Личная карточка работника
Личная карточка работника ведется и хранится в кадровом отделе предприятия (организации). Это документ, содержащий подробную персональную информацию о каждом работнике фирмы, кроме лиц, работающих по соглашению гражданско-правового характера (ГПХ). Ведется (дополняется и исправляется) в течение всего срока работы (службы) сотрудника в компании.
Для малых предприятий и ИП исключений по закону не полагается. При найме сотрудников нужно обязательно вести личные карточки персонала. Об этом документе и правилах его ведения мы и поговорим в рамках нашей статьи.
Внешний вид документа, содержание и описание его полей
Личная карточка работника (ЛКР)- это стандартизированный документ, для которого существует определенная форма - №Т2. Заполняется документ служащим кадрового подразделения фирмы (организации).
Стандартный бланк документа можно скачать в интернете и распечатать или купить в канцелярском магазине, специализирующимся на реализации журналов, инструкций и других типовых бумаг для организаций. Приобретенный в магазине бланк будет напечатан на плотной бумаге (тонком картоне), удобной для хранения в течение длительного времени.
В «шапке» документа указывают название организации и форму собственности, согласно ОГРН (например, ООО «Борей»).
Ниже наименования организации расположена таблица, которую заполняет сотрудник административного (кадрового) отдела:
- В первой графе таблицы записывается дата принятия сотрудника в фирму (организацию).
- Во второй графе следует указать присвоенный работнику табельный номер. Эта информация потребуется при учете и выдаче заработной платы.
- В третьей графе записывает индивидуальный налоговый номер сотрудника или ИНН.
- В четвертую графу вносится СНИЛС.
- Пятая графа служит для удобства распределения, поиска и архивирования личных карточек работников. Здесь записана первая буква фамилии нового сотрудника. Графа называется «Алфавит».
- Заполнение шестой графы личной карточки работника, позволяет понять тип заключенного с работником договора (срочный/бессрочный). Графа носит название «Характер работы».
- Седьмая графа нужна, чтобы руководство фирмы быстро могло установить, с кем имеет дело (совместителем и постоянным работником, трудящимся на полную ставку). Графа названа «Вид работы».
- В восьмой графе записывается пол нового сотрудника (мужской или женский).
Т-2 личная карточка работника объемный документ, состоящий из 11 разделов (параграфов/граф):
- Раздел I «Общие сведения». Это большой параграф, содержащий личную информацию о работнике и членах его семьи, паспортные данные нового сотрудника, место его жительства и регистрации. В этот раздел включают сведения о владении языками (народов РФ и иностранных), информацию о стаже работы, об образовании нового сотрудника. Обязательно записывают контактные данные (телефон, e-mail).
- Раздел II содержит сведения о воинском учете. Раньше она использовалась для учета военнообязанных лиц. В этой графе расписывается сотрудник кадровой службы. Внесенные в нее данные тщательно проверяет работник, и тоже ставит подпись.
- Раздел III содержит информацию о поступлении работника на должность и всех его кадровых перемещениях за время работы в организации. Также вносится информация о зарплате (тарифной ставке). С любыми исправлениями или изменениями в данном пункте сотрудник предприятия/организации знакомится под подпись, которая ставиться в графе №6.
- Раздел IV заполняется информацией об аттестации сотрудника с указанием причины и основания для ее проведения, реквизитами протокола и решением комиссии.
- Раздел V содержит подробную информацию о повышении квалификации работником, в том числе период и дату мероприятия, учреждение, в котором курсы были прослушаны.
- Раздел VI хранит информацию о переподготовке сотрудника, включая номер диплома и дату его получения.
- Раздел VII - в этот пункт вносят информацию о дипломах, грамотах, поощрениях, присвоении званий и других наградах, предусмотренных законом России.
- Раздел VIII посвящен отпускам. Здесь содержится информация не только о периоде отпусков, но и о его основании и причине отсутствия сотрудника на рабочем месте (учебный, очередной, дополнительный неоплачиваемый, отпуск по уходу за ребенком, дополнительный оплачиваемый отпуск, например, за ненормированный рабочий день).
- Раздел IX уделяет внимание льготам работника. В этом пункте может быть указана инвалидность сотрудника, его участие в ликвидации последствий природных и антропогенных катастроф (Чернобылец), донорство. Все реквизиты документа, подтверждающего льготу, вносятся в личную карточку работника.
- Раздел X содержит дополнительную информацию о работнике.
- Раздел XI - завершающий, посвящен причинам и срокам увольнения работника. В конце этого пункта работник обязан расписаться, документ заверяется сотрудником отдела кадров.
Обратите внимание на заполнение графы «Общие сведения». Здесь вносится не только словесная информация о сотруднике, но указывается два вида кодов: ОКАТО и ОКИН.
