Документы, необходимые для открытия Книжного магазина

В век компьютеризации для многих людей книга все еще остается самым надежным помощником, другом и учителем. Поэтому есть все шансы, что книжный бизнес при грамотной организации, принесет прибыль и доставит удовольствие. Чтобы удовольствие было полным работать стоит без штрафов. А для этого требуется правильно оформить обязательный пакет документов.

Комплект документов будет зависеть от выбора вами вида бизнеса (интернет-магазин, "живая" торговая точка), от типа помещения (ТРЦ, отдельно стоящее здание, квартира первого этажа многоэтажного дома) и направленности магазина (детская, профессиональная литература, многопрофильный или антикварный магазин). Мы расскажем об основных документах, которые потребуются небольшой торговой точке по реализации книг.

Юридические документы

Обязательный пакет документов для книжного магазина, который должен быть собран перед открытием, включает:

  • Устав (для Общества/ООО), Решение о создании общества, Протокол голосования, если партнеров несколько;
  • копию паспорта учредителя или предпринимателя;
  • ИНН (для предпринимателя/ИП);
  • свидетельства: госрегистрации юридического/физического лица, постановки на учет в ФНС, Пенсионном и Медицинском фондах;
  • выписки (из Росстата, единого госреестра юридических/физических лиц);
  • комплект договоров.

О пакете документов, который вам потребуется для регистрации предприятия, мы расскажем в следующем пункте статьи ("Бухгалтерские документы"). Начнем с арендного соглашения. Этот документ определяет ваши права по использованию помещения и обязанности по отношению к владельцу. Оно потребуется при регистрации магазина как Общества.

На начальном этапе организации бизнеса вам нужно будет решить, где вы арендуете помещение, если у вас нет в собственности подходящего строения, здания, квартиры. Если вы возьмете в аренду помещение в ТРЦ, оно обойдется вам недешево, но не придется получать согласование от СЭС (Роспотребнадзора) и ГПН (Госпожнадзора). Количество обязательных договоров, которые придется заключить, тоже будет минимальным.

Если вы выбрали для себя помещение в отдельно стоящем здании или жилом доме, придется получить:

  • разрешение на размещение магазина в выбранном помещении от СЭС;
  • согласование противопожарного состояния здания с ГПН.

Лицензия для открытия книжного магазина не требуется, но вам придется заключить целый набор обязательных договоров:

  1. На поставку оборудования для книжного магазина и товаров (основных и сопутствующих).
  2. На установку, дезинфекцию и технические осмотры вентиляции.
  3. На поставку тепла, электроэнергии и воды.
  4. На слив стоков.
  5. На проведение периодических медицинских осмотров сотрудников (согласно письму Минздрава РФ № 1100/2196-0-117 от 7.08.00 санитарные книжки обязательны для всех лиц, занятых в сфере обслуживания, в том числе для продавцов букинистических магазинов). Можете нанять персонал с актуальным медосмотром. Но вы должны обеспечить сотрудникам возможность регулярно проходить медицинское освидетельствование.
  6. На дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию.
  7. На установку и техническое обслуживание противопожарной сигнализации.
  8. На установку и техническое обслуживание охранной сигнализации (если это предусмотрено бизнес-планом).
  9. На утилизацию ламп, содержащих ртуть.
  10. На вывоз ТБО.

Если вы планируете доставлять книги и сопутствующие товары клиентам, нужно заключить договора с транспортными компаниями или почтой РФ.

Обратите внимание, компании, занимающиеся работами с системами пожарной, охранной и вентиляционной, вывозом мусора и дезинфекционными мероприятиями, должны иметь соответствующие разрешительные документы или действующие лицензии. Копии этих документов нужно получить.

Если вы планируете размещать наружную рекламу, придется получить письменное согласие владельца здание и согласование с местным отделом Управления архитектуры.

В некоторых городах требуется разрешение архитектурного отдела на ремонт фасада и согласование стиля вывески.

Бухгалтерские документы

До открытия магазина и первого получения прибыли, нужно подавать в ФНС нулевые отчеты, даже если вы еще делаете ремонт и не закупили товар и оборудование.

При открытии магазина у вас должны быть под рукой:

  • договора с поставщиками оборудования и товара;
  • сертификаты на материалы для ремонта и оборудование, подтверждающие, что они соответствуют требованиям СЭС и ГПИ для букинистических магазинов;
  • счета, накладные на материалы, оборудование и товар.

После открытия магазина вы будете подавать в налоговую инспекцию отчеты, согласно установленным правилам. При этом все документы на товар, чеки, выданные клиентам, или копии квитанций у вас должны быть в наличии.

Для расчетов с клиентами вам потребуется обзавестись онлайн-кассой. Этого можно избежать, если вы платите налоги по патентной системе или налог на вмененный доход. В этом случае нужно заказать бланки строгой отчетности (квитанции), которые нужно выдавать клиентам.

При покупке ККМ (кассы) потребуется:

  • зарегистрировать аппарат в налоговой инспекции;
  • взять кассу на баланс (для ООО);
  • заключить договор на обслуживание чипа, содержащего базу данных кассы;
  • заключить договор на интернет-обслуживание.

При работе с поставщиками удобнее вести безналичный расчет, а для этого стоит открыть р/с (расчетный счет).

С этой целью директор Общества или предприниматель должен посетить отделение банка с комплектом документов:

  1. Паспорт.
  2. Выписку из единого госрееста для юридических/физических лиц.
  3. Выписку из управления Статистики.
  4. Свидетельство государственной регистрации юридического/физического лица.
  5. Приказ о назначении директора (заведующего) книжного магазина (для ООО).

В банке вы напишите заявление на открытие р/с, заполните карточку клиента и оставите образец подписи. Банк может затребовать и другие документы.

В этом пункте мы обещали рассказать о пакете документов для регистрации бизнеса. Для предпринимателя потребуется все четыре документа: паспорт, идентификационный номер, квитанция об оплате госпошлины и заявление в установленной форме.

Если вы регистрируете ООО, потребуются уставные документы предприятия, копии паспортов всех участников Общества, квитанция об оплате пошлины, заявление и гарантийное письмо собственника помещения (можно приложить арендный договор), подтверждающее, что у вашего книжного магазина есть юридический адрес.

Прочие документы

В эту группу мы отнесли комплект документов для Уголка потребителя, работы администрации книжного магазина (кадровые документы) и журналы, помогающие поддерживать санитарную и противопожарную безопасность на объекте.

Уголок потребителя обычно выполнен в виде информационного стенда, расположенного внутри помещения, недалеко от входной двери книжного магазина (для удобства клиентов).

Стенд содержит несколько информационных наборов:

  1. Касающиеся предприятия (название, сведения о руководстве, регистрационные документы, имеющие сертификаты и лицензии).
  2. Касающиеся работы магазина книг (график работы, прайс, условия обслуживания отдельных категорий населения: дети, ветераны ВОВ и т.п.).
  3. Касающиеся контролирующих органов (название, адрес и телефон местных отделов Роспотребнадзора, ГПН) и служб экстренной помощи (пожарная, скорая).
  4. Книга отзывов и предложения.

Наличие Уголка потребителя проверяет Роспотребнадзор.

Кадровая документация нужна для вашего удобства, ее затребовать может комиссия по труду при жалобе сотрудника. Кадровая документация ведется при наборе персонала.

Основной комплект кадровых документов:

  • штатное расписание;
  • табель выходов;
  • график отпусков;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • журнал регистрации приказов по персоналу (о приеме и увольнении, об отпуске и о переводе на другую должность);
  • приказы по персоналу;
  • должностные обязанности работников книжного магазина;
  • договоры о полной материальной ответственности и матотвественными лицами.

При работе с ГПН и СЭС вам потребуется набор журналов, приказов, инструкций:

  • ППК (программа производственного контроля);
  • журнал учета дезинфицирующих средств;
  • инструкции для уборщиц;
  • журнал генеральной уборки и дезинфекции помещения книжного магазина и отдельно график уборки санузла;
  • журнал дезинфекционных мероприятий для вентиляции;
  • журнал регистрации несчастных случаев;
  • журнал учета средств тушения пожара;
  • журнал поверок огнетушителей;
  • журнал учета присвоения I группы по электробезопасности персоналу, без специального образования;
  • приказ о назначении лица, ответственного за соблюдение противопожарного режима в книжном магазине;
  • копия закона о противопожарной безопасности;
  • инструкции по мерам противопожарной безопасности в книжном магазине и правила поведения персонала при возгорании;
  • журнал инструктажей по технике безопасности и соблюдению противопожарного режима.

Если в магазине одновременно может находиться более 10 человек, потребуется план эвакуации. Кроме указанных журналов, обязательно заведите книгу регистрации проверок инспекторами СЭС и ГПН. Настаивайте, чтобы инспектора заполняли этот журнал.

Последним пакетом документов  (журналами и инструкциями) владельцы небольших не продуктовых магазинов обычно пренебрегают, в силу того что первые три года с проверками контролирующие органы могут и не беспокоить. Но в случае ЧП документацию обязательно проверят.

Если вы не уверены, как правильно вести или заполнять такую документацию, можно обратиться в соответствующие компании, реализующие журналы, приказы и инструкции по ППБ, ТБ и санитарной безопасности. Некоторые компании предлагают даже заполненные варианты журналов.