Штатное расписание
Штатное расписание (ШтР) предприятия, организации, фирмы - это нормативный документ для внутреннего использования. Здесь указываются должности (специальности и профессии), по каждой из которой приведены сведения о сумме оклада, надбавках, а также о количестве штатных единиц. Составляется штат, как правило, на год.
Обычно ШтР заполняет экономист по труду. Если такой должности не предусмотрено в организации, то назначается иное ответственное лицо за составление и разработку штатного расписания. Это может быть кадровик, секретарь, бухгалтер. Утверждает ответственного руководитель. Когда расписание штата разработано, для его утверждения издают приказ, он подписывается руководством организации. После введения и утверждения штатрасписания, все дополнения и изменения, вносимые в штатное расписание должны так же утверждаться соответствующими приказами.
Содержание, внешний вид и описание полей штатного расписания
Составляется и разрабатывается штатрасписание по унифицированной форме № Т-3. Прямого указания на его наличие в законодательстве РФ нет, данный документ лишь рекомендуется к использованию, и каждое предприятие может адаптировать его под себя. Однако отсутствие данного документа может грозить штрафными санкциями, так как данный факт расценивается как прямое нарушение трудового законодательства (статья 57 ТК РФ, статья 15 ТК РФ, статья 5.27 КоАП России).
Рассмотрим структуру формы № Т-3.
Документ начинается с шапки, или вводной части. Здесь указывается полное наименование организации (оно обязано соответствовать учредительным документам), а в скобках пишется сокращённое название фирмы (если оно есть).
Также прописывается код по ОКПО (8-ми разрядный номер идентификации организации, фирмы или предприятия). Код по ОКПО можно найти в информационном письме органа гос. статистики.
Не стоит забывать и о номере штатного расписания и дата его составлении, временном интервале, в течение которого документ будет использоваться (обычно устанавливают один год) а также дату начала действия данного штатрасписания.
Кроме того, нужно указать регистрационные данные приказа об утверждении данного штатного расписания (дата утверждения, номер приказа), штатное количество (единиц).
Далее указывается наименование структурного подразделения (их код). Обычно подразделения прописываются, начиная с высших звеньев организации (администрации) и заканчивают обслуживающим персоналом.
Важно правильно указать наименование должностей (специальностей, профессий). Следует отметить, что у рабочих – профессия, а у служащих – должность (согласно ст. 144 ТК РФ). При заполнении данного столбца рекомендуется руководствоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих.
Например, заполнить можно так:
Администрация (001):
- генеральный директор;
- коммерческий директор;
- финансовый директор;
- директор по развитию.
Бухгалтерия (002):
- главный бухгалтер;
- заместитель главного бухгалтера;
- бухгалтер по разным направлениям (по финансовому учёту, по материалам, по заработной плате и прочие).
Отдел кадров (003):
- начальник отдела кадров;
- секретарь;
- другие кадровые работники.
Юридический отдел (004):
- начальник юридического отдела;
- юрист (по разным направлениям).
Планово-экономический отдел (005):
- начальник планово-экономического отдела;
- экономист по разным направлениям (например, по труду)
Отдел продаж (006):
- начальник отдела продаж;
- специалист отдела продаж.
Отдел снабжения (007):
- начальник отдела снабжения;
- специалист отдела снабжения.
Отдел маркетинга (008):
- начальник отдела маркетинга;
- специалист отдела маркетинга.
Участок (заготовки, обработки, комплектования и тому подобные):
- профессии рабочих по разным направлениям
Младший обслуживающий персонал:
- уборщица;
- дворник.
Далее указывается тарифная ставка (то есть сумма оклада). Не допускаются значения «от…до», ставится только одно фиксированное значение.
Наличие, а также размер надбавки – еще один пункт, о котором стоит рассказать подробней. Надбавки могут быть за сложность, за напряжённость, за выслугу лет, за ненормированный рабочий день, частые командировки, наличие определённых уникальных навыков. Данные надбавки (за что надбавка и какой процент) устанавливаются на усмотрение руководства, если они не противоречат законодательству РФ.
Как только расписание штата разработано, его следует утвердить приказом. В данном приказе отражаются и прописываются: срок ввода ШтР в действие, а также указывается круг лиц, на которых возлагаются обязанности по исполнению и контролю данного приказа.
Как правило, это:
- руководитель (начальник) кадровой службы;
- главный бухгалтер.
Внесение изменений
Изменения, а также дополнения разрешено вносить в любое время в течение всего периода действия документа. При небольших корректировках штатрасписания изменения вносят с помощью издания приказа: «О внесении изменений в штатное расписание».
В данном документе (приказе) должны быть прописаны причины внесения изменений (к примеру, такие, как: реорганизация, оптимизация деятельности структурных подразделений, пересмотр оклада, дополнения и изменения в законодательстве, ввод новых должностей или отделов и прочие), дата издания приказа и дата вступления указанных изменений в силу. Подпись в приказе ставит руководитель фирмы или уполномоченное на то лицо.
Если изменений много, целесообразней будет заменить само штатное расписание. Для этого издают и утверждают штатное расписание в новой редакции.
Стоит заметить, что при внесении изменений в расписание штата должны быть сделаны корректирующие записи и в документы, связанные с данными изменениями. Например, при изменении названия должности идентичные записи должны быть занесены в трудовую книжку, личную карточку, трудовой договор (при этом изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору) работника.
Также надо помнить о соблюдении сроков уведомления и ознакомления работников предприятия под подпись. Обратите внимание: даже если персонал ознакомлен с изменениями в штатном расписании, это в любом случае не является основанием для внесения изменений в трудовой договор (издание доп.соглашения), так как работник может быть не согласен с новыми условиями.
Для чего необходимо штатное расписание
Грамотно составленное штатное расписание упрощает работу как административно-управленческого персонала, так и проверяющих органов (налоговые органы, трудовые инспекции), так как в данном расписании собрана почти вся информация по сотрудникам (структура и состав организации, должности, численность, размер окладов, тарифные ставки работников, надбавки). Так же штатное расписание может подтвердить обоснованность действий администрации предприятия, помочь при рассмотрении трудовых споров в суде.
Где используется штатное расписание.
Руководствуясь штатным расписанием, работники кадровой и юридической служб составляют трудовые договоры с сотрудниками организации. Бухгалтерия, основываясь на информации указанной в штатном расписании, рассчитывает заработную плату работников, составляет отчеты в различные государственные контролирующие органы. Делопроизводителям штатное расписание позволяет упростить работу с документами (приказами), так как каждому подразделению присваивается определённый код (он указывает на иерархию, «место» отдела в организации), который используют при нумерации документооборота организации.
Штатное расписание является очень важным документом, который помогает в управлении, планировании и контроле деятельности любой организации.
Примеры для скачивания
Предлагаем вам скачать образец штатного расписания и заполнить его на основе данных конкретной организации.
