Журнал регистрации приказов

Журнал регистрации приказов содержит реестр (перечень) приказов и распоряжений руководства предприятия. Форма журнала приказов не унифицирована, предприниматель имеет полное право купить готовый журнал и заполнять его согласно имеющимся требованиям или разработать собственную форму.

Виды журналов

Если оформляется журнал регистрации приказов в свободной форме, то хранится он строго определенное время (5 или 75 лет). Сроки хранения документа зависят от его вида.

Основные виды журналов регистрации приказов:

Наименование документа

Срок хранения, лет

Содержание

Журнал регистрации приказов по личному составу (тип I)

75
  1. Приказы о найме и увольнении работников.
  2. Приказы о кадровых перемещениях персонала, в том числе о работе по совместительству.
  3. Приказы о дополнительных отпусках за вредные условия труда.
  4. Распоряжения об отпусках на период беременности, родов и ухода за ребенком.
  5. Приказы об аттестационных мероприятиях, о переобучении и повышении уровня квалификации.
  6. Распоряжения, касающиеся заработной платы, премий, доплат за небезопасные условия труда.
  7. Приказы об отпусках за работу в условиях повышенной вредности.
  8. Распоряжения, касающиеся длительных командировок, в том числе за пределы страны.
  9. Приказы, касающиеся командировок, связанных с пребыванием в условиях повышенной вредности.

Журнал регистрации приказов по личному составу (тип II)

5
  1. Приказы об отпусках: очередных, учебных, без содержания.
  2. Распоряжения, касающиеся непродолжительных служебных командировок.
  3. Приказы о служебных взысканиях.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

75
  1. Приказы, касающиеся внутренних правил организации работ и об их изменениях.
  2. Утверждение штатного расписания и обновлений в нем.
  3. Сокращение численности персонала.
  4. Приказы о назначении руководителей всех уровней.

Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности

5
  • Приказы, непосредственно касающиеся вопросов хозяйственной деятельности.
  • Приказы по планированию работы предприятия.
  • Приказы, определяющие порядок отчетности о работе отделов фирмы.
  • Распоряжения о стратегии работы (например, об организации продаж).
  • Приказы о постановке задач по расширению бизнеса.

Журнал регистрации приказов может вестись в бумажной форме или в электронном виде.

Внешний вид документа, описание его полей, содержание

К форме журнал приказов строгих требований не предъявляется. Обычно это амбарная тетрадь с листами формата А4, разграфленная в соответствии со стандартными правилами. Перед использованием страницы журнала нумеруют, журнал прошивают. На последней странице нити прошивки журнала скрепляют печатью предприятия. Под печатью делать запись о том, сколько страниц пронумеровано и прошито.

Традиционно форма журнала приказов предполагает наличие нескольких разделов:

  1. Титульный лист.
  2. Начальный раздел, включающий ФИО сотрудников, ответственных за ведение журнала.
  3. Основной раздел ("тело" журнала), включающий регистрационные данные о приказах.

При оформлении титульного листа указывают:

  • название компании, в которой ведется данный документ;
  • место ведения (город, поселок, ПГТ и т.п.);
  • название структурного подразделения (например, "административный отдел");
  • название журнала;
  • дата начала заполнения;
  • дата закрытия (проставляется после завершения заполнения документа);
  • период хранения журнала после окончания заполнения;
  • номер тома (если журнал заканчивается до конца рабочего года).

Журнал учета приказов по личному составу разлинован на 8 граф:

  1. Номер по порядку. Данная графа нужна, чтоб избежать издания приказов задним числом.
  2. Номер регистрируемого приказа.
  3. Дата регистрации распоряжения (приказа).
  4. Краткое содержание документа.
  5. Фамилия, имя, отчество и должность лица, в отношении которого издан приказ.
  6. Должность лица, в отношении которого издан приказ.
  7. Основания для создания приказа или распоряжения.
  8. Примечание (дополнительная информация по документу).

