Электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года электронная трудовая книжка стала реальностью для всех работающих жителей нашей страны. Вступил в силу закон об электронных трудовых книжках, согласно которому бумажную форму документа заменит цифровой аналог. Теперь все данные об организациях, в которых за период активной трудовой деятельности успел поработать гражданин, сохраняются в электронном формате.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Сегодня это полностью виртуальный документ. Пластикового аналога, который гражданин хранил бы у себя, не предусмотрено. Однако, этот факт не означает, что привычная многим бумажная версия не действительна. По желанию работника кадровики обязаны дублировать записи с виртуального документа в бумажный.

Примечательно, что сейчас понятия «трудовая книжка» не существует. Вместо него появился термин «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 ТК РФ в новой редакции). Еще одно нововведение – в цифровой документ в обязательном порядке вносится информация о работе по совместительству. Раньше это делалось только по личной просьбе сотрудника. Кроме того, электронный документ содержит все привычные нам данные: прием на работу и увольнение, перевод, обучение в период работы и многое другое.

Как работников, так и сотрудников волнует вопрос о том, можно ли скачать электронную трудовую книжку. Специалисты ПФР утверждают, что эта формулировка не совсем верная. Не специальную форму обновленной версии, не сам документ скачать с какой-либо программы невозможно.

Заполнять электронную трудовую книжку работодатели будут также, как и остальную отчетность для ПФР. Здесь практически ничего не меняется.

Вся информация будет храниться на индивидуальных лицевых счетах в ПФР. Доступ к ней каждый гражданин может получить в личном кабинете на сайте или на сервисе «Госуслуги». При необходимости гражданин вправе запросить бумажную выписку из электронного документа. Осуществить это возможно, обратившись непосредственно в отдел кадров, в ПФР или в МФЦ. При обращении в государственные инстанции место работы и прописка значения не имеют.

Трудоустройство сейчас происходит так: договор между работодателем и будущим работником заключается в электронном варианте и заверяется электронной подписью. Техническую возможность данной процедуры обеспечивает работодатель на безвозмездной основе.

Еще один вариант - будущий сотрудник заказывает в МФЦ или в ПФР бумажную выписку из электронного документа и предоставляет ее будущему работодателю. В этом случае все записи об устройстве на новое место работы осуществляются также в цифровой форме.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Этот вопрос интересует всех: и работодателей, и сотрудников. Насколько сложным является этот процесс? Таит ли он в себе «подводные камни»? Существует ли опасность путаницы, потери данных? Есть ли специальная форма электронной трудовой книжки?

В Пенсионном фонде утверждают, что сложностей с переходом возникать не должно. Также в ведомстве отмечают, что для работников этот процесс сугубо индивидуальный. Обязать человека в буквальном смысле выбросить бумажный документ и считать записи в нем недействительными работодатель не имеет права.

Однако то же самое нельзя сказать о тех гражданах, которых первый раз трудоустроятся в 2021 году. Сведения об их занятости не будут вноситься в бумажный документ, лишь в его электронный аналог.

Согласно закону, процесс перехода имеет свои особенности:

1. До 31 декабря 2020 года все работающие граждане должны написать письменное заявление на электронную трудовую книжку. Его форма может быть любой. В нем указывается, в какой форме будет вестись трудовая: в электронной или в бумажной.
2. Если сотрудник пожелал, чтобы данные о его занятости велись в электронном формате, бумажный документ он получает на руки. При этом делается запись о том, что заявление сотрудником было подано.
3. Если сотрудник пожелает, чтобы записи в бумажную книжку осуществлялись в прежнем режиме, работодатель не имеет права отказывать. Тогда данные заносятся как в электронный, так и в бумажный документ. Если работник не предоставил заявление, то в бумажном варианте документ также ведётся работодателем.

Ведение электронных трудовых книжек

С 1 января 2020 года работодатели обязаны не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло увольнение, прием на работу и иные кадровые мероприятия или написано заявление о переходе на электронный формат, подавать сведения об изменениях в пенсионный фонд. На основе этой информации и происходит формирование электронных трудовых книжек.

А начиная с 2021 года работодатель будет подавать информацию не позднее следующего дня после выхода приказа (о приеме на работу, увольнении, перехода и др).

