиль, доставляющий сырье или заказанную на других предприятиях продукцию (если он будет числиться при кофейне).
Оформленный уголок потребителя (список документов для Уголка потребителя описан в параграфе "Другие документы").
Реквизиты банка (р/с, к,с, БИК, ИНН), если кофейня открыта, как Общество.

Перед открытием кофейни собственнику нужно подготовить и согласовать с СЭС ППК (программу производственного контроля)

Пакет №5. Договора

В эту группу мы включили договоры, которые придется заключить для легальной работы кофейни. Некоторые пункты могут повторяться.

В целом же, пакет включает следующие договоры:

на вывоз ТБИ, пищевых остатков и утилизацию ртутных ламп;
дезинфекцию, дератизацию, дезинсекцию (первичную и текущие);
на стирку или химчистку одежды персонала и других тканых изделий кофейни;
на поставку сырья и готовых блюд, а также напитков;
на обслуживание тревожной кнопки;
на установку и обслуживание системы ППБ;
на установку и обслуживание ККМ (кассового аппарата);
на ТО системы вентиляции.
на поставку электроэнергии, газа, воды, отопления;
на слив сточных вод;
на установку и обслуживание холодильного и теплового оборудование, витрин;
на периодические лабораторные исследования продуктов питания (полуфабрикатов, готовых блюд и сырья, если вы планируете выпекать пирожные или готовить какие-то блюда на кухне кофейни);
на периодические замеры микроклиматических условий и освещения на кухне вашего заведения (если вы готовите блюда);
на медицинские осмотры для сотрудников (есть только одна альтернатива заключению этого договора - медработник в штате).

Все сотрудники кофейни должны иметь санитарные книжки с актуальными отметками о состоянии здоровья.

Пакет №6. Документы для открытия расчетного счета

Чтобы открыть р/с, предпринимателю нужно пойти в банк с паспортом.

Для открытия счета ООО нужно больше документов:

Уставные документы предприятия.
Приказ о назначении первого лица (директора кофейни).
Паспорт директора.

В обоих случаях необходимо присутствие первого лица предприятия. Это стартовый пакет документов. Банк может расширить его по собственному усмотрению.

Бухгалтерские документы

К бухгалтерским документам относят счета-фактуры, накладные на товар и готовую продукцию, кассовые чеки и отчеты в налоговую службу.

При открытии у вас должны быть:

Документы на поставленный товар (сырье, полуфабркаты, готовые блюда), в том числе сертификаты.
Кассовый аппарат (онлайн-касса с интернет-обслуживанием или чеки для выдачи клиентам). Без кассы можно обойтись, если вы индивидуальный предприниматель, и оплачиваете государству единый налог на временный доход или платите налоги по патентной системе.
Кассовый журнал операциониста.

Остальные документы появятся в ходе работы кофейни. Для законной работы кассового аппарата, его нужно купить, к нему приобрести носитель фискальной информации и заключить договор на его обслуживание. Кассовый аппарат ставят на баланс предприятия (если вы открыли ООО) и на учет в налоговую службу.

Мы еще не описали пакет документов для госрегистрации бизнеса. По сравнению с перечисленным выше это скромный набор бумаг.

Для регистрации ИП достаточно:

заявление от предпринимателя;
его ИНН;
копия паспорта;
подтверждение оплаты госпошлины.

Для открытия Общества требуется расширенный пакет, включающий:

заявление от предпринимателя;
копию паспорта учредителя (учредителей);
подтверждение оплаты госпошлины;
Устав и Решение об организации Общества;
гарантийное письмо собственника помещения под кофейню, подтверждающее наличие у нее юридического адреса.

Налоговая служба может потребовать дополнительные документы. Это не расходится с действующим законодательством.

Другие документы

В эту группу мы отнесли набор внутренних документов, обеспечивающих деятельность предприятия и описание Уголка потребителя.

Уголок потребителя - это предоставленный в удобной и доступной для потребителя форме набор документов:

Сведения о кофейне (форма собственности, ИНН предпринимателя или Устав ООО, название, ФИО руководства и контакты, имеющиеся сертификаты).
Книга отзывов.
Закон о защите прав потребителей.
Правила торговли.
Информация о местных отделениях Госпожнадзора и СЭС (адреса, телефоны).
Меню с указанием веса блюд и его описание, заверенное руководителем (ТТК или технико-технологическая карта).
Копии имеющихся лицензий.
Схема действий при возгорании.

Кроме этого, вам придется вести кадровую документацию (книгу учета трудовых книжек сотрудников, графики работы и отпусков), выпустить штатное расписание и издавать приказы о приеме и увольнении персонала (для ООО).

Контролирующие органы требуют ведения набора журналов, издания инструкций, правил и приказов, касающихся ППБ, ОТ (охраны труда), ТБ (техники безопасности) на производстве. А также ведение документации, обеспечивающие санитарно-эпидемиологическое благополучие населения.

Для обеспечения санитарного режима нужно вести иметь следующие документы:

График ППК.
Журнал дезинфекции.
Журнал и график генеральных уборок.
График уборки и дезинфекции санузла.
Журнал учета дезинфектанто и инструкции для мойщиц.
Журнал дератизации и дезинсекции.
Журнал ТО и дезинфекции системы вентиляции.
Медкнижки персонала и журнал их учета и проверок.
Журнал "ЗДОРОВЬЕ".
Бракеражный журнал (сырья, полуфабрикатов, готовых блюд).
Калькуляционные карточки на готовые блюда.
ТТК с подробными рецептами.
Журнал учета температуры холодильного оборудования и витрин.
Журнал микроклиматических показателей на складе (если склад предусмотрен планом).
Журнал регистрации гнойничковых поражений кожи у персонала.

Отдельную группу журналов, инструкций и приказов представляют документы, подтверждающие состояние противопожарной и электробезопасности в кофейне:

Журнал проверки техсостояния оборудования (холодильники, печи).
Журналы инструктажей по ППБ и электробезопасности.
Инструкции по ТБ и ОТ.
Журнал присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу.
Правила поведения сотрудников во время возгорания и при сильном задымлении.
Эвакуационный план, если помещение кофейни предусматривает одновременное пребывание в помещении более 50 человек.
Журнал регистрации несчастных случаев на предприятии.
Журнал контроля состояния электрооборудования.
Приказ о назначении ответственного лица за ППБ и ТБ.

Все журналы должны быть пронумерованы. Их шнуруют толстыми нитками и скрепляют мастичной печатью. Купить минимальный обязательный пакет журналов и инструкций можно в специализированных фирмах. Он готов к использованию и полностью соответствует требованиям Законов РФ.