Табель учета рабочего времени
Вести табель учета рабочего времени необходимо каждой организации, где трудится даже небольшой штат сотрудников. В этом документе содержатся значимые сведения о работниках. Это облегчает контроль за трудовым временем. В табель вносятся отработанные часы или проставляется код отсутствия человека на рабочем месте.
Учетный табель имеет статус трудового документа. Поэтому, должен быть составлен грамотно. В статье расскажем об особенностях составления и заполнения, о формах и содержании табеля.
Виды (формы) табелей
Так как табель имеет статус трудового документа, он должен быть составлен в определенной форме. Важно знать, что жестких требований к формату таблицы не предусмотрено, но есть разработанная и утвержденная форма табеля учета рабочего времени. Их даже две: Т-12; Т-13. Второй вид используется фирмами и предприятиями, с установленным специальным турникетом – автоматической системой контроля явки. Остальные организации в основном используют первый вид. Т-12 – универсальный формат.
Эти формы применять не обязательно. Но вести подобный учет организации (работодатели) обязаны. Про это написано в ТК РФ: в части 4 статьи 91. Предприниматели и организации могут пользоваться и другими формами контроля. Но Т-12 уже прочно вошла в обиход. И считается самой удобной при заполнении и расшифровке.
Внешний вид документа и описание полей
Таблица составляется и ведется уполномоченным лицом. Подписывается готовый документ руководителем и кадровым сотрудником после проверки. В последнюю очередь табель отправляется бухгалтеру.
Внешний вид табеля учета представляет собой таблицу. В зависимости от числа работников документ может быть напечатан на одной или нескольких страницах. Регистрации он не подлежит. Но подписи руководства должны быть поставлены. Табель учета рабочего времени на 2020 год допускается вести в электронном формате. Но, при этом, письменная форма тоже должна быть. А если табель ведется в письменном виде, его электронная форма не обязательна.
Поля табеля используются редко. На свободном месте уполномоченное лицо может написать сведения о внесенных изменениях, например.
Содержание
Заполняется табель каждый рабочий день. В течение месяца. А в последний день месячного периода подводятся итоги индивидуально по каждому сотруднику. Подсчитываются явки, неявки, отработанные часы. Подобный вариант заполнения называется сплошным. Но есть и другая методика - в 2020 году каждый день заполнять табель стало не обязательно. Теперь разрешена и другая форма внесения данных: вписываются только случаи неявок или опозданий.
Содержание табеля следующее:
- «Шапка». Здесь прописываются данные об организации-работодателе: наименование, реквизиты, адрес, ОГРНЮР или ОГРНИП (если работодатель предприниматель). Указывается структурная единица: рекламный отдел, производственный цех, отдел по продажам и др. Обязательно проставляется восьмизначный код ОКПО. Его можно найти в базе РосСтата. Или в документации по регистрации предприятия. У индивидуальных предпринимателей таких кодов нет. Они используют только ОГРНИП. Он десятизначный. Документу присваивается номер, дата и прописывается отчетный период. В готовом бланке для этого есть предусмотренные графы.
- Сведения о работниках. В основную таблицу вносятся данные по каждому отдельно. ФИО, должность, профессия, специальность. Первая левая строка предназначена для номеров сотрудников. Напротив присвоенного номера и вписывается остальная информация. Этот номер нельзя перепутать. Так как он будет использоваться во всех трудовых внутренних документах сотрудника.
- Информация о явках и отработанных часах. Для этих сведений предназначен основной раздел таблицы. Чтобы вносить такую информацию, пользуются специальными условными обозначениями. Например, явка – «Я», «В», «К»: явка, отпуск, командировка и т. д.
- Итоговое число дней, часов. В отведенной графе прописываются дни и часы, отработанные за две недели (полмесяца). А в крайней правой строке подводятся итоги месячной деятельности.
- Данные о начислении зарплаты. Здесь используются коды видов оплаты. У каждого сотрудника, отвечающего за ведение табеля, эти коды должны быть под рукой. Их список можно посмотреть в интернете. Например, 2012 означает выплату отпускных, а 2000 - зарплату. Для зарплатных сведений используются столбцы с 7-го по 9-й. Их заполняет кадровик или бухгалтер. Рядом со столбцом кодов оплаты есть столбцы для корреспондирующего счета, с которого списываются финансы на зарплату.
- Сведения о времени неявок и их причинах. 10, 11 и 12 строки должны содержать коды неявок, дни и часы. Например, «ОТ-10»: был в отпуске 10 дней. Или «К-4»: отсутствовал четыре дня по причине командировки.
