Документы, необходимые для открытия Магазина косметики

Количество игроков на рынке торговли косметикой и парфюмерией неуклонно растет. Но если правильно выбрать нишу (например, эко-косметика или средства по уходу за кожей с лечебным эффектом), разобраться в брендах и правильно оформить документы, можно неплохо заработать. Именно о документальной базе для открытия магазина косметики мы сегодня и поговорим.

Юридические документы

Кажется, что пакет документов, требующихся для законной торговли косметикой относительно невелик:

1. Нормативные документы на бизнес (ИНН предпринимателя, Устав предприятия, Решение об организации общества, Протокол голосования собрания учредителей (для ИП не нужно), ОГРНИП/ОГРН).
2. Документы на помещение магазина (договор аренды/субаренды/купли/дарения).
3. Копия паспорта предпринимателя/учредителя Общества.
4. Разрешения либо согласования с контролирующими органами санстанцией, Роспотребнадзором, Пожарной инспекцией.
5. Документы, удостоверяющие легальность ввоза товара на территорию РФ (декларации на товар).
6. Документы, удостоверяющие качество продукции (сертификаты).
7. Выписки из управления статистики. Для ООО (Общества) потребуется выписка из Пенсионного и Медицинского фонда.
8. Набор обязательных договоров.

Но помните: для сбора этого относительного небольшого пакета потребуется собирать документы для предоставления в каждую службу и каждый орган.

Набор документов, которые потребуется подготовить, зависит от нескольких моментов:

1. Формы собственности предприятия (ИП или ООО). О комплекте документов для регистрации предприятия мы расскажем в пункте"Бухгалтерская документация.
2. Наличия франшизы.
3. От того, имеете ли вы в собственности подходящее помещение или будете арендовать его.
4. От места аренды помещения (торговый центр, первый этаж, встроенно-пристроенное помещение жилого дома, отдельно стоящее здание, ларек).
5. От того, открываете ли вы интернет-магазин или предприятие с реальными торговыми площадями. А, может быть, вы будете развозить товар клиентам (торговля на вынос).
6. От ассортимента выбранной продукции.

Например, арендуя помещение в торговом центре, вы заплатите немаленькие деньги за аренду, но обеспечите клиентопоток и избавите себя от необходимости заключать львиную долю обязательных договоров. Арендовав помещение в жилом доме, вы сэкономите на аренде, но, наверняка, столкнетесь с жалобами жильцов и будете заключать полный комплект обязательных контрактов.

Заключение договора аренды - это один из первых этапов, потому что он потребуется для регистрации предприятия (для ИП не нужно!) и для получения согласований и разрешений от контролирующих органов.

Арендный договор описывает ваши права по отношению к помещению (его обустройству и использования) и обязанности по отношению к арендодателю (время и сумма аренды и т.п.). Так же этот договор оговаривает права и обязанности арендодателя по отношению к арендатору (например, объем обязательных договоров, заключение которых ляжет на плечи собственника помещения).

Общий набор обязательных документов для открытия магазина косметики включает договоры:

У компаний, вывозящих мусор и обслуживающих системы охраны, противопожарной безопасности (ППБ), вентиляции, должна быть актуальная лицензия. Копию документа обязательно положите в папку с документами на ваш магазин.

Нанимая продавцов в косметический магазин, вы можете заключить договор с лицами, имеющими санитарную книжку с актуальным штампом о прохождении медосмотра. Но в будущем ответственность за своевременное прохождение осмотров в ЛПУ ляжет на ваши плечи, как и оплата услуг медицинского учреждения.

Если вы открываете интернет-страничку своего магазина с доставкой товара на дом, не забудьте заключить договор с почтой России или компаниями-перевозчиками.

После заключения обязательных договоров можно приступать к получению разрешений и согласований:

• заключение от местного отдела СЭС о соответствии помещения санитарным требованиям к магазинам косметики;
• заключение о соответствии помещения требованиям режима пожарной безопасности для магазинов косметики и парфюмерии выдается Государственной пожарной инспекцией/ГПН после рассмотрения пакета документов);
• разрешение от Роспотребнадзора на размещение магазина в выбранном помещении, выдается после получения положительного заключения от СЭС и ГПН;
• согласование с муниципалитетом установки наружной рекламы (выдается после предоставления письменного согласия собственника помещения).

В Москве и некоторых других городах нужно получить разрешение на проведение ремонта фасада и утвердить макет вывески магазина косметики в местном архитектурном отделе. Если вы планируете обустройство стоянки для клиентов косметического магазина, нужно согласование от дорожно-транспортной инспекции.

Лицензия на торговлю косметикой от Роспотребнадзора не требуется, но уведомить это учреждение о начале деятельности в письменном виде вы обязаны.

Обратите внимание на сертификацию товара и оформление деклараций, если планируете ввоз товара из-за рубежа. С 6 мая 2020 году вступают в силу изменения в Техническом регламенте Таможенного союза, меняется также правила оформления деклараций на товар.