Журнал учета приказов по основной деятельности разделен на 4 графы:

  1. Дата издания приказа и индекс документа.
  2. ФИО лица, подписавшего приказ.
  3. Название (заголовок) приказал (распоряжения).
  4. Пометка об исполнении решения.

Приказы издаются в хронологическом порядке и так же вносятся в журнал. Делопроизводитель учитывает при внесении дату документа и его номер, а так же имеющиеся цифровые и буквенные обозначения, принятые на предприятии.

Для удобства приказам могут присваивать индивидуальный буквенно-цифровой код, по которому его нетрудно будет найти.

Примеры кодов

Тип документа

В

Документы, касающиеся взысканий или поощрений персонала предприятия.

К

Кадровые документы

АХ

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

ОиБ

Распоряжения и приказы, касающиеся временного отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, больничный)

КМ

Распоряжения и приказы, касающиеся командировок персонала

ЛС-75

Распоряжения и приказ, касающиеся персонала предприятия, срок хранения 75

Если на предприятии большой документооборот или администрация предпочитает вести документы в электронном виде, есть два способа создания электронного журнала приказов:

  • в программе Excel;
  • в программе 1C (данная программа позволяет вести журнал в автоматическом режиме).

При заполнении журнала приказов добавлять или удалять листы запрещено. Ответственность за грамотное ведение документа лежит на делопроизводителе (работниках отдела кадров). Заполнение журнала приказов обычно проводится шариковой ручкой синего цвета.

Изменения в журнале

Правила внесения изменений или исправлений в журнал регистрации приказов законодательно не предусмотрены. Эти правила разрабатываются администрацией каждой организации самостоятельно. Традиционно при исправлении рекомендуют распечатать новый бланк журнала, скопировать записи до ошибочной (пропущенной). Затем надо сделать исправленную запись. Если нужно вписать пропущенный приказ, он записывается под дробным номером (например, после приказа №14, будет вписан приказ №14/1).

Формально исправления корректором, исправляющие надписи, внесенные ручкой или карандашом в записи, не могут быть причиной претензии со стороны государственной инспекции. Но, при возникновении судебного разбирательства, связанного с конкретным приказом, суд обратит внимание на коррекцию. И может возникнуть сомнение в добросовестности делопроизводства в конкретной компании. Поэтому ошибки желательно минимизировать.

Чтобы избежать ошибок заполнение журнала приказов начинают с отметок карандашом:

  1. Заполняем реквизиты приказа простым карандашом.
  2. Выводим приказ на печать.
  3. Проверяем реквизиты.
  4. Вытираем карандашные отметки и вносим запись ручкой (после визы руководства).

Карандашная отметка спасает в случае, если проект приказа будет отклонен руководителем. Если придется исправлять капитальную запись - это будет грубой ошибкой делопроизводства.

Для чего необходим

Журнал регистрации приказов и распоряжений существует для достижения одной единственной цели - быстрого нахождения конкретного приказа, независимо от того сколько времени прошло (конечно, в рамках срока хранения документов). Например, при оформлении пенсии работнику, уволенному с предприятия 10 лет назад, может потребоваться копия приказа о приеме или увольнении на работу. В случае разногласий между работником и администрацией предприятия, решаемых в судебном порядке, журнал регистрации приказов позволяет убедить суд в том, что приказ был издан своевременно (не задним числом).

Кроме того, журнал регистрации приказов служит основой для создания описи документов административного отдела предприятия, при передаче документации в архив.

Где используется

Регистрировать приказы на малых предприятий или ИП необязательно. Регистрационные журналы востребованы в крупных компаниях с масштабным документооборотом. Но лучше такой журнал вести во избежание судебных споров с работниками.

Примеры для скачивания

Предлагаем вам скачать образцы ведения журналов регистрации приказов:

  1. Скачать образец заполнения журнала приказов по личному составу
  2. Скачать образец ведения журнала по основной деятельности.