Акт инвентаризации
Акт инвентаризации - это документ, подтверждающий проведение инвентаризации, фиксирующий и сохраняющий ее результаты. Форма акта инвентаризации разработана Госкомстатом, ее можно скачать и заполнить. Но частные предприятия не обязаны использовать именно эту форму. Руководитель имеет право разработать и утвердить собственную форму инвентаризационных документов. Сегодня мы поговорим о традиционных актах инвентаризации и нюансах их составления.
Внешний вид документа, содержание и описание его полей
Мероприятия по проведению инвентаризации инициируются приказом руководства предприятия, ее результаты заносятся в опись (ИВН), составляется инвентаризационный акт.
Акт инвентаризации составляется при пересчете:
- нематериальных ценностей (прав на программные продукты, бренды и т.п.);
- наличных денег (ИНВ-15);
- товарных и материальных ценностей (ИНВ-4 или 6);
- расходов будущего периода (ИНВ-11);
- расчетов по задолженностям (кредиторским и дебиторским) (ИНВ-17);
- основных средств (зданий, транспорта, оборудования).
Основные документы, регламентирующие правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов:
- ФЗ №402 О бухучете от 6.12.11;
- Приказы Минфина №49 от 13.06.95 и №34н от 29.07.98.
Обратите внимание: при заполнении акта инвентаризации опись подписывается всеми членами комиссии и лицом, несущим материальную ответственность. Отсутствие даже одной подписи делает документ недостоверным.
Заполняется акт обычно на листе формата А4 (лист может быть ориентирован по типу книги или по типу альбома).
Документ условно можно разделить три части:
- вводная часть (шапка);
- основная (информативная часть);
- юридическая часть (подписи комиссии и печать организации).
В водной части документа указывают название и форму собственности предприятия, наименование документа и дату его составления, основание для проведения инвентаризации (номер приказа, распоряжения, постановления директора и дату его издания).
В шапке документа с правой стороны в таблице указывают коды по ОКУД и ОКПО (для учета по ТМЦ), дату начала и окончания процесса инвентаризации.
В основной части документа указан тип ценностей подлежащих инвентаризации (ТМЦ, денежные средства и т.д.), место их фактического нахождения (например, номер цеха, где находится оборудование или номер склада, где хранят ТМЦ).
Далее, следует расписка ответственного лица о том, что ценности находятся в надлежащем порядке (для акта инвентаризации по ТМЦ и денежным средствам).
При заполнении акта о результатах инвентаризации денежных средств, указывают сумму, которая должна находиться в кассе и фактическую наличность (в купюрах, ценных бумагах). Если ведется учет ТМЦ, заполняется таблица, содержащая графы:
- Номер по порядку.
- Перечень ТМЦ.
- Их номер (код) по номенклатуре.
Если товар находится в пути, заполняется дополнительные графы:
- Поставщик.
- Количество товара по накладным.
- Количество товара по данным бухгалтерского учета.
Далее, указывают количество групп, видов описанных ценностей и указывают результаты инвентаризации (избыток/недостаток ТМЦ или денежных средств). Затем переходят к юридической части документа:
- подпись председателя комиссии;
- подписи членов комиссии;
- подпись материально ответственного лица;
- дата документа;
- печать.
Если вы используете форму ИНВ, разработанную для вашего предприятия, обязательные реквизиты, указанные в шапке предприятия и юридической части должны присутствовать.
Особенности составления
При проведении инвентаризации акт может заполнятся от руки или на планшете. Можно занести данные в специальную программу, в которой акт формируется автоматически, затем распечатать и подписать его.
Акт о результатах инвентаризации заполняется в 2-х экземплярах! Один подшивают в бухгалтерии и хранят 5 лет. Второй экземпляр акта остается у комиссии.
Изменения в документе
При проведении инвентаризации могут быть допущены ошибки. Если погрешности вкрались в документы, их нужно обязательно исправить. Исправления вносят по следующей схеме:
- Уведомляют всех членов комиссии об ошибке и необходимости ее исправить.
- Зачеркивают ошибочный текст одной линией.
- Рядом или над ошибочным текстом шариковой ручкой пишут достоверную информацию.
- Берут подписи у всех членов комиссии. Они должны подтвердить согласие с исправлениями "мокрой" подписью.
Желательно не делать ошибок при заполнении акта инвентаризации. Если ошибка обнаружена на этапе заполнения печатной формы, документ переписывают и уже потом подписывают у комиссии. Ошибочный акт уничтожают.
Для чего необходим
Акт инвентаризации необходим для контроля и учета ТМЦ, денежных средств, нематериальных ценностей, правильности расчетов с кредиторами и дебиторами. Инвентаризацию используют для сверки фактического наличия ценностей с тем количеством, которое зафиксировано в документах
Штрафов за неисполнение контрольных мероприятий для частных предпринимателей государством не предусмотрено. Поэтому предприниматели не всегда проводят такие проверки на своих предприятиях. Но если вы хотите, чтобы материальные ценности хранились и использовались должным образом, не забывайте об инвентаризации.
Где используется
Акт инвентаризации - документ, использующийся бухгалтерией и складом предприятия любой формы собственности.
Инвентаризация может быть:
- добровольной;
- принудительной (обязательной).
Добровольная - инициируется директором предприятия, руководителем отдела (главным бухгалтером, начальником склада и т.п.). Обязательная оговорена пунктом №27 приказа Министерства финансов №34Н.
Обязательная инвентаризация проводится на предприятии (в организации):
- В обстоятельствах форс-мажора (при пожаре, затоплении, землетрясении и т.п.).
- В случае кражи денежных средств или имущества.
- При увольнении и приеме на работу лица, отвечающего за ценности. Инвентаризация может проводится при временной смене материально ответственного лица (отпуск, болезнь).
- При закрытии предприятия или в случае реорганизации производства.
- Перед сдачей годового отчета бухгалтерией.
Руководство компании имеет право назначить проведение инвентаризации в любой момент.
Примеры для скачивания
Акт инвентаризации – стандартный документ. Предлагаем вам скачать его образец на нашем сайте
