Документы, необходимые для открытия Кафе с вафлями

И опытные, и начинающие бизнесмены ищут торговую нишу для реализации своего потенциала и получения прибыли. Такой нишей сегодня является продажа вафельной продукции. Кафе-вафельница, в котором можно купить вкусные гонконгские вафли, сытные вафельбургеры или соски в вафельном тесте, сэндвичи с сыром или рыбой, кордонги или сладкие вафельки-трубочки - отличное решение для бизнеса.

Для комфортной, без штрафов и других видов административного наказания, работы вафельницы нужно оформить довольно объемный пакет документов. Набор бумаг будет зависеть от того, работаете вы по франшизе или избрали тернистый путь создания собственного бренда, арендуете отдельное помещение, зону на фуд-площадке в ТРЦ или используете собственное помещение, предлагаете клиентам, кроме всевозможных вкуснейших вафель, молочных коктейлей, соков и чая, кофе, содержащие алкоголь напитки и табак. Мы расскажем об основном пакете документов, варианты, удовлетворяющие вашей ситуации, лучше обсудить с юристом или инспекторами контролирующих органов.

Юридические документы

Вы определились с формой собственности вафельницы (ООО, ИП), пора выбрать помещение и зарегистрировать бизнес.

Для открытия кафе-вафельницы вам потребуются:

  • правоустанавливающие документы на бизнес (Устав для ООО, ИНН предпринимателя, свидетельства о госрегистрации) и помещение (свидетельство права собственности или договор аренды/субаренды);
  • выписки из Росстата, ЕГРЮЛ/ЕГРИП, пенсионного и медицинского фондов (для ООО);
  • разрешения и согласование с контролирующими работу предприятий общественного питания структурами;
  • комплект обязательных договоров (объем комплекта зависит от расположения арендуемых площадей, в торговом центре он меньше).

О документах, требующихся для регистрации, мы расскажем в графе о бухгалтерских документах. Выбирая помещение, старайтесь остановить выбор на тех сооружениях, которые уже использовались для предприятий общественного питания. Так у вас больше шансов сократить расходы на приведение помещения кафе-вафельницы к стандартам СЭС и требованиям ГПН (Госпожнадзора).

Если вы уже арендовали помещение, проверить его санитарное и противопожарное состояние можно:

  • внимательно изучив документальную базу (ГОСТы, СНИПы, СанПины, технические требования);
  • заказав предварительную проверку в СЭС и ГПН.

Если помещение устраивает, получаете права на него, заключив договор аренды, купли или получив дарственную.

Приступая к ремонту, можно заниматься сбором разрешительной документации:

  • патент на торговлю;
  • разрешение на продажу алкогольной продукции (если планируете продавать напитки, крепче сидра);
  • разрешение на размещение кафе с вафлями в выбранном помещении от Роспотребнадзора;
  • согласование с ГПН;
  • согласование с ГИБДД, если планируете обустроить парковку у кафе для автомобилей клиентов;
  • согласование или разрешение от Управления по архитектуре (разрешение нужно для строительства, согласование для размещения наружной рекламы, а в некоторых регионах и для ремонта фасада и установки вывески);
  • разрешение на предлагаемую клиентам кафе с вафлями продукцию.

Для получения согласования с пожарными, в местное отделение ГПН нужно написать заявление, и предоставить документы:

  • описывающее помещение (планы БТИ, кадастровый план);
  • описывающие систему противопожарной защиты;
  • копии договоров и лицензии компании, устанавливающей противопожарную сигнализацию и обслуживающей систему вентиляции;
  •  руководство по ППБ, разработанное для конкретной вафельницы;
  • акты проверки состояния вентиляции;
  • документы, подтверждающие наличие обучения по ППБ у персонала кафе с вафлями;
  • выписку из ЕГРИЛ/ЕГРИП.

Список документов уточняйте с ГПН. Возможно у вас потребует не все, перечисленные выше, бумаги.

Для разрешения на размещение кафе-вафельницы в выбранном помещении нужно обратиться в СЭС с заявлением на экспертизу сырья и готовой продукции и получить заключение. С положительным заключением и заявлением нужно обратиться в Роспотребнадзор. Дополнительно необходимо предоставить дипломы об образовании работников или предпринимателя (для ИП) и медицинские книжки персонала. Последние документы предоставляются в виде копий.

Далее вам потребуется заключить договора на поставку материалов для ремонта помещения, оборудования для работы кафе и на поставку сырья или полуфабрикатов для приготовления блюд.

Обязательными считаются договоры:

  • на проведение регулярных медицинских осмотров персонала с заполнением санитарных книжек;
  • стирку рабочей одежды поваров, официантов, уборщиков;
  • на периодический забор и исследование качества сырья и готовой продукции кафе с вафлями, а также смывов с рабочих поверхностей кухни предприятия.

Кроме этого, если вы не разместились в ТРЦ, не забудьте заключить договоры:

  • на дезинфекцию, дератизацию и дезинсекцию;
  • установку и обслуживание системы вентиляции и оповещения о пожаре (для кафе, в котором может разместить более 50 человек речь идет уже о системе автоматического тушения пожара);
  • на установку тревожной кнопки и обслуживание системы охранной сигнализации, если таковая предусмотрена планом;
  • на вывоз бытовых отходов;
  • на вывоз пищевых отходов;
  • на утилизацию газоразрядных ламп;
  • по поставку воды (горячей/холодной);
  • на слив стоков;
  • на поставку электроэнергии и отопления;
  • на поставку газа, если это предусмотрено производственной линией.

Если у вас будет собственная машина для доставки сырья или готовой продукции клиентам, она должна иметь санитарный паспорт, а водитель санитарную книжку с актуальным медосмотром.

