Онлайн касса

Онлайн-касса – оборудование, необходимое для ведения любого бизнеса. До недавнего времени допускалось применение обычного кассового аппарата, но с введением в 2017 году нового закона №54 ФЗ, предпринимателей обязали устанавливать именно онлайн-кассы, так как эта техника функционирует через интернет, накапливает информацию о расчетных операциях, передаёт её в налоговую и формирует отчётность.

К сожалению, не все понимают значение оборудования онлайн-касс и не знают, как правильно его выбрать. Именно об этом техническом оснащении и расскажем в статье: какие бывают виды, марки и на что следует ориентироваться при покупке прибора.

Виды

Чтобы лучше представлять себе, для чего нужна онлайн-касса и на какой остановить выбор, следует ознакомиться с разновидностями такого оборудования. 

Контрольно-кассовая онлайн техника бывает автономной, модульной, эквайринговой, виртуальной и вендинговой. Расскажем подробнее о каждом виде.

Автономные

Такие устройства характеризуются следующими признаками:

  1. Возможность длительного использования без подзарядки. В кассу встроен мощный аккумулятор. Потому данное оборудование идеально для работы курьерской службы.
  2. Возможность беспроводной передачи данных. Как правило, автономные онлайн кассы могут работать через мобильный интернет, Wi-Fi или Bluetooth.
  3. Портативность и компактность. Как правило, эти кассы достаточно небольшие по объему и легкие по весу.
  4. Возможность подключить дополнительное оборудование, которое сделает работу с кассой более удобной. Так, здесь могут присутствовать вычислительные, коммуникационные, распечатывающие приборы, например, сканеры штрих-кода, принтеры, ноутбуки,

Этот тип онлайн-касс называют по-другому командно-управляемыми. Данные здесь вводятся только клавиатурой. Это главная особенность автономной кассы – все команды задаются именно с клавиатуры. На ней имеются специализированные и стандартные клавиши. Оперировать можно их сочетанием. Современные предприниматели часто отдают предпочтение автономному оборудованию, так как эти машинки просты в настройках и управлении.

Автономные онлайн-кассы идеальны не только для работы курьеров. Ими удобно пользоваться в небольших магазинах со средней пропускной способностью (например, продуктовые магазины формата «у дома»).

Автономная онлайн касса

Модульные

Модульные онлайн-кассы – это приборы, имеющие в конструкции два основных модуля: выступающий и распечатывающий. На этих элементах выстроен весь функционал устройства. Такие приборы ещё называют фискальными, так как управляются они внешней программой. Эти кассы полностью соответствуют требованиям закона: они распечатывают чеки и направляют их в налоговую через ОФД. Это удобно и экономит время предпринимателя на формировании отчетности.

У модульных касс ограничены функции. У приборов отсутствует экран и кнопки. А работают они от основного оборудования, на котором установлена кассовая программа. Это может быть компьютер или планшет. При этом, фискальная информация сохраняется в самом приборе. Но отправляется в ФНС только через основной ПК.

Скорость модульных касс вполне устраивает пользователей: не менее 10 позиций за секунду. Такие приборы устанавливают в магазинах с большей и средней проходимостью.

Модульная онлайн касса, подключенная к компьютеру

Эквайринговые

Такие онлайн-кассы называют по-другому интегрированными. Что такое эквайринг? Это расчет покупателей банковской картой через специальный терминал. То есть, безналичный расчет без помощи продавца или оператора. Этот терминал и называется эквайринговой кассой.

Оборудование принимает карту, считывает с неё информацию, проводит платеж с помощью интернета.

Важно понимать, что эквайринговое оборудование не относится к полноценному кассовому расчету. Прибор не отправляет отчетность, а просто принимает оплату. При этом, терминал тесно связан с онлайн-кассой, так как для получения данных о платежах и фискализации их, терминал должен быть подключен к ККМ. Таким образом, данные по платежам через эквайринговый терминал тоже накапливаются в кассовом аппарате, к которому подключен эквайринг, и подлежат отчетности, согласно законодательству.

Онлайн касса с эквайрингом

Виртуальные

Всего несколько лет назад появились интернет-магазины, которые прочно обосновались в системе бизнеса. Их тоже пришлось узаконить. Для отчетности и расчетов создали специальные виртуальные системы. То есть, человек приобретает товар и рассчитывается прямо в интернете разными способами: с помощью карты, онлайн-платежей, виртуальных кошельков и т. д.

Программа формирует электронные платежные чеки, которые покупатель может распечатать при необходимости.

