График отпусков

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеет каждый работающий гражданин в нашем государстве. Именно об этом идет речь в 5 пункте Конституции РФ. Однако распределить отпускные дни всех сотрудников равномерно в течение всего года – порой задача не из легких. Чтобы определить очередность, согласно которой сотрудники будут отдыхать, необходимо ежегодно составлять график отпусков. О том, как это сделать правильно, пойдет речь в статье.

Общие правила

Чтобы график действительно работал, а не составлялся «для галочки», важно сделать его удобным как для работодателя, так и для сотрудников.

Процедура составления графика отражена в следующих документах:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • коллективный договор.

Также это могут быть иные акты, выбор которых зависит от решения руководства организации. Примечательно, что строгих правил составления этого документа не предусмотрено. Обязательным требованием является лишь указание в графике основной информации о сотруднике, даты, продолжительности отдыха. Если отпуск делится на несколько частей (такая практика встречается часто), эти данные также указывается.

Самый короткий отпуск (согласно статье 115 Трудового Кодекса) длится 28 календарных дней (к/д).

Однако для некоторых категорий отпуск может быть более длинным:

Кроме того, согласно ст. 122 ТК РФ есть такие категории сотрудников, отпускные периоды которых можно пересмотреть:

  • женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам (как правило, один вид отпуска здесь плавно перетекает в другой: женщина отдыхает, меняются лишь основания для этого);
  • работники, которые стали приемными родителями для ребенка младше 3 месяцев;
  • несовершеннолетние работники.

Также перенос отпускного периода допустим для мужчины-сотрудника организации, если его супруга находится в отпуске по беременности и родам. О данной возможности говорит статья 123 Трудового Кодекса.

Совместители – еще одна категория работников – могут «отгулять» отпуск в то же время, что и на основном месте работы. Для этого совместителю достаточно предоставить в отдел кадров сведения об отпускном периоде.

Отдельная категория – многодетные сотрудники, воспитывающие детей не старше 12 лет. Относительно недавно, 11.10. 2018 года вступил в силу закон №360, которые дополнил содержание ТК РФ. Так, если многодетный родитель воспитывает детей не старше 12 лет, он может уйти в отпуск в любое время в течение года. Согласно Письму Министерства Труда №14-2/ООГ-9166 от 20 ноября 2018 года возраст несовершеннолетних рассчитывается на тот год, в котором происходит распределение отпусков и составление графика. То есть, сотрудник может пойти в отпуск, согласованный ранее, даже если к этому времени одному из детей (а в случае с двойняшками и близнецами двум) исполнится 12 лет.

В любое время отпуск могут «отгулять» работники, которые награждены орденом «Почетный донор», супруги военнослужащих, лица, на иждивении которых находятся дети-инвалиды (до наступления совершеннолетия).

Внешний вид документа

Внести все данные сотрудников, не потеряв и не перепутав ничего, невероятно сложно, если составлять график в произвольном формате. Чтобы этого не произошло, кадровики используют специальную форму 7.

Многим известно, что утвердить график отпусков нужно за 14 дней до окончания календарного года, то есть не позже 15 декабря. Поэтому его планирование может начаться уже в середине года (на этом этапе собираются заявления, в которых работники указывают, помимо остальной информации, когда желают отдохнуть).

На этапе подготовки заполняются столбцы с первого по шестой. 7-9 столбцы (которые посвящены переносу отпускного периода) лучше оставлять пустыми. Эти данные заносятся вручную в течение года, если отпуск переносится. Лучше, если в документе будет дополнительная колонка «с графиком ознакомлен». Здесь каждый сотрудник должен расписаться напротив собственной фамилии. Если такого раздела нет, рекомендуется составить так называемый лист ознакомления (является приложением к основному документу). Помните, что оповестить сотрудника о том, когда у него ожидается отпуск, необходимо не позднее, чем за 2 недели (согласно статье 123 Трудового Кодекса РФ).

Пока график не утвержден руководством организации, он считается проектом. После утверждения он отправляется в профсоюз (ст. 372 ТК РФ). Однако сегодня далеко не в каждой компании функционирует данная организация. Если такого органа в компании нет, то в графике обязательно ставится соответствующая пометка.