- Подписи всех, кто отвечает за ведение табеля. По окончании месяца в конце документа (после таблицы) подписи ставят уполномоченные лица.
Особенности ведения (заполнения)
Как и любой значимый документ, табель учета имеет свои особенности при заполнении. Все сведения должны быть внесены грамотно. А информация достоверной, заблаговременно проверенной и основанной на фактах. Прежде чем проставить сотруднику код, необходимо удостовериться в его правильности. Важно понимать, что табель прямо влияет на трудовую характеристику рабочего и на оплату его труда. Например, если человек не пришел на работу, а причина неизвестна, проставить следует «НН».
Существуют и другие особенности заполнения таблицы. Например, при внесении данных об отпуске. Так как отпуска бывают разных видов, важно учитывать это. Например, очередной обозначается так: «ОТ», административный «АД», по уходу за ребенком «ОЖ» и т. д. Кроме этого, следует учесть период отпуска (начальная и конечная дата отдыха).
Обозначения в табеле учета рабочего времени должны соответствовать достоверным сведениям.
Изменения в табеле
Бывает так, что данные в табеле перестают быть актуальными или внесены не верно, например, если хотя бы один сотрудник уволился или перешел в другое подразделение. В этом случае таблицу можно и нужно изменить. Но основной документ не подлежит перепечатке. Изменения должны быть отражены в соответствующем приказе от руководства.
Если наступила необходимость внести изменения, сначала издается и подписывается приказ в установленной форме. В приказе отражаются пункты и табличные поля, которые подлежат корректировке. После ознакомления с приказом работника, которого изменения напрямую касаются, изданный приказ вступает в силу и прилагается к табелю. То есть, становится его неотъемлемой частью.
Зафиксировать изменения можно и другими способами:
- Корректирующим бланком, который должен подаваться в бухгалтерию. К сформированному бланку прилагается сопроводительная записка от руководства кадров. Записка должна содержать суть внесенных изменений и их причины.
- Путем зачеркивания устаревших (неверных) данных. Так поступать позволяет закон №402-ФЗ от 06.12.2011 года «О документах и документообороте в бухгалтерском учете». Символы нужно перечеркнуть аккуратно, без помарок и вписать достоверную информацию рядом, на свободном месте либо на поле табеля. Например, так: «По монтажнику Иванову И.И. табель №5 исправлено. За 1,2,3 ноября 2020 года. Код «К» на «НН». На основании соответствующего приказа№…». Обязательна подпись руководителя и дата изменения.
Для чего необходим табель
Необходимость ведения трудового табеля утверждена ещё в 2004 году пятого января Постановлением №1 ГосКомСтата России. Поэтому, табель имеет статус трудового документа. Он необходим для кадровиков и бухгалтеров организаций. Например, табель учета рабочего времени на год, помогает правильно составить статистическую отчетность за определенный трудовой период.
Табель отражает время, которое отработанно или не отработанно подчиненными. Если работник не является в рабочее время, то в графу таблицы проставляются сведения о прогуле. Либо, человек уехал в командировку. В этом случае причина его отсутствия уважительная. Это тоже отражается в таблице соответствующим обозначением.
Кроме этого, табель нужен, чтобы контролировать и правильно распределять часы рабочей деятельности. Явка, неявка, опоздание – всё содержится в документе. Бухгалтеру в процессе начисления зарплат или компенсаций табель помогает сопоставлять фактическое отработанное время с заслуженной выплатой. А кадровики, пользуясь таблицей, отслеживают явку (неявку) подчиненных на рабочее место. И, на основании данных табеля, могут применить предусмотренные меры наказания к недобросовестному работнику.
Заполнение табеля учета рабочего времени необходимо и для самого работника. Например, при увольнении. По запросу таблица прикладывается к трудовой книжке увольняющегося лица. Сведения об этом содержатся в статье 84 пункте 1 Трудового кодекса.
Где используется
Итак, стало понятно, что табель необходим для учета и отчетности. А применяться такая таблица должна на каждом предприятии, где есть наемные трудящиеся. Не важно, крупная это организация или небольшая фирма предпринимателя, табель использовать нужно.
Это, в первую очередь поможет не ошибиться при расчете зарплат и иных выплат. Во-вторых, будет способствовать нормальной дисциплине работников, и повышать чувство их ответственности. Ведь, зная, что на предприятии ведется строгий учет, далеко не каждый отважится прогулять рабочую смену.
Примеры для скачивания
Чтобы не искать оптимальный вариант бланка для заполнения табеля рабочего времени, предлагаем скачать унифицированные формы на нашем сайте.
