Служебная записка

У многих сотрудников, трудящихся в организациях, рано или поздно возникает ситуация, когда необходимо обратиться к руководству. А делать это надо путем официального письменного обращения. Для этой цели в трудовом законодательстве предусмотрена служебная записка. Через неё человек выражает пожелание или просит о чем-либо. Но, важно понимать, что составить записку нужно грамотно, чтобы она «носила» статус документа, и, при необходимости, выступила в качестве доказательства или подтверждения.

В статье расскажем, как правильно написать служебную записку, что она должна содержать. Раскроем особенности ее составления.

Внешний вид документа и описание его полей

Записка служебная – это разновидность внешнего или внутреннего штатного документа предприятия. Её внешний вид и форма зависят от адресата и функциональности. То есть, служебная записка руководителю, например, существенно будет отличаться от обращения к кадровику или другому служащему более низкого статуса. Составить её можно не только в форме обращения к директору, но и в виде доклада. В качестве реакции на непредвиденное поведение сотрудника. И подобное «донесение» не будет считаться докладной, если оформить его грамотно, как служебную записку.

Чаще всего служебные записки адресуются вышестоящим лицам, так как связаться с руководителями простым служащим бывает трудно – то директора нет на месте, то он не в настроении. А как же работнику достучаться до руководства? Ответ один: путем передачи служебной записки. В ней можно отразить не только просьбу, но и обращение, и претензию.

Виды записок бывают разными.

В зависимости от функции выделяют следующие разновидности:

  • докладная;
  • объяснительная;
  • аналитическая.

Например, служебная записка на сотрудника должна быть составлена в виде докладной. А в случае требования от вас пояснений по конкретной внештатной ситуации, обращение составляется в виде пояснительной или объяснительной.

В записках обычно отражают проблемы технического или хозяйственного характера, описывают спорные ситуации или дают пояснение своему поведению. Главной особенностью служебных записок является то, что в них не только освещают проблему, но и подробно ее описывают, предлагают варианты решения.

Форма служебной записки может быть произвольной, но только письменной. Конкретного требования к ее внешнему виду закон не предусмотрел. Можно составить документ на одном или нескольких листах. Это зависит от размера текста. Главное – грамотно и четко описать проблему и предложить (если знаете) путь её разрешения.

Но, написать текст – мало. Записку нужно передать уполномоченному сотруднику для регистрации. На предприятиях документ отдают секретарям. При этой процедуре важно, чтобы записка была зарегистрирована в присутствии сотрудника, который является автором. В противном случае обращение может не попасть к адресату.

Чтобы избежать нелепых ситуаций, юристы рекомендуют составлять обращения двумя экземплярами. Один передавать секретарю, второй оставить при себе. При этом нужно попросить регистрирующее лицо поставить отметку о принятии и на вашей записке. Такая отметка должна содержать дату принятия и должность лица, обязующегося направить документ руководству. Таким образом, в случае утери, у вас будет текст, подтверждающий наличие документа.

Поля служебных записок обычно не используются. Так как вся информация прописывается на страницах.

Подпись составителя должна быть обязательно. Кроме этого ставится дата составления. А секретарь ставит дату принятия и свою подпись.

Если на предприятии предусмотрен электронный документооборот, записку можно сформировать в компьютере и направить адресату на электронную почту. Такая система сейчас набирает популярность, так как у нее большой плюс: попадает непосредственно адресату. В результате этого, вопрос будет рассмотрен оперативно и разрешится в разы быстрее. В электронной форме записка составляется также как и в письменной.

Срок служебной записки не ограничен. Она будет актуальной до тех пор, пока не попадет в руки надлежащему лицу, а конфликт не будет разрешен.

Содержание

Наемных служащих обычно не обучают составлению документации. Поэтому, большинство не представляют, как правильно написать служебную записку.

Структура обращения должна содержат «шапку», основную часть и заключение. Первая страница должна начинаться с «шапки». Ее рекомендуется списать с заявления о приеме на работу или любого другого документа, где есть достоверные сведения о компании. Сначала прописывается название документа: «Служебная записка (пояснительная)», к примеру. Ниже надо написать, кому адресована: должность этого лица, в какой организации или подразделении служит. Напротив вписать свои данные: кто обращается, должность.

В основной части своими словами, в произвольном выражении описывается суть обращения. Поясняются проблемы, даются подробные объяснения (в зависимости от назначения записки).

В заключение можно добавить методы разрешения ситуации. Например: «Предлагаю увеличить производительность путем принятия в подразделение новых сотрудников-специалистов…».

Чтобы документ имел статус официального, обязательно указываются реквизиты: присваивается номер и ставится дата.

Бывают ситуации, когда записка необходима с целью коммуникации с другой организацией. Такое обращение называют «внешним». С помощью таких записок предприятия передают сведения друг другу. Например, при желании сотрудничать. Либо предъявить претензию конкурирующей фирме.

Изменения в служебной записке

Так как этот документ составляется по общим правилам организации, изменения в нём тоже осуществляются по этим правилам. Для внесения изменения не следует переписывать составленное обращение. Нужно написать отдельный текст на листе А4 и назвать его «Изменения в служебную записку». В этом тексте должна содержаться информация о том, к какой записке относятся изменения (номер, дата составления), кому адресована и по каким вопросам. При этом не обязательно переписывать всё содержание записки, достаточно кратко описать ситуацию.

После основного текста добавить абзац, в котором прописать об изменении: «Прошу изменить сведения…». И, подробно сформировать, какую информацию необходимо изменить. В конце поставить дату и год составления. Подкрепить подписью: ФИО и расшифровка.

Для чего необходима служебная записка

Служебные записки нужны для коммуникации сотрудников с руководством. Руководители разных подразделений одного предприятия тоже могут часто «общаются» через подобные обращения. Служебная записка директору помогает разрешать конфликты, повышать производительность, способствует более качественной организации труда. То есть, упорядочивает рабочую структуру.

Пользуясь служебными записками, служащим не приходится тратить рабочее время на визиты к начальству. Достаточно составить обращение вне рабочего времени и передать его уполномоченному лицу.

Где используются

Использовать записки принято внутри трудовой структуры или за её границами. То есть между организациями. С помощью таких обращений общаются подчиненные с руководителями, подразделения одного предприятия.

У многих работников часто возникает вопрос: «зачем нужно писать, если можно обращаться к директору словесно?». Так поступать, конечно, не запрещено, но где гарантия, что ваш вопрос решится, и вы получите полноценный ответ на обращение? А письменная форма – это все же документально подтвержденный факт. При возникновении серьезных проблемных ситуаций, записка будет гарантом того, что вас услышат.

Примеры для скачивания

Несмотря на то, что к составлению служебной записки нет особых требований, написать ее самостоятельно порой непросто. Чтобы не тратить время на придумывание «правильных формулировок» предлагаем вам скачать образец служебной записки на нашем сайте.

Скачать образец докладной служебной записки

Скачать бланк объяснительной служебной записки

Скачать бланк аналитической служебной записки