После того, как с утвержденным графиком ознакомлены все работники организации (под роспись), он хранится в бухгалтерии или в отделе кадров.

Если работодатель не уведомил сотрудника об отпуске за 2 недели до его наступления, работник вправе отказаться от указанного периода по письменному заявлению. При этом работодатель обязан согласовать с сотрудником дату, на которую будет перенесен отпуск. Если же работник идет в отпуск согласно графику, заявление ему писать не нужно.

Кроме того, законодательством предусмотрены ситуации, когда подача заявления на отпуск становится процедурой обязательной:

  • сотрудник относится к одной из вышеуказанных категорий, претендующих на отпуск в удобное время
  • работник уходить отдыхать раньше, чем через полгода непрерывной работы после подписания соглашения с руководителем.

Важный факт: Роструд рекомендует указывать день, месяц, год отпуска в графике и обязательно согласовывать ее с сотрудником (перед тем, как расписаться, работник должен увидеть дату).

Изменения в графике отпусков

Составляя документ по правилам, согласно букве закона, важно помнить, что он является обязательным для всех участников рабочего процесса (как для сотрудников, так и для руководителей). А потому любые изменения в графике отпусков должны согласовываться в двустороннем порядке. Для редактирования документа используются графы с 7 по 9.

Отметим также, что форма 7 предусматривает наличие графы 10. Она заполняется в следующих ситуациях:

  1. Когда причина переноса отпуска отражена в ч.3 ст. 124 Трудового Кодекса (перенос отпуска может отрицательно сказаться на работе организации).
  2. Если причина переноса отражена в ч.2 ст. 125 Трудового Кодекса. Здесь речь идет об отзыве отпуска и его переносе на будущий год.

В течение года некоторые работники увольняются, а также появляются новые сотрудники. Возникает вопрос с включением отпусков вновь прибывших в общий график. Как это сделать правильно?

Закон допускает следующие варианты:

  • изменить ранее составленный документ;
  • составить еще один график.

Для чего необходим график отпусков

Отпуск – не просто право сотрудника, которое отражено в Трудовом Кодексе. Его предоставление является еще и обязанностью работодателя. Ситуации, когда по обоюдному решению сторон отпуск переносится на другой год, не редкость. Однако самодеятельность такого вида карается законом. Согласно ч. 4, ст.124 ТК РФ отсутствие отпуска в течение 2 лет подряд недопустимо. Возникает вопрос: как обязать сотрудника сходить в отпуск, если он отказывается, желая, например, заработать побольше или отгулять два отпуска подряд в одном году? Ответ прост: уведомить сотрудника о данном факте официально. Для этого и нужен грамотно составленный график отпусков.

Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение, за которое предусмотрено соответствующее наказание (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 тысячи до 5 тысяч рублей – штраф для должностных лиц;
  • штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей для юрлиц, либо приостановка деятельности организации на 90 дней.

Однако отметим, что, согласно ст. 305 ТК РФ и Письма Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1, ИП могут работать без составления графика, если порядок предоставления ежегодного отпуска определяется соглашением сторон.

Еще одна причина составления такого документа – выстраивание очередности отпусков сотрудников. Согласитесь, нельзя допускать ситуации, когда большая часть сотрудников одного отдела ушла в отпуск. График решает и эту проблему.

Где используется

Казалось бы, достаточно составить график отпусков, ознакомить с ним сотрудников, подшить в папку и убрать за ненадобностью в дальний ящик. Но не все так просто.

Этот документ нужен прежде всего руководителям как отделов, так и всей организации. Важно понимать, кто, когда и насколько уходит в отпуск, чтобы вовремя «закрыть пробел» в виде отсутствующего сотрудника (особенно если речь идет об ответственной должности).

Также график необходим для грамотного ведения бухгалтерии организации: на основе информации из него формируется финансовый резерв на будущую оплату отпусков.

Наконец, график отпусков – один из наиболее часто запрашиваемых документов при проверке организации трудовой инспекцией.

Примеры для скачивания

Не обязательно составлять документ самостоятельно. Достаточно скачать образец графика отпусков и заполнить его. Сделать это можно на нашем сайте.

Образец графика отпусков форма 7 скачать