Перед открытием кафе с вафлями не забудьте уведомить Роспотребнадзор о НПД (открытии и начале работы) и составить ППК (программу производственного контроля).

Бухгалтерские документы

В этом параграфе мы собирались рассказать о пакете документов для регистрации бизнеса. Этот пакет небольшой и собрать его просто.

Вам потребуется:

  • копия паспорта предпринимателя или учредителя ООО;
  • уставные документы кафе (для ИП не нужно);
  • квитанция о внесении госпошлины;
  • заявление в установленной форме;
  • договор аренды или письменное согласие владельца помещения предоставить вашему кафе юридический адрес (для ИП не нужно!).

При покупке материалов для ремонта и оборудования для кафе с вафлями, все накладные, чеки, счета и сертификаты сохраняйте. Не забывайте отправлять в ФЕС отчеты с нулевым балансом даже до введения вафельницы в эксплуатацию.

Для ООО обязательно открытие расчетного счета (р/с), да и предпринимателю удобнее работать с поставщиками по безналичному расчёту. Открыть р/с можно лично посетив банк. Это делает директор/предприниматель. Нужно написать заявление на открытие счета и оставить образец личной подписи, а возможно и голоса.

В банк нужно предоставить:

  • паспорт директора/предпринимателя);
  • Устав (для ИП не нужно);
  • приказ о назначении директора (для ИН не нужно).

Банк может потребовать и другие документы, например справку о месте регистрации иногороднего собственника предприятия или документ, подтверждающий законность пребывания иностранного гражданина на территории РФ, если бизнес организует иностранец.

Чтобы подготовится к работе с покупателями и посетителями кафе, потребуется установить ККМ (кассовый аппарат/онлайн-кассу).

Для этого потребуется заключить договор:

  • на закупку оборудования;
  • на приобретение и обслуживание носителя фискальной информации;
  • на оказание интернет-услуг.

ККМ ставится на учет в налоговую инспекцию. Если кафе с вафлями зарегистрировано, как ООО, кассу берут на баланс. Остальные документы, связанные с бухгалтерий появятся уже после введения кафе-вафельницы в эксплуатацию.

Не покупать кассу можно индивидуальным предпринимателям на ЕНВД или патентной системе налогообложения, но тогда придется покупать и выдавать клиентам бланки строгой отчетности (чеки) при каждой покупке вафель и напитков в вашем кафе.

Прочие документы

К "прочим" можно отнести комплект бумаг для уголка потребителя, организации работы кадрового отдела кафе и обеспечения санитарной и пожарной безопасности.

Уголок потребителя - это "лицо" кафе-вафельницы, то есть стенд сообщающий покупателю:

  • название кафе с вафлями;
  • график работы заведения;
  • наличие у заведения регистрационных документов, лицензий и сертификатов;
  • информацию о руководстве и его контактные данные;
  • сведения о структурах, контролирующих работу кафе-вафельницы с телефонами;
  • ТТК и прайс с весом блюд
  • книгу отзывов и предложений;
  • копии законов: о торговле и о защите прав потребителей;
  • информацию об экстренных службах (телефоны).

При работе с СЭС придется предоставлять целый комплект журналов:

  • бракеражные для сырья и готовых блюд;
  • ЗДОРОВЬЕ;
  • регистрации случаев появления гнойничковых высыпаний на коже поваров и официантов;
  • учета дезрастворов;
  • расхода рабочих дезрастворов;
  • журнал-график генеральных уборок помещения кафе и отдельно санузла (если вы арендовали помещение не в торговом центре);
  • мероприятий согласно ППК;
  • мер по борьбе с грызунами и насекомыми-вредителями;
  • учета медицинских книжек сотрудников (сами книжки должны храниться в сейфе в администрации кафе);
  • учета температуры в витринах и холодильниках кафе;
  • регистрации температуры и влажности в складской зоне вафельницы.

Кроме журналов потребуется технико-технологическая карта и калькуляционные карточки на блюда. Не лишним будет завести журнал проверок кафе с вафлями инспекторами контролирующих органов.

Если вас посетит пожарная инспекция, затребованы будут:

  • инструкции по пожбезопасности (ППБ);
  • инструкции по поведению при возгорании;
  • набор журналов для инструктажей по ППБ;
  • журнал учета огнетушителей и отдельно журнал проверки их работоспособности;
  • приказ о назначении работника, отвечающего за соблюдение правил ППБ в кафе-вафельнице;
  • журналом контроля техсостояния системы вентиляции в кафе с вафлями.

Дополнительно различные комиссии, проверяющие соблюдение трудового режима и мер по обеспечению безопасности труда могут заинтересоваться наличием:

  • журнала регистрации несчастных случаев;
  • журнала по технике безопасности;
  • журнала учета присвоения группы 1 по электробезопасности не электротехническому персоналу;
  • контроля над состоянием электрооборудования.

Если вы планируете набирать работников, не избежать ведения хотя бы минимального набора кадровых документов.

Вам потребуется:

  • штатное расписание;
  • табель учета рабочего времени;
  • комплект договоров о материальной ответственности и журнал их учета;
  • график выходов и отпусков сотрудников кафе с вафлями;
  • положение о конфиденциальности личной информации персонала;
  • учетные карточки с личными данными работников;
  • журнал учета трудовых книжек (сами книжки должны храниться в сейфе у администрации предприятия);
  • набор приказов и распоряжений, регламентирующий внутренний распорядок в кафе с вафлями.

Журналы - это документы, хранящиеся не один год, их нужно вести правильно, при начале нового журнала обязательно нумеруйте его страницы, прошивайте журнал и скрепляйте его на последней странице мастичной печатью. Можно купить полный набор документов для открытия бизнеса в соответствующих фирмах или скачать образцы и оформить их самостоятельно.