Качество парфюмерно-косметической продукции и ее безопасность должны соответствовать новым требованиям ТРТС. Если вы получите документы до вступления в силу изменений в ТРТС, они будут действительны до срока окончания их действия.

Обратите внимание, что законно реализовать косметическую продукцию в магазине можно только, если на упаковке имеется информация для потребителя на русском языке.

Для получения заключения от ГПИ (Госпожинспекции) нужно написать заявление в местное отделение инспекции и предоставить пакет документов:

• правоустанавливающие документы на помещение (договор аренды/субаренды/покупки/свидетельство о праве собственности);
• приказ о назначении ответственного лица за ППБ в магазине косметики;

• кадастровый паспорт;
• руководство по пожарной безопасности, подготовленное для вашего магазина косметики;
• копия договора об обслуживание системы вентиляции (акты проверки состояния этой системы и копия лицензии проверяющей о компании прилагаются);
• акты с результатами замеров напряжения бытовой электросети;
• копии договоров с компанией, обслуживающей систему пожарной безопасности) копия лицензии проверяющей компании прилагается);
• выписка из ЕГРЮЛ/ ЕГРИП;
• ОГРН/ОГРНИП.

Для получения заключения от СЭС нужно обратиться с заявлением в местное отделение санитарной службы, предоставив правоустанавливающие документы на помещение и предприятие, а также программу производственного контроля (ППК).

Мы не претендуем на полное освещение комплекта документации. Требования контролирующих органов могут отличаться в зависимости от региона и указанных выше факторов. Поэтому, прежде чем собирать документы, уточните список в местных отделах СЭС и ГПИ.

Бухгалтерские документы

В этом пункте мы обещали рассказать о комплекте документов для регистрации бизнеса. Также упомянем о документах, требующихся для открытия расчетного счета и введения в эксплуатацию контрольно-кассового аппарата (ККМ, онлайн-кассы).

После регистрации магазина в налоговой службе, ежемесячно в ФНС подают нулевые отчеты до момента открытия предприятия и получения первой прибыли. Далее, подаются отчеты, согласно установленным законом срокам.

К бухгалтерской относят оборотную документацию (чеки, квитанции), а также накладные на товар, счета, акты приема продукции работниками магазина и другие документы, которые нужно хранить и предоставлять в ФНС по требования инспектора.

По закону при открытии магазина вы должны купить онлайн-кассу (можно не покупать аппарат, если вы оплачиваете ЕНВД).

Для приобретения и легализации ККМ требуется:

• договор на приобретение аппарата;
• договор на покупку и обслуживание жесткого носителя для базы данных кассы;
• контракт на оказание услуг связи через Интернет.

Кассовый аппарат ставят на баланс предприятия (для ИП не нужно!) и обязательно регистрируют в ФНС.

ООО обязательно требуется открыть р/с. Открытие счета нужно и предпринимателю для работы с поставщиками.

Для открытия расчетного счета нужно лично посетить отделение банка (предпринимателю или директору Общества), оставить образец подписи и предоставить:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• свидетельство о государственной регистрации физического/юридического лица;
• выписку из единого госреестра физических/юридических лиц;
• выписку из управления статистики.

Если вы представляете ООО, захватите с собой приказ о назначении вас директором магазина косметики.

Прочие документы

Если вы планируете нанимать персонал, без кадровой документации не обойтись.

Минимальный перечень необходимых кадровых документов включает:

• штатное расписание;
• табель учета рабочего времени продавцов и других работников
• график выходов продавцов и других сотрудников;
• график отпусков работников магазина косметики и парфюмерии;
• книга учета трудовых книжек.
• журнал регистрации внутренних приказов и распоряжений руководства магазина;
• комплект должностных инструкций персонала.

Перед открытием магазина косметики и парфюмерии нужно оформить Уголок потребителя. Наличие стенда или полочки с информацией для покупателей проверяет Роспотребнадзор.

Комплектуют уголок потребителя следующими документами:

Если вы будете продавать спиртово-водные средства (лосьоны), духи и одеколоны, пожарная инспекция наверняка внимательно отнесется к организации противопожарного режима в магазине косметики и парфюмерии и ведению документации по ППБ.

Минимальный комплект документов составляет:

Если магазин вмещает одновременно 10 человек и более, нужно позаботиться о наличии эвакуационного плана.

Для подтверждения обеспечения санитарно-эпидемического режима в магазине косметики требуется вести комплект журналов, графиков и инструкций.

Основными документами для СЭС считают:

• ППК;
• книгу учета медицинских книжек персонала (и собственно книжки);
• журнал учета дезинфектантов;
• график генеральной уборки помещения магазина косметики (не требуется, если вы арендуете помещение в торговом центре).

Рекомендуем приобрести журнал проверок магазина косметики проверяющими организациями. Все купленные или подготовленные вами журналы нумеруют, шнуруют и на последнем листе скрепляют печатью магазина.

Если линовать и шнуровать журналы самостоятельно у вас нет времени или желания, можно купить готовые, выполненные согласно актуальным требованиям проверяющих органов, документы в соответствующих компаниях.