Такие онлайн-кассы существуют лишь в программе. Её необходимо устанавливать всем владельцам виртуальных магазинов. Также, ккак это делают предприниматели, работающие оффлайн. Подключить подобную систему можно всего за 2 000-3 000 рублей.

Вендинговые

Сюда относятся те онлайн-кассы, которые «сотрудничают» с вендинговыми устройствами. Например, аппарат по продаже воды, кофе, игрушек должен тоже подключаться к кассовой программе, так как это бизнес, а по нему нужна отчетность.

Если вендинговая машина механического типа, то касса для неё не требуется. Об этом свидетельствует ФЗ №54. Для всех электронных устройств отчетность предусмотрена на общих основаниях.

Для вендингового бизнеса можно приобрести встраиваемую или внешнюю кассу. Встраиваемая располагается внутри машины и подключается к её программе. Внешняя касса тоже подключается к основному оборудованию, но при этом, находится в нескольких метрах от него.

К одной онлайн-кассе может быть подключено несколько вендинговых аппаратов. Важно, чтобы на основном приборе был дисплей с изображением QR-кода. По этому коду можно прочесть зашифрованные данные кассового чека. К вендинговым кассам можно отнести марки «телеметрон» и «Уникум». Это встраиваемые модели.

Из каких элементов состоит онлайн-касса

Большинство приобретателей онлайн-касс даже не задумываются об устройстве ККМ. На самом деле, это важные знания, которые помогают правильно выбрать хорошее оборудование. Необязательно вникать в каждую деталь конструкции – её материалы, разновидности и т. д. Но, понимать из чего состоит касса, и какие функции выполняет тот или иной элемент, все же необходимо.

Итак, стандартный кассовый прибор состоит из следующих элементов:

  1. Корпус - это внешнее покрытие прибора. Корпус может быть пластиковым или резиновым. Некоторые изделия покрыты корпусами смешанного типа. Пластиковые выглядят красиво, их покрытие глянцевое, с блеском. Но пластик – очень хрупкий материал. Плохо переносит даже малейшее физическое воздействие. В то время как резиновый корпус не подвергается царапинам, деформациям, лучше «противостоит» ударам.
  2. Клавиатура. Не менее важная часть оборудования. Клавиатура есть не во всех модификациях. Чаще всего она встречается в автономных кассах. При выборе ККМ надо внимательно изучить клавиши. Они не должны западать при нажатии, быть расшатанными или поврежденными. Отличным материалом для клавиш признана резина или каучук. Но производители часто отдают предпочтение пластику, так как этот материал дешевле.
  3. Дисплей. Он присутствует в большинстве современных онлайн-касс. На нем отображается информация по операциям. Все вводимые команды через дисплей передаются в программу и подлежат исполнению. Изготавливают дисплеи из прозрачного пластика или стекла. Есть и жидкокристаллические варианты. Они более хрупки для механических воздействий, поэтому ЖК-дисплеи не рекомендуется трогать пальцами.
  4. Печатающий принтер. Эта деталь встроена в кассу. Для ее функционирования необходима специальная краска и бумага. К каждой модели подходит свой принтер, на котором имеется индивидуальный код. Изготавливают печатающий элемент из пластиковых деталей. Есть и металлические принтеры. Либо комбинированные.
  5. ФН (фискальный накопитель) – элемент, запоминающий все данные по расчетным операциям. Накопитель собирает информацию и в нужный момент передает ее через программу в налоговый орган. Требования закона №54 сводятся к необходимости приобретать онлайн-кассы только с фискальными накопителями. Они могут быть встроенными или внешними. Но, обязательно подлежат регистрации в налоговой инспекции по месту деятельности предпринимателя.

В обновленных моделях есть также принтеры для чеков с QR-кодами, сетевые карты, передающие данные, регистраторы фискальные, формирующие информацию обо всех операциях.

Популярные марки онлайн-касс

Изготовители кассового оборудования предлагают как бюджетные, так и дорогостоящие приборы. Выбор большой поэтому перед покупкой стоит подумать, нужна ли вам дорогая онлайн-касса с кучей современных возможностей или подойдет не дорогой вариант.

Тут важно придерживаться правила: чем меньше заведение, тем менее «навороченной» может быть онлайн-касса.

Рассмотрим самые популярные модели:

  1. Элвес-МФ: автономная касса. Стоит в пределах 5 000 рублей без ФН. Распечатывает быстро – за секунду по 14 строчек. Работает от аккумулятора. Без подзарядки способна пробивать по 1,5 тысячи чеков. Передаёт информацию через Wi-Fi. Идеальна для небольшой торговой точки (маленького отдела в торговом центре, киоска, небольшого продуктового магазина).
  2. Меркурий-115Ф: от 4 500 рублей. Автономное устройство. По характеристикам похожее на модификацию марки «Элвес», но печатает медленнее – всего по 7 строчек за секунду.
  3. Моника 1102 МК-Ф. Похожа на две предыдущие кассы по характеристикам. Тоже работает в автономном режиме. Но отличается по внешнему дизайну. Этот прибор больше в размерах. Похож на объемный калькулятор. Удобен в эксплуатации. Имеет большие, высокие кнопки, увеличенный дисплей с чёткими символами. Цена прибора от 5 000 рублей.

Более инновационные модификации онлайн-касс подходят для большого или среднего бизнеса. Такие приборы рекомендуется приобретать для точек с большой проходимостью.

К группе дорогостоящих моделей можно отнести эти:

  1. Эвотор. Ее стоимость от 18 900 до 35 000 рублей. Компактные, удобные, современные кассы. Подходят для разных видов деятельности – мобильной или стационарной торговли, общепитов и др. Оперативно распечатывают чеки – 50 мм. за секунду. Касса Эвотор способна автономно работать до 12 часов. Передаёт данные по Wi-Fi, Bluetooth, GSM. Встроенный навигатор, две камеры, используемые при сканировании штрих-кодов. По сути, это новейшие модели онлайн-касс, представляющие собой мини компьютеры. Такая техника будет способствовать повышению продаж и реализовать большой функционал кассира.
  2. MSPOS-KA. Особенность этой модели в том, что она выпускается с установленным программным обеспечением. Распечатывает с повышенной скоростью – 75 мм. в секунду. Работает на аккумуляторе с повышенным резервом – до 48 часов. Это универсальный прибор для разных видов деятельности. Цена от 9 000 рублей.
  3. Wiki: элитные онлайн-кассы, больше похожие на компьютеры. В этих моделях есть все функции, которые может себе позволить современный бизнес. Компакты, универсальны, подходят для любых видов деятельности. Высокопроизводительны и долговечны. Есть несколько изделий этого бренда. Их стоимость варьируется от 29 до 65 тысяч рублей. Такое оборудование приобретается только крупными, развитыми предприятиями.
Онлайн касс Элвес-МФ
Онлайн касса Эвотор

Как правильно выбрать онлайн-кассу

Начинающие предприниматели часто теряются: какую же кассу им установить, чтобы стоила не дорого и выполняла все необходимые функции. Но, к сожалению, ориентироваться следует не только на стоимость техники. Здесь следует учитывать многие моменты: величину  и вид бизнеса, проходимость покупателей, возможность подключения к интернету и др. А изготовители предлагают столько вариантов, что можно «сломать голову».

Даём несколько полезных рекомендаций по выбору онлайн-кассы, на что следует обращать внимание при покупке:

  1. Выясните скорость распечатки чеков. Быстро печатающие устройства стоят на порядок дороже. Если у вас небольшая проходимость клиентов, зачем переплачивать? Подойдет автономная касса со средней скоростью. Например, марка Атол. И, наоборот, при высоком спросе магазина стоит подобрать более мощное оборудование.
  2. Перед покупкой выясните, входит ли в комплектацию аппарата фискальный накопитель. Чаще всего он продается отдельно. Стоимость ФН от 6 000 до 15 000 рублей. Это не малые деньги, и учесть надо такой момент заранее.
  3. Учитывайте количество товара, который предстоит вносить в память устройства. Например, автономные кассы могут поместить в себе не менее 10 тысяч наименований. Этого будет достаточно только для не большого или среднего магазина. Фискальные кассы хранят такую информацию в своем компьютере. Для больших магазинов подойдут именно такие устройства.
  4. Обратить внимание надо и на управление. Клавишные приборы постепенно уходят в прошлое. Современными считают теперь сенсорные кассы. Они намного легче в управлении, хотя по цене дороже.
  5. Проверяйте удобство работы с прибором. Например, при возникновении ошибок, один аппарат выводит на экран конкретное описание, а другие модели только зашифрованные коды. С ними придется разбираться, читать инструкцию, чтобы понять суть ошибки.

Выбрать онлайн-кассу не сложно, если знать принцип работы и разбираться в разновидностях приборов. После покупки важно не забыть о регистрации ККТ в налоговом органе.