Код ОКАТО (последние изменения вступили в силу 01.03.2020) — это классификатор, кодирующий информацию о территориальной принадлежности объекта. Каждый город и населенный пункт имеет свой код, состоящий из 11 знаков. Этот код подразумевает числовое кодирование места рождения работника.
Например:
- г. Москва - 45000000000;
- административные округа Москвы - 45260000000;
- г. Воронеж - 20401000000;
- районы города Воронежа - 20401360000.
Код ОКИН - это классификатор, используемый для анализа информации о населении (демографической, экономической и социальной).
В ЛКР по ОКИН кодируются пункты:
- о гражданстве сотрудника (фасет 02);
- о знании иностранных языков (фасет 05);
- об образовании (фасет 30).
Полную информацию о кодах ОКИН можно получить, скачав ОК 018-2014 (принят Приказом Росстандарта N 2019-ст от 12.12.14, последняя редакция 29.05.19 год).
ОКИН по гражданству имеет 4 кода:
- Работник имеет гражданство России (код 1);
- Лицо, имеет двойное гражданство (код 2);
- Сотрудник является иностранным гражданином (код 3);
- Работник имеет паспорт лица без гражданства (код 4).
Классификатор населения по степени знания иностранных языков и языков народов РФ подразделяется на три кода:
- Работник умеет читать и может переводить иностранные тексты, но со словарем (код 1);
- Сотрудник может объясниться на иностранном языке и читать на среднем уровне (код 2);
- Работник свободно владеет иностранным языком (код 3).
По образованию классификатор предлагает, как минимум восемь кодов:
- Работник окончил начальную школу (первые 4 класса), но не завершил обучение (код 02);
- Работник завершил образование на уровне 9 классов средней школы (код 03);
- Работник окончил 11 классов средней школы и получил аттестат, подтверждающий получения среднего образования (код 04);
- Работник получил среднее специальное образование (код 05);
- Сотрудник окончил 4 курса института, имеет диплом бакалавра (образование считается высшим, имеет код 06);
- Сотрудник получил высшее образование на уровне специалиста или магистра (код о7);
- Работник имеет высшую квалификацию (код 08).
Основанием для заполнения ЛКР служит приказ руководителя организации, принимающей на работу нового сотрудника и перечня документов, указанных в статье 65 ТК РФ.
Основными документами, требующимися для заполнения личной карточки работника, являются:
- документ, удостоверяющий личность нового сотрудника (обычно это паспорт);
- уникальный номер застрахованного лица (СНИЛС);
- документ, подтверждающий уровень образования (аттестат, диплом);
- трудовая книжка;
- приказа первого руководителя организации;
- военный билет (для военнообязанных лиц).
Т 2 личная карточка работника разработана для государственных предприятий. Собственник или руководитель коммерческой структуры имеет право разработать бланк этого документа самостоятельно. Бланк утверждается директором/заведующим предприятия.
Особенности составления
Как заполнять личную карточку работника: в электронном виде или в «твердой форме» законодательством не оговорено.
Но электронное ведение документа нецелесообразно и невозможно, потому что на документе должны быть подписи сотрудника кадровой службы и принимаемого на работу человека:
- при заполнении карточки впервые;
- при внесении изменений во второй и третий разделы карточки;
- при увольнении.
Заполнение личной карточки работника проводят «от руки», шариковой ручкой или в электронном виде (в специальной программе). В последнем случае карточка распечатывается и в разделах II, III и XI заверяется подписью работника, а в разделах раздел II и XI подписью сотрудника отдела кадров.
Изменения в документе
Изменения в Т2 личной карточке работника вносятся работником отдела кадров. Вносить корректировки можно:
- при ошибочном внесении информации;
- при изменении информации о работнике.
При внесении изменений сотрудник кадровой службы зачеркивает ручкой (одной чертой) устаревшие или ошибочные данные, а затем делает новую запись и заверяет ее своей подписью. При внесении изменений в личные данные, сведения о воинском учете работник должен подписать указанные графы, подтверждая изменения. При увольнении работник расписывается в одиннадцатом разделе.
Для чего необходима
Личная карточка работника нужна, чтобы сохранились записи из его трудовой книжки (после увольнения), персональная информация и сведения о заработной плате. Это делается как в интересах работодателя, так и в интересах работника.
Хранится карточка длительно - 75 лет. На предприятии обязаны вести архив ЛКР. До 2019 года Личные карточки использовались для учета военнослужащих. Но после внесения корректив в правила учета военнообязанных лиц (ПП №1302 РФ от 09.10.19) Минобороны должно утвердить иной перечень документов воинского учета.
Где используется
Используются ЛКР для учета и анализа информации о трудоспособном населении РФ. Ведутся в компаниях, фирмах, организациях всех форм собственности, использующих наемный труд.
Примеры для скачивания
Мы предлагаем вам скачать унифицированную форму документа.
Скачать личную карточку работника форма Т2