2020 год – период, в течение которого работодатели проводят следующую работу:

1. При необходимости принимают или вносят изменения в локальные акты.
2. Готовят техническую базу для возможности предоставления информации о трудовом процессе сотрудников. Это необходимо для дальнейшего хранения данных на специальных информационных ресурсах пенсионного фонда.
3. До 30 июня 2020 года извещают каждого сотрудника об изменениях в законе. Для этого работодатель предоставляет каждому сотруднику письменное уведомление о переходе на электронный вариант документа. В нем указывается, каким образом осуществляется процесс, а также отмечается право сотрудника самостоятельно выбрать желаемый вариант ведения документа. Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки можно скачать здесь.

Чтобы получить информацию из электронного документа, сотрудник обращается к работодателю с соответствующим заявлением. В нем, помимо прочего, указывается способ получения выписки.

Их два:

• на бумаге;
• на цифровой носитель или письмом на электронную почту документ заверяется усиленной электронной подписью).

При этом с момента подачи заявления до получения выписки должно пройти не более 3 рабочих дней. Если сотрудник уволился, то выписка предоставляется в последний день действия трудового договора. Если такой возможности нет (уволенный сотрудник отсутствует либо отказывается забирать выписку), она направляется обычным заказным письмом с уведомлением о получении по почте.

Плюсы электронного варианта

Одно из главных преимуществ перехода на цифровой формат – защита от потери информации. При этом выигрывают не только работодатель и ПФР. В выгодном положении оказывается и сам гражданин.

Так, ещё недавно потеря бумажной трудовой оборачивалась кучей проблем. Нужно было восстанавливать записи. Часто организации, в которых трудился человек 10-20 лет назад, к настоящему моменту прекращают свое существование. Приходилось обращаться в архив, собирать информацию по крупицам. Да и ситуации, когда в результате пожара, подтопления или другого происшествия, терялись данные с трудовых книжек сотрудников крупных организаций, пусть редко, но случались.

Сегодня эта проблема канула в лету. Вся информация доступна гражданину, она не потеряется в результате невнимательности или халатности ответственных лиц.

Важен и еще один аспект: теперь работник может самостоятельно проверить, насколько честен с ним работодатель и производит ли он отчисления в пенсионный фонд. Все данные отправляются автоматически при начислении заработной платы сотруднику.

Электронный документ работает на защиту прав граждан. Ситуации, когда увольняться приходиться со скандалом, раньше случались часто. Не важно, по чьей вине произошел разлад. Когда бумажная трудовая хранилась у работодателя, сотрудник оказывался в невыгодном положении. Фразу: «Я тебе трудовую не отдам» в порыве гнева говорили многие недобросовестные руководители. Иногда одним словом дело не ограничивалось: сотруднику приходилось «с боем» отвоевывать свой документ. Сейчас все иначе. Теперь просить трудовую не нужно. Данные о занятости гражданина доступны в режиме реального времени как работодателям, так и государственным инстанциям (суду и пенсионному фонду).

Сейчас нет волокиты в приеме сотрудников на удаленную работу. Это удобно для обеих сторон. Соискателю не обязательно приезжать в отдел кадров для трудоустройства. Кадровик сделает все самостоятельно, для этого ему нужны лишь данные лицевого счета будущего сотрудника.

Количество ошибок, допускаемых кадровыми работниками при внесении данных, теперь сведено к минимуму. Во-первых, специалист всегда может исправить напечатанное (с написанным от руки, к сожалению, такой фокус крайне нежелателен). Во-вторых, появилась возможность применения автоматизированных формулировок, например, «уволен по собственному желанию».

Наконец, электронная трудовая является полноценным документом. С помощью информации, занесенной в нее, гражданин может получить любую государственную услугу.

Есть ли риски

В Пенсионном фонде говорят о том, что утечка информации, возможность взлома и последующего изменения как программы, так и в индивидуальных данных гражданина практически не возможны. Информационные системы ПФР надежно защищены, о чем свидетельствует многолетний опыт работы с ними.

Потеря данных также исключается, так как вся информация с лицевых счетов фиксируется в специальных